毎 イベントプランナー イベント計画のチェックリストが、イベントを成功させるために最も価値のあるツールであることは、よくわかっています。 夜中に目が覚めたときに安心できる唯一のイベント計画ツールです パニックに陥り汗をかきながら、次の計画を立てる上で重要な詳細を忘れていたと確信した イベント。 包括的なイベント計画チェックリストをそばに置いておくと、何も見落としていないことがわかり、自信を持ってイベントに臨むことができます。
自分は非常に組織的だと思っていて、すでにチェックリストを活用しているとしたらどうでしょうか。 イベントを計画するしかし、重要な細部に注意を払っていなかったことに（手遅れに）気づいた状況に遭遇したことがあります。 どこで間違えたのでしょうか？
各イベントには、その特定のイベントを念頭に置いて設計され、個々のイベントの仕様に合わせて調整されたイベント計画チェックリストが必要です。 したがって、イベント計画のチェックリストはそれぞれ異なります。 ただし、小規模な誕生日パーティーを計画しているか、大規模な企業行事を計画しているかに関係なく、イベント計画のチェックリストに含める必要がある 5 つの項目があります。
イベント契約に署名する
当たり前のことのように聞こえるかもしれませんが、イベントに必要なすべての契約書に必ず署名し、代わりに署名入りのコピーを受け取るようにしてください。 これには、クライアント、会場、ベンダー、ホテル、エンターテイメントなどとのイベント契約が含まれます。 固い握手はビジネスを行うための良い方法ですが、ベンダーの雇用を確保する方法ではなく、クライアントのために働くことを約束する方法でもありません。 すべてを書面で取得し、すべての書類に署名して提出するまでは、何も仕事をしたり、イベントの計画に一銭も費やしたりしないでください。 イベント サービスのイベント契約が必要なイベント プランナーの場合は、ここをクリックしてください。
日付と時刻を確認する
あなたはこのイベントの計画段階でかなり深く取り組んでいます。 どうして日付を間違える人がいるでしょうか？ ベンダーは他のビジネスを抱えていることがよくあります。 クライアントはイベントの日時には同意したものの、計画変更の通知を忘れてしまう可能性があります。 イベントの計画を始める前に、日付と開始時刻と終了時刻を再確認し、それらを書面で取得して、全員が同じ認識を持てるようにしてください。
追加のヘルプを雇う
イベント当日に追加のサポートを受けることの価値を過小評価しないでください。 対処しなければならないことは常にありますが、ほとんどのイベント プランナーはすでにイベントの運営で忙しすぎて、発生する状況に注意を払うことができません。 追加のサポートを雇うことは、目の前の仕事に最適なイベントスタッフを雇うには手遅れになる可能性があるまで、見落とされがちな重要なステップです。 イベントスタッフの雇用に関しては、残り物で満足しないでください。 この項目をイベントのチェックリストに加えて、イベントの予算に見合った、必要な経験を備えた最高の訓練を受けたスタッフを確保してください。
サイトのウォークスルーを実施する
頭の中で何かを思い描くことは、それを直接体験することに匹敵するものはありません。 一緒にイベント会場をウォークスルーする クライアントとベンダー イベント計画プロセスにおける重要なステップです。 これは、質問を提起し、懸念事項に対処し、部屋のセットアップ、装飾、登録の配置、イベントの全体的な流れについて合意に達する機会となります。 多くの場合、私たちは明確にコミュニケーションをとっていると思っていても、私たちの何かに対するビジョンは、他の人が私たちの説明に基づいて想像しているものとはまったく対照的です。 計画段階で実際の空間を実際に見て回って、イベント当日に驚くことがないようにしてください。
フォローアップのリマインダーを含める
理想的な世界では、誰かに一度伝えれば、確実に仕事を終わらせることができます。 残念ながら、現実の社会はそのようには機能しません。少なくともイベント企画のビジネスではそうではありません。 管理すべき詳細が非常に多く、イベントのさまざまな段階で複数のプレイヤーが関与するため、何かが失われるのは簡単です。 したがって、イベント計画のチェックリストを作成して計画を立て、予定通りに進める場合は、特定のフォローアップのリマインダーを必ず含めるようにしてください。 たとえば、メニューのアイデアについてケータリング業者と話し合った場合は、イベント計画のチェックリストに「計画に従ってください」という項目も含めます。 「提案されたメニューをケータリング担当者に提案する」「ケータリング担当者と試食のスケジュールを設定する」 イベント企画において、確認しすぎることはありません。 回。
