新入社員の採用を完了する前に、新入社員の書類リストに記入してもらう必要があります。 このリストの文書の 1 つは、Form I-9—雇用適格性確認です。 フォームに記入するには、従業員は米国で働く資格があることを証明する書類を提示する必要があります。
あなたと新入社員がこの重要なフォームに記入する方法を含め、フォーム I-9 がどのように機能するかを学びましょう。
重要なポイント
- 米国で働く資格があることを確認するために、中小企業で新規雇用する人は全員、フォーム I-9 に記入する必要があります。
- 従業員は身元と就労資格の両方を示す書類を提示しなければならず、雇用主はその書類を確認して検証する必要があります。
- Form I-9 を米国税関移民局に提出する必要はありませんが、監査や調査に備えて署名済みのコピーを保管しておく必要があります。
フォーム I-9 とは何ですか?
フォーム I-9, または雇用適格性確認フォームは、米国税関移民局 (USCIS) によって、新しく雇用された従業員が働くことを許可されていることを示す文書の提供を要求されています。 米国では、新入社員はこのフォームに記入し、(a) 身元および (b) 雇用資格に関する適切な文書を提出する必要があり、雇用主はこれらの書類を確認および確認する必要があります。 書類。
フォーム I-9 は定期的に更新されます。 最新のフォームを使用していることを確認するには、右上隅の有効期限を確認してください。 Form I-9 改訂日の詳細については、次のサイトにサインアップしてください。 更新情報を電子メールで受け取る USCISから。
フォーム I-9 に記入する必要があるのは誰ですか?
Form I-9 は、各新入社員とその雇用主が雇用時に記入する必要があります。つまり、雇用前または雇用初日に記入する必要があります。 ただし、あなたの会社での仕事を受け入れる前に、誰かにフォームへの記入を要求することはできません。
独立請負業者 (非従業員、臨時家事労働者、または米国で働いていない従業員) の就労適格性を確認するために I-9 を使用する必要はありません。 自営業の経営者は従業員ではないため、このフォームに記入する必要はありません。 1 つの例外: 企業のオーナーは従業員として働くことがあります。 この場合、フォーム I-9 に記入し、各所有者/従業員のファイルに保管してください。
あなたには、応募者を採用しない、または要件を満たさない従業員を解雇する権利があります。 必要な雇用証明書類、または米国で働く権限がないとあなたが知っている人物 州。
I-9 フォームの記入方法
フォーム I-9 の記入は 2 段階のプロセスです。 まず、従業員は、個人情報と職場で働く資格に関する情報を入力して、自分の役割を完了します。 米国 次に、従業員が自分の発言を裏付ける文書を提示し、雇用主がその文書を検討して検証します。 彼ら。
従業員は身分証明書と就労資格の両方を示す書類を提示する必要があります。 これは、次の 2 つの方法のいずれかで実行できます。
- 身元と就労資格の両方を示すリストA文書（パスポートなど）を1つ提示する
- 身元を示すリスト B 文書と就労適格性を示すタイプ C 文書を提示します。
ドキュメントのリストはオンラインで見つけることができます。 I-9 中央 (各文書タイプのサンプル付き) または フォーム I-9 の説明. 詳細については、を参照してください。 雇用主のための USCIS ハンドブック.
セクション 1
従業員はフォームのこの部分に名前とその他の個人情報を入力します。 また、適切な文書番号を付けて、自分の勤務状況を証明する必要があります。
- 米国市民
- 非国民
- 合法的永住者
- 有効期限までの就労が許可されている外国人
従業員に代わって誰かが翻訳している場合は、翻訳者の情報を含める必要があります。
第2節
このセクションには、雇用主が従業員から渡される文書に関する情報が含まれます。 リスト A から 1 つの文書を入力するか、リスト B とリスト C からそれぞれ 1 つの文書を入力します。
- ドキュメントのタイトル
- 発行機関
- 書類番号
- 有効期限 (有効期限がない場合は「N/A」)
また、従業員の最初の雇用日を含め、フォームの署名者および雇用主または権限のある代理人に関する情報も提供する必要があります。
各従業員から提供された書類を確認し、それが本物であると思われる場合は受け入れなければなりません。 出生証明書を除き、コピーは受け付けられません。 USCIS は、E-Verify システムを通じて提出されない限り、特定の文書を検証しません。
セクション 3
このセクションは再検証と再雇用のためのものです。 フォームのこの部分を使用して、有効期限が切れた文書について従業員を再確認できます。
フォーム I-9 はどこに提出しますか?
各フォーム I-9 のコピーを USCIS に送信する必要はありません。記入済みのフォーム (雇用主と両方) が揃っていることを確認してください。 および従業員セクション）を各従業員ごとに作成し、監査や監査の場合に取り出せる場所にフォームを保管します。 検査。
よくある質問 (FAQ)
I-9 フォームは何に使用されますか?
米国税関移民局 (USCIS) は、雇用主に対し、フォーム I-9 を使用して新入社員の身元とその従業員の国内で働く資格を確認することを義務付けています。 米国の従業員は、身元と適格性の両方を示す文書を雇用主に提示しなければならず、雇用主は文書を確認して文書を確認しなければなりません。 タイトル。
雇用主と従業員の両方が文書を証明し、虚偽の情報を提供して偽証を行った場合には罰則が科せられます。 雇用主は、適切な書類を持っていない、または米国での就労を許可されていないことがわかっている新規採用者や従業員を雇用することはできず、解雇しなければなりません。
I-9 フォームの電子版はありますか?
フォーム I-9 は入力可能な PDF バージョンで提供されており、空欄に情報を入力してコンピューターに保存できます。 モバイルデバイスにダウンロードすることもできます。 ダウンロード版は電子署名ができないため、 PDF フォームを印刷して、会社の代表者と新しい担当者の両方が署名する必要があります。 従業員。
スペイン語版の I-9 フォームも入手できますが、プエルトリコでのみ使用できます。 米国の他のすべての州および準州では、英語版のフォームを使用する必要があります。
Form I-9 に記入しなかった場合のペナルティは何ですか?
雇用主は、無許可の従業員を故意に雇用した場合、偽証（虚偽の陳述）で処罰される可能性があります。 また、フォーム上で身元確認と雇用許可を確認せずに、米国国民を含む人を雇用することも禁止されています。 I-9.
フォームが適切に記入されていない場合、雇用主は罰金を科せられる可能性があり、個人は故意に虚偽の情報を故意に入力したとして起訴される可能性があります。 これらの違反に対する罰則および罰金は、許可されていない、または認証されていない各個人 (従業員) に課される場合があります。 すべての I-9 フォームを保存し、USCIS があなたのビジネスを検査する場合に利用できるようにしておく必要があります。
