イベントは募金活動と支援活動の重要な要素です。 非営利イベントのほとんどは、非営利団体内の全員が協力する必要がある「全員参加」のイベントです。 一部の非営利団体には、イベント全体の計画委員会と、イベントの計画と準備を支援する献身的なボランティアがいます。
ただし、イベントをスムーズに進行させるにはイベントの計画が重要ですが、すべての努力の結果も必要です。 だからこそ、あなたの組織は「ホスト委員会」を募集すべきなのです。
主催委員会とは何ですか?
「主催委員会」は従来のイベント企画委員会とは異なります。 日中または夜のイベントを積極的に計画、スケジュール設定、準備している人の代わりに、主催委員会がそのネットワークを活用してイベントが確実に成功するように努めます。 ホスト委員会のメンバーは次のことを選択できます。
- 友人、家族、同僚にチケットの購入を勧めます
- 地元企業からのオークションアイテムの収集
- ドア賞品やイベントケータリングのベンダーとのつながりを作る
もちろん、主催委員会が慈善イベントをこれまで以上に優れたものにする方法は無数にあります。 主催委員会をパーティーの実際の主催者と考えてください。 最高のゲストを招待し、料理や装飾を依頼する人を知っており、イベントを完全に成功させる人々とあなたを結びつけることができる人。
主催委員会はイベントで受け取る資金を増やしたり、メディアの注目を集めたりできるため、適切な人材を見つけて採用することが重要です。
ホスト委員会に誰を選ぶべきか
本当に有益な主催委員会には、有償のマーケティング担当者やプロのイベント プランナーは含まれません。 代わりに、彼らは既存のチーム、寄付者ベース、またはつながりと積極的に手を差し伸べるボランティアの非常に熱心なメンバーである必要があります。
ホスト委員会は、数名から数十名までさまざまです。 委員会のメンバーが増えれば増えるほど、イベントの成功により多くの影響を与えることができます。
ホスト委員会のメンバーは、次のようなほとんどどこでも見つけることができます。
- 組織内の取締役会メンバーまたは会長
- 地域社会に積極的に参加するボランティア
- 地元企業とつながりのある寄付者
- 理想的な寄付者層に広範な人脈を持つ寄付者または理事会メンバー
- ベンダーや会場のオーナーを知っているボランティア
- あなたの大義を頻繁に擁護する地元または全国の有名人
ホスト委員会に参加したい人を見つけたら、その人を募集します。
主催委員会の募集方法
優秀な主催委員会のメンバーになってくれる個人を探し、つながりを持ちましょう。 ただし、誰かに主催委員会のメンバーになってもらうだけではいけません。 委員会のメンバーを募集するには、正式な招待状が最良の方法です。
主催委員会への招待状には、次の内容を含める必要があります。
- イベントとあなたの組織に関する完全な情報 (日付と場所)
- イベントの目的（特定の目的のための募金）に関する情報
- ホスト委員会のメンバーがどのように貢献できるかの例
- 返信する日、またはチームと連絡をとる日
- 「事前に」、招待することに興奮していることを伝えてくれてありがとう
- お名前/ご連絡先およびご連絡先
潜在的なメンバーに対して、自分たちの参加が認められ評価されること、そして参加することで大きな影響を与えることができることを理解してもらいましょう。
主催委員会の招待状の草案をどのように作成するか迷っている場合は、以下のテンプレートをコピーして貼り付け、各括弧内に情報を入力してください。
[日付]
[名前を挿入] 様:
[組織名] が [市を挿入] で [月] に計画しているエキサイティングなイベントについてお知らせするためにメールしています。
[月+年 (現在と異なる場合)] で、[組織] が [イベント名] を [都市] に追加して増加させています。 [組織が取り組んでいる原因/社会問題/問題] についての認識を高め、サポートを構築する [プログラム/イニシアチブ/取り組み]。 [イベント/目標/テーマに関する関連情報を追加]。
イベントは[都市]の[イベント会場(お持ちの場合)]にて[日時]に開催されます。
[名] 様、このイベント、そして同様のイベントを成功させるために、ぜひご協力をお願いいたします。 このイベントや今後のイベントに参加したい場合は、主催委員会の一員としてのこの正式な招待を受け入れていただければ幸いです。
参加するにはいくつかの簡単な方法があります。
- ホスト委員会のメンバーとしてあなたの名前または組織名を共有してください
- 同僚、友人、近所の人を招待して、イベントの [テーブル/チケット] を購入してください。
- イベントに参加してみませんか
- [相手の立場やつながりを踏まえた具体的な要望を入れる]
また、ご自身のテーブルを主催したり、友人や同僚を楽しい夜に招待したりすることをご検討いただければ幸いです。 あなたの寛大なサポートは、[原因] についての情報を広め、影響を与えるのに役立ちます。
ご興味がございましたら、[組織] のメンバーが [期間を挿入] 以内にご連絡し、ホスト委員会の詳細について話し合うとともに、あなたの参加について話し合う予定です。
[イベント名] と今後のイベントを成功させるために、皆さんと協力できることを楽しみにしています。 寛大なご配慮とご支援に感謝いたします。
心から、
[あなたの名前]
【組織内での立場】
[組織名]
【連絡先番号】
ホスト委員会を採用した後
選択した委員会メンバーを招待すると、承諾の手紙または電話が届きます。 ただし、イベントの詳細や参加者に何をしてもらいたいかに入る前に、委員会との短い会議の予定を立ててください。 彼らに何も求めずに、次のことをさせてください。
- お互いに知り合いになる
- 彼らがあなたの組織にどのように関わっているかについて話し合う
- 自分の理念や活動に関する資料やプレゼンテーションを確認する
- どのように貢献したいかについてアイデアをブレインストーミングする
そこから、募金目標と、どのように協力してほしいかを彼らに伝えることができます (連絡先を招待したり、オークションアイテムに手を差し伸べたり)。 グループが大きい場合は、「サブ委員会」に分かれることもあります。
もちろん、イベントを計画し実行するのは主催委員会だけの仕事ではありません。 主催委員会は機能すべきだ と ボランティアやイベント計画委員会にチケットを販売してもらい、新しいイベントのスポンサーを獲得し、オークションアイテムが豊富にあることを確認し、その夜が参加者にとって魅力的なものになるようにしてください。
ホスト委員会の努力を評価する
イベントが終了したら、主催委員会のメンバーは、イベント会場で、そして翌日には書面による感謝の気持ちを伝えるために、最初に感謝する人の一人になるべきです。 ホスト委員会に参加すればするほど、将来的にホスト委員会はより積極的にホストするようになります。
あなたの組織やコミュニティ内で、次のイベントの主催を手伝ってくれそうな人を見つけてください。 それらは、あなたが集める資金や支援できるプログラムに大きな違いをもたらす可能性があります。
