プロフェッショナルな電子メール メッセージに何を書くかは重要であり、フォント スタイルとサイズが読者にとってどれほど重要であるかに驚かれるでしょう。
すっきりしていて、整然としていて、読みやすいフォントを選択することが有益です。 電子メール プログラムのデフォルトのフォントにこだわる必要はありません。 太字の手書きや筆記体のような奇抜なフォントは、電子メールがプロフェッショナルではないと思われる可能性があるため、避けたほうがよいでしょう。
電子メールのフォント スタイルとサイズを選択するためのヒント
プロフェッショナルなフォントを使用することは、メッセージを伝えるのに役立つ目立たない選択です。 以下に、適切なフォントを選択するためのヒントをいくつか示します。
フォントサイズの選択
読者がメッセージを読むために目を細める必要がないようにフォントを十分に大きくしますが、電子メール全体を読み終えるためにスクロールしなければならないほど大きくしないでください。 テキストの長さに応じて、10 ポイントまたは 12ポイントフォント サイズが最適です。
受信者には自分のバージョンの電子メールのフォント サイズを変更するオプションがありますが、それを強制すべきではありません。
電子メールのフォント スタイル
古典にこだわりましょう。 Arial、Verdana、Calibri、Times New Roman などの使い慣れたフォントはすべて、プロフェッショナルなメールに適しています。 電子メール プログラムがこれらのスタイルのいずれかをデフォルトとして使用している場合があります。 そうでない場合は、プログラムで利用できる選択肢の中に表示されます。
電子メール プログラムが異なれば表示も異なります。また、自分のプログラムでは正常に機能する珍しいフォントでも、別のプログラムでは読みにくかったり、形式がおかしい場合があります。
手書き風の派手なフォントやスクリプト フォント、Comic Sans などの斬新なフォントは避けてください。 あなたにとっては魅力的でも、受信者にとっては専門的ではない、読みにくい、あるいはその両方であると思われるかもしれません。
どのフォント スタイルを選択する場合でも、メッセージ全体でスタイルとサイズの両方に一貫性を持たせてください。 Arial と Times New Roman の間、または活字サイズの切り替えは、読者にとって不快なものです。
フォントの選択方法
使用する電子メール プログラムに関係なく、通常は次の 2 つの方法のいずれかでメッセージのフォント スタイルとサイズを選択できます。
- 新しい電子メール メッセージを作成した後、プログラムで利用可能なオプションから希望のフォント スタイルとサイズを選択します。 フォント スタイルとサイズは、電子メール メッセージ ボックスの上部または下部にあるクリック可能なアイコンのストリップに他のオプションとともに表示されます。 フォント スタイル アイコンをクリックし、表示されるリストから選択します。 フォントサイズについても同じことを行います。
- 電子メール メッセージを作成し、テキストを入力します。 次に、テキスト全体を強調表示し、フォント スタイルとサイズの選択をクリックします。
このアイコンのストリップには他にもたくさんのオプションがありますが、ビジネスメールの目的では、おそらくそれらをすべて無視した方がよいでしょう。 斜体や太字のテキストは、ビジネス コミュニケーションでは不必要に強調されます。 背景色やテキストの色をいじると、時間を持て余しているように見えてしまいます。
メッセージの間隔
スペースを適切に使用すると、電子メール メッセージが読みやすくなります。 メッセージの挨拶の後にスペースを 1 行、各段落の間に 1 行、署名の前後に 1 行を追加します。 この空白があると、読者がテキストを吸収しやすくなります。 空白を導入し、電子メールを読みやすくするもう 1 つの便利な方法は、箇条書きを使用して長い段落を分割することです。
電子メール メッセージの間隔を空ける方法について詳しく説明します。
署名を追加する
一般に、電子メール全体で 1 つのフォントを一貫して使用する必要がありますが、署名を別のフォント スタイルやサイズで表示することは許容されます。
多くの場合、署名には送信者の名前が大きなフォント サイズで含まれ、太字になる場合もあります。 専門家を設立する方法についてさらにアドバイスを得る 電子メールの署名、署名に何を含めるか、何を省略するかなど。
送信前にメールをテストする
きれいに見えるフォント スタイルとサイズを見つけたら、 それを校正してください. 次に、コピーを自分に送信し、再度校正します。 選択が正しいことを確認したら、新しい電子メール フォントの使用を開始できます。
複数のデバイスをチェックする
電子メールの最終バージョンを送信する前に、テスト メッセージをチェックして、コンピュータだけでなく携帯電話やタブレット (お持ちの場合) でどのように読まれるかを確認してください。 こうすることで、読者がメッセージをどのような方法で閲覧する場合でも、適切な書式設定を行っていることがわかります。
