肉体労働者補償監査の準備

多くの経営者と同じように、あなたも肉体労働者災害補償監査のことを考えると怖がるかもしれません。保険会社がどのような記録を必要とするかを知っていて、事前に整理しておけば、監査の見通しはそれほど難しく感じられないかもしれません。事前の準備を行うことで、監査を迅速かつスムーズに進めることができます。

監査のスケジュール設定

労働者災害補償保険会社が物理的な監査の実施を計画している場合は、労働者災害補償保険の有効期限が切れた直後に、手紙または電話で通知する必要があります。監査は、ご都合のよい日にスケジュールを設定する必要があります。必要な情報を収集するには十分な準備時間が必要です。監査人が監査に必要とするデータのリストを保険会社に依頼します。

割り当てられた監査人は、監査人である場合もあれば、そうでない場合もあることに注意してください。従業員保険会社の。一部の保険会社は、従業員を配置した社内監査部門を維持しています。監査機能を独立した監査法人に委託する企業もいます。監査を実施するのが保険会社の従業員であっても請負業者であっても、プロセスは同じである必要があります。

必要な記録

監査人は、監査対象のポリシーの対象となる期間の財務データを必要とします。提供を求められる可能性のある情報の種類は次のとおりです。

会計台帳
納税フォーム、特にフォーム 941 および 944、雇用主の連邦納税申告書 (それぞれ四半期および年次)
現金支出の記録
独立した請負業者によって提供されるサービスに対する支払い。監査人は、これらの従業員が貴社の従業員ではないことを確認する必要があります。
下請け業者が提供するサービスの支払い
保険証書あなたが雇った下請け業者ごとに
W-2 および 1099 フォーム
各労働者の仕事の説明。従業員の職務を正確に説明していることを確認してください。
事業内容の説明
保険期間中の給与記録。監査人は、各従業員に提供されるすべての給与源 (給与、ボーナスなど) を確認する必要があります。
ポリシーの対象となる執行役員、パートナー、個人事業主、またはその他の本人に適用される給与制限
エクスペリエンス評価ワークシート

必要なデータを収集したら、それを整理する必要があります。すべての給与記録 (W-2 フォーム、給与明細、残業記録など) をまとめて、情報に簡単にアクセスできるようにします。同様に、支払金額や保険証書など、下請け業者に関連するすべての情報を 1 か所にまとめます。あなたの努力が報われ、監査がより簡単かつ迅速になります。

監査役との面談

監査人が到着したら、その人が邪魔されることなく作業できる静かな場所に案内します。協力的になり、監査人の質問にできる限り答えるように努めてください。信頼できる従業員にあなたの代わりに監査人と会うよう依頼する場合は、次のことを確認してください。

あなたのビジネスをよく知っています
あなたの会社の運営のあらゆる段階を理解しています
各従業員がどのようなタスクを実行しているかを把握している
あなたの会社の労働者補償方針を、それに含まれる分類を含めて理解している
監査人からの質問に答えられるように、給与データを含む会社の財務記録を理解している

あなたの会社が会計および給与計算業務を処理するために社外の簿記会社を利用している場合、監査人を簿記事務所に派遣できますか? いいえ！簿記担当者は監査人が必要とする財務記録を提供できますが、物理的な監査は貴施設で実施する必要があります。

給与には何が含まれますか?

労災保険料の基礎となるのは、報酬 (給与)、従業員が組織に提供するサービスの金銭的価値。保険会社は、料率と報酬を乗算し、その結果を 100 で割ることによって保険料を計算します。 NCCI および一部の州の労働災害補償当局は、書面による定義を提供しています。報酬. 定義は州によって異なりますが、一般的には次のものが含まれます。

総給与および賃金（遡及給与および賃金を含む）
ワーカーが受け取ったコミッションの合計（彼らに対する引き分けを含む）
株式ボーナスプランを含むボーナス
休暇、休暇、傷病手当
残業代。ほとんどの州では、残業代は定額レートで計算されます。たとえば、労働者の時給が 20 ドルで、20 時間の残業に対して 600 ドルが支払われる場合、残業代のうち 400 ドルのみが報酬として含まれます。
法律で義務付けられている社会保障、メディケア、または年金プランの従業員の給与から差し引かれるはずだった、お客様による支払い
労働者への賃金は、労働時間以外にも支払われます。例としては、出来高払い、利益分配、インセンティブプランなどがあります。
労働者が仕事を遂行するために使用する手工具または手持ち電動工具に対する支払いまたは手当
従業員に提供されるアパートまたは家の賃貸料。また、労働者が給与の一部として受け取ったその他の宿泊費および食事の価値
退職金、カフェテリア、または貯蓄プランに対する従業員の総給与から差し引かれる支払い
無保険の下請け業者の従業員の給与計算 (以下のコメントを参照)

給与計算から除外されるものは何ですか?

