休暇に入る前にオフィスを準備するには、慎重な準備が必要です。 適切なメッセージを送信することで、顧客、ベンダー、従業員がシャットダウンに向けて計画を立てることができ、つまり、休憩の前後に多くの怒りの苦情に対処する必要がなくなります。 そうすれば、気楽な休暇と十分な休息が得られるはずです。
ここでは、休暇を終えるメッセージの設定からサーモスタットのリセットまで、休暇をスムーズに終えて利益を得ることができる手順の簡単なチェックリストを示します。
従業員、顧客、ベンダーに通知する
少なくとも 2 ～ 4 週間前には社内の関係者に必ず通知してください。 従業員は、オフィス内のカレンダー システム、電子メール通知、オフィス内の標識や掲示、給与明細などを通じて通知やリマインドを受けることができます。 フォローアップのリマインダーも忘れないでください。 すべてのメッセージが初めて通過するわけではありません。
Web サイトや電話システムの自動応答メッセージを通じて顧客に通知できます。
ベンダー (特に定期的な配送スケジュールがあるベンダー) に電子メール、電話、または普通郵便で通知します。
セキュリティ担当者またはサービスに通知する
今後の閉店日については、警備担当者または警備サービスに通知してください。 セキュリティプロバイダーが、あなたと主要な従業員の電話番号を含む連絡先情報を含む最新の緊急連絡先リストを持っていることを確認してください。 オフィスが営業停止中であっても、セキュリティ上の問題が発生した場合に誰に連絡すればよいか、また、閉鎖中に誰が建物内にいることが許可されているかを知っておく必要があります。
自動応答の挨拶を変更する
閉店の 1 ～ 2 週間前に記録を作成します。 自動応答の挨拶 電話システムに、オフィスが長期間閉鎖されることを説明するメッセージが表示されます。 閉店日と再開予定日を記載します。 出発する直前に、2 番目の自動応答メッセージを録音して、いつ戻るか、また必要に応じて、不在時の問い合わせの連絡先を強調します。
冷暖房、配管、その他の重要な顧客サービスなどの緊急サービスを提供する場合、 緊急事態が発生した場合に、留守番電話サービスまたは携帯電話に連絡する方法を必ず発信者に伝えてください。 緊急。
留守番サービスに通知する
留守番電話サービスにオフィスの休業日を通知し、電話対応する従業員の電話番号を連絡先リストに更新します。 特定の状況で誰に連絡すればよいかを生徒に知らせてください。 たとえば、配送に問題が発生した場合に、トップレベルのマネージャーに警告を発したくない場合があります。
ボイスメールの応答メッセージを変更する
電話システムで従業員が自席で外部からの電話を受けられるようにしている場合は、「非公開通話」を録音するよう指示してください。 「休暇中のため」メッセージまたは「不在中」ボイスメール応答メッセージ。発信者に重要な詳細情報を提供します。 閉鎖。 従業員は、電話をかけてきた人に、いつオフィスに戻るのか、また、オフィスが閉まっている間に緊急の支援が必要な場合はどうすればよいのかを知らせる必要があります。 ほとんどの場合、従業員に個人の連絡先情報を教えてほしくありません。
サーモスタットを減らし、オフィス機器の電源を切ります
シャットダウン中にオフィスのサーモスタットを設定または再プログラムすることで、エネルギーとコストを節約します。 コスト削減効果に驚かれるでしょう。 PRの機会; あなたの会社が資源の保護に取り組んでいることを示してください。
また、電気スタンド、コピー機、プリンター、コンピューターなどの不要なオフィス機器をすべてオフにすることで、エネルギーとお金を節約することもできます。
バックアップサーバー
コンピューターとサーバーがある場合は、シャットダウンの前後にバックアップ サイクルが適切に実行されていることを確認してください。 オフサイトのバックアップを早期に取得できるようにスケジュールすることで、災害にさらされるリスクを軽減します。 IT は、問題が発生した場合の連絡先について明確な指示が必要な分野であるため、留守番電話サービスに正確な情報が提供されていることを確認してください。
切らないで
次のようなオフィス機器には、電源を切ってはいけないものがあります。
- ファックス
- 電話システム
- サーバーとバックアップ システム
- 冷凍ユニット
- セキュリティシステム
