中小企業の経営者にとって最も一般的な課題の 1 つは、決して十分とは思えない時間内で多くのことを達成する必要性とのバランスをとることです。 私たちはスケジュールを超過することが多いので、ほとんどの人はもう少し時間の余裕があれば、あるいは少なくともその恩恵を受けることができるでしょう。 より生産的な 私たちが持っている時間の使い方。
となると、 時間管理、時間をより生産的に使う方法を見つけるのは、多くの場合、課題です。 まずは電子メールの管理から始めるのがよいでしょう。 これは、多くの中小企業経営者にとって時間つぶしのリストの上位に入る分野の 1 つです。
電子メールは継続的なコミュニケーション形式であり、受信内容を完全に制御することはできないためです。 私たちは、受け取り、整理し、返信し、さらには考える方法の生産性を向上させることに取り組む必要があります。 Eメール。 以下のヒントは、生産性を損なうのではなく、生産性をサポートする方法で電子メールを管理するシステムを作成するのに役立ちます。
1. 電子メール通知をオフにする
電子メールは昼夜を問わず受信される傾向があるため、受信メッセージの流れを 1 日の状況に合わせて制御することが重要です。 コンピューターとスマートフォンの両方で新着メッセージの通知をオフにして、気が散ってスケジュールが常に中断されるのを防ぎ、都合の良いときにメールをチェックしてください。
2. 受信トレイの使用方法を決定する
電子メールの受信トレイの管理に関しては、さまざまな哲学があります。 受信トレイをキャッチオールとして使用したり、優先度の高いメッセージのみに制限したり、作業用のタスク リストにしたりできます。 重要なのは、受信トレイの目的を 1 つ選び、それを使い続けることです。
3. 電子メールのホワイトリストとブラックリストを作成する
ほとんどの電子メール クライアントと電子メール プロバイダーでは、ユーザーが安全なアドレスのリストを作成して、スパムとみなされるアドレスをブラックリストに登録またはブロックしながら、それらのメッセージが確実に通過できるようにすることができます。 受信メールをクリーンな状態に保つために、時間をかけてこれらのリストを頻繁に更新してください。
4. タイマーとバッチ処理を設定する
中小企業の経営者の中には、1 日の中で電子メールのためだけに時間を確保できることで恩恵を受けている人もいます。 これがうまくいく場合は、メッセージに返信するために 1 日の中で特定の時間を確保し、移動してください。 アクション アイテムをタスク リストに追加し、ジャンクを削除し、注意が必要なものを一目で把握できます 次。
5. ルールを使用してプロセスを自動化する
電子メール管理プロセスをさらに効率化するには、メッセージを並べ替え、フラグを立て、移動し、整理する電子メール クライアントのルールを使用します。 電子メールの使用方法をサポートするルールを作成するには時間がかかりますが、一度ルールを作成すると、電子メールの処理時間のかなりの部分を短縮できます。
6. スマートフォンから有利なスタートを切る
中小企業の経営者の多くはスマートフォンを持っているため、オフィスの外にいても連絡を取り合って仕事を続けることができます。 モバイル デバイスで電子メールを頻繁にチェックする場合は、モバイル中にメッセージを読んで処理を開始すると、時間を大幅に節約できます。 迷惑メールや保存する必要のないメッセージを削除する習慣を付けるだけでも、オフィスに戻ったときに受信トレイが合理化されることで恩恵を受けることができます。
7. 読まない場合は購読を解除してください
メールマガジンなど メールマーケティング メッセージは、クライアント、同僚、パートナー、その他の関心のあるビジネスとのつながりを維持するための優れた方法ですが、これらのメッセージはすぐに蓄積されてしまいます。 特定の定期配信メールを何号も読んでいない場合は、購読を停止してください。 電子メール ニュースレターやその他の自動メッセージを定期的に読むものだけに制限すると、受信トレイの容量を減らす簡単な方法になります。
メールアドレスを整理したら、追加のメールアドレスを試すことを検討してください。 デジタルツール さらに効率的になるために。