の意味報酬通常、特定のコストは除外されます。除外内容は州によって異なりますが、ほとんどの州では次のものが除外されます。

従業員が受け取ったチップおよびその他の心づけ
雇用主による団体保険または年金プランへの支払い
退職金（勤務時間外）
雇用主から購入した商品の割引
払い戻された事業経費
現役の軍務に対する支払い
制服手当

分類

監査人の主な任務の 1 つは、ビジネスが適切に分類されていることを確認することです。この評価を行うために、監査人は会社の業務をレビューし、ポリシーの分類が適切かどうかを判断します。

監査人は通常、あなたの評価を開始することから始めます。 基本的な分類. これは、ビジネス全体を最もよく表す分類です。それは多くの場合、 支配的な分類、 これは、最も多くの給与が割り当てられる分類です。たとえば、あなたが機械工場を経営しているとします。従業員の中には旋盤で働く人もいれば、ボール盤やプレス機を操作する人もいます。従業員が実行する活動は作業者ごとに異なりますが、すべてが機械工場という基本的な分類に当てはまります。給与の大部分は機械工場の従業員に支払われるため、機械工場が管理分類となります。

一部の従業員は、個別の分類が必要なタスクを実行する場合があります。たとえば、機械工場で、他の従業員から離れた密閉されたオフィスで仕事を行う事務員が雇用されているとします。この従業員には、機械工場ではなく事務職員という分類が割り当てられる可能性があります。

労働者災害補償分類システムは複雑なルールに基づいており、保険契約者にとっては理解しにくい場合があります。監査人があなたの事業を再分類したり、あなたが理解できない方法で保険料を計算したりした場合は、簡単な説明を求めてください。それでも混乱する場合は、エージェントまたはブローカーにサポートを求めてください。

下請け業者

多くの州には、無保険の下請け業者を雇った請負業者に責任を課す法律があります。これらの法律は、あなたのビジネスが請負業者として運営されており、他の企業に仕事を下請けしている場合に適用されます。

たとえば、あなたの会社 ABC Construction が、改修中の建物の配管工事を行うために P&J Plumbing という下請け業者を雇っているとします。 P&J の従業員が業務中に負傷し、雇用主から労災補償金を徴収しようとしました。 P&J が労働者災害補償保険を購入していないため、労働者は失敗した。ほとんどの州では、負傷した労働者は労働者災害補償制度に基づいて給付を求めることができます。

保険会社は、保険契約者が雇用した無保険の下請け業者の負傷した従業員に給付金を提供することが法律で義務付けられています。したがって、監査人は、下請け業者に発行したすべての 1099 フォームを含む税務書類を審査します。あなたが雇用した各下請け業者から保険証明書を取得したことを確認します。下請け業者が労働者災害補償保険の証拠を提出しなかった場合、監査人はその請負業者の保険適用範囲に対して追加の保険料を請求します。

無保険の下請け業者に請求される料金は、下請け業者が行った作業の種類によって異なります。たとえば、下請け業者が屋根葺き工事を行った場合、該当する屋根葺き分類の料金が使用されます。この料金は、外注工事費の全部または一部に適用されます。下請け業者に支払った金額が人件費のみの場合は、原価全額（100で割った額）が保険料の基礎となります。

請負業者と下請け業者

あなたのビジネスが請負業者ではない場合、あなたが雇用した独立請負業者の従業員が受けた傷害に対して責任を負いますか? 答えは一般的に「ノー」です。請負業者は独立した事業を運営しており、負傷した従業員に労働災害補償給付を提供する責任があります。

たとえば、あなたが小売店を経営しているとします。あなたは、床材請負業者である Fabulous Flooring に依頼して、店舗の古い床を剥がし、新しい床に張り替えます。あなたが望む結果 (新しいフロア) の概要を説明すると、Fabulous がその仕事を行います。 Fabulous スーパーバイザーは作業を監督し、作業スケジュールを設定し、従業員がどのように仕事を遂行するかを指示します。 Fabulous の従業員が新しい床の設置中に負傷した場合、Fabulous (あなたの会社ではありません) が給付金を提供する義務があります。

場合によっては、独立請負業者の従業員の負傷に対して会社が責任を負う可能性があります。したがって、すべての独立請負業者に、労働者災害補償保険に加入していることを示す保険証明書を提供するよう要求する必要があります。