小売店向けに製品や消耗品を注文したことがある場合は、PO 番号を持っているかどうかを尋ねられたことがあるかもしれません。 注文書 (PO) は、単一のベンダーから提供される正確な商品またはサービスの詳細を記載した、買い手と売り手の間で書かれた販売契約です。 これには、支払い条件、配達日、商品の識別、数量、配送条件、その他すべての義務と条件が指定されます。
注文書は通常、小売業者の財務管理システムによって生成され、事前に印刷され、番号が付けられた文書です。 つまり、次のような会計ソフトを使用すると、 クイックブック, ベンダーに製品を注文すると、システム内で注文書が作成されます。 PO の目的は、会計システムまたは POS システム内で追跡可能な文書を作成し、ビジネスを運営するためのあらゆる種類の有益な方法で使用できるようにすることです。
発注書が在庫システムでどのように機能するか
- PO は、在庫システムに注文内容を伝えます。 を使用している場合は、 自由に購入できるシステム、すでにいくつかの商品が注文されているため、それ以上商品を注文しないことがわかります。
- ベンダーと購入の詳細を確立できます。 たとえば、注文する各製品の数量が含まれていることは明らかですが、支払い方法、製品の支払い条件（以下を含む）も詳しく記載されています。 デート)、およびストアへの商品の発送方法を選択します。
- 多くのベンダーは、請求と配送に使用するセットまたはデフォルトのシステムを持っています。 したがって、指示がなければ、たとえばお客様に発送する場合、デフォルトで UPS 地上に設定されます。 ただし、もっと早く必要になる場合もあり、PO はそれを伝えることができます。
- PO は、すべての当事者に対する説明責任文書です。 注文する際に間違いが起きやすいのです。 しかし、すべてが書面に残されている場合、議論するのは困難です。 ベンダーから間違った請求書を受け取ったのに、発注書にバックアップしてもらい、取り消されたり修正されたりしたことを何度も覚えています。
- この一例として、300 ドルの請求書を受け取りました。 ボックス 300個注文したときの靴クリームの 個. 1箱に100個入っているので、請求額が本来の金額よりもどれだけ高かったか想像できるでしょう。
- ベンダーから商品が到着したら、PO と照合して商品をチェックインし、出荷が正しいことを確認できます。
- 最後に、従業員全員が参加できるようになります。 たとえば、ある従業員が注文し、別の従業員が受け取ることができます。
発注書のもう 1 つの利点は、信用力です。 銀行は多くの場合、支払い能力があるかどうかを判断するために注文書を調べます。 確実な発注プロセスは、承認を得るのに役立ちます。 下手をすると融資を受けられなくなります。 ベンダーとのクレジットにも使用できます。 たとえば、ベンダーによっては、注文時に現金で支払うよう要求する場合があります。 あなたと一定期間取引を行った後、クレジット カードではなく注文書の提出を許可してくれる場合があります。 これはあなたの管理において非常に重要です キャッシュフロー.
PO は小売業では一般的な方法です。 また、店舗にインストールする POS または会計ソフトウェアには、PO コンポーネントが含まれています。
