ファイル管理者は、通常は数値またはアルファベットのシステムを使用して、次のような紙または電子記録を管理します。 通信、領収書、契約書、請求書など、情報がいつでも簡単に見つけられるようにするため 必要です。 ドキュメントを整理してファイルし、データを取得し、電子ファイルをアップロードします。
米国労働統計局の 2018 年の最新情報によると、およそ 110,020 人のファイル事務員 彼らは、医療、社会福祉、学術界、法律事務所などのさまざまな種類の専門事務所で働いています。 大量の事務処理や電子文書を生成する組織では、ファイル事務員を雇用します。
ファイル事務員の義務と責任
企業には大小を問わず、事件ファイル、文書、その他の種類の情報を保管する指定されたサーバー、キャビネット、引き出し、部屋、倉庫があります。 ファイル管理者はこれらのスペースの維持に責任を負います。 この仕事には通常、次の作業を実行できる能力が必要です。
- 組織化されたファイリング システムを開発します。
- ファイル レコードを作成、処理、および維持します。
- 他の担当者のために文書をファイルし、取得します。
- オフサイト保管用の記録を準備します。
- ファイルの場所を追跡するためにファイル ルームのログを維持します。
- 確立された文書保存スケジュールに従ってファイルを処分します。
ファイル事務員は、組織の記録の管理に加えて、訪問者への挨拶など、他の多くの分野を支援するよう求められる場合があります。 電話に応答し、電話を転送する。 メモ、電子メール、その他の種類の文書を入力する。 録音の転写。 フォームのデザイン。 オフィス機器の操作。 機密資料の取り扱い。
ファイル事務員の給与
ファイル事務員の給与は、経験、勤務地、他の役割を同時にこなす能力によって異なります。
- 年収中央値: $31,700 ($15.24/時間)
- 上位10%の年収:$50,230 ($24.15/時間) 以上
- 下位10%の年収: $21,390 未満 ($10.28/時間)
ソース： 米国労働統計局, 2018.
教育、トレーニング、認定資格
この職業では教育水準が基本であり、ほとんどの訓練は職場で行われます。
- 教育: 通常は高校卒業資格または同等の資格が必要ですが、ファイル事務員として働いている人の中には学部や上級の学位を持っている人もいます。 について 11% 中等教育後の証明書を持っています。
- トレーニング: 同様の分野での実務経験が役に立ちます。 実地訓練では、経験豊富な事務員の下で数週間から数か月間働くことがよくあります。
ファイル事務員のスキルと能力
ファイル係として働くには、強力な組織化スキルとコミュニケーションスキル、そして細部への細心の注意が必要です。 ファイル係は、ファイルボックスなどの重労働を時折行う必要がある場合もあります。 その他の重要なスキルと能力には次のものがあります。
- コンピューターとソフトウェアのスキル: インターネットやワープロ、表計算、電子メールのアプリを安心して使用できるはずです。 また、eFileCabinet などのドキュメント管理ソフトウェアやクラウド上のファイル ストレージについての知識も必要になる場合があります。
- 読解力: この立場の主な部分には、文書の内容から文書の性質を導き出し、他の人が見つけることが期待される論理的な場所に文書を配置することが含まれます。
- リスニング能力:同僚のニーズを理解し、その要求や提案を実行するには、耳を傾けることが重要です。
- 批判的思考スキル: 論理力と意思決定スキルは、さまざまな文書を迅速に分類し、その扱いを決定するための鍵となります。
仕事の見通し
ファイル事務員の雇用は約約減少すると予想される 10% 2016 年から 2026 年にかけて、組織は受付やファイリングなどの管理機能を統合し、技術データ ストレージの機能と使いやすさが向上し続けます。
作業環境
ファイル事務員はオフィス環境で雇用されており、ファイルを取得して他の従業員に配布したり、コンピューターの前に座ったりすることに多くの時間を費やします。 大きなオフィスで働くファイル事務員には、さまざまなレベルの企業担当者と会い、交流する機会があります。
仕事のスケジュール
ファイル事務員は原則として通常の勤務時間内に勤務します。 オフィスが顧客に開放されており、他の従業員が仕事をしているときは、ファイル係もそこにいることが期待されます。 組織の規模や性質によっては、作成される文書の量が膨大になる場合があるため、ファイル担当者はフローに対応するためにフルタイムで働かなければならない場合があります。 しかし、これはジョブシェアの機会やパートタイムのポジションが利用できないという意味ではありません。 残業は原則として必要ありません。
仕事に就く方法
履歴書を更新する
将来の雇用主に履歴書を送る前に、 見直して更新する これは、内容が最新であり、タイプミスや不正確さがないかを確認するためです。 履歴書や記載すべき職務経験がない場合は、専門家のヒントと確かな例を使用して、最初に成功する履歴書を作成してください。
面接の準備をする
面接の前に、企業について調べ、最も一般的な面接の質問に答える練習を友人に手伝ってもらいます。 練習すればするほど、採用担当マネージャーの向かいに座っているときに、より快適に感じるようになります。
類似したジョブの比較
オフィスでの勤務に興味がある人は、他の種類のオフィスの仕事も検討します。 これらの仕事の中には、追加の教育やトレーニングが必要な場合があります。 以下は、類似の職種とその平均年収のリストです。
- 管理アシスタント: $38,880
- 簿記係: $40,240
- 医療転写士: $34,770
ソース： 米国労働統計局の職業展望ハンドブック, 2018.
