提案依頼書 (RFP) に回答することは、目標を達成するという点でビジネス提案書を提出することと似ています。 潜在的なクライアントに、あなたの会社が彼らの特定の解決策に適していると説得することです 問題。 RFP に対する効果的な返信には、正確な言葉遣いと、当面の主題を扱う実証された知識と経験が必要です。 提案依頼は通常、取締役会または委員会のメンバーのグループによって評価されます。 特定の資格を争う企業の資格情報を迅速に確認または拒否するのに十分な専門知識 プロジェクト。 RFP に答える際には、クライアントのニーズを理解することに重点を置きながら、それらのニーズを満たす自社の能力を強調したいと考えます。
どのようなサービスが必要かを理解する
あなたはクライアントの懸念と期待を完全に理解し、それに答えなければなりません。 受け取った RFP ごとに同じ方法で回答することはできないことに注意してください。 顧客が何を望んでいるのか、そしてそれをどのように顧客に提供できるのかを必ず強調してください。
問題と解決策を特定する
提案依頼書は、問題が発生したり、今後の問題や課題が待ち受けている場合に発行されます。 RFP への回答では、問題を解決または立ち向かうために使用するスキル、リソース、および方法論の概要を説明する必要があります。 提案依頼を発行するほとんどの代理店は、 特定の要件 それは満たされなければなりません。 これらの要件を満たす明確かつ簡潔な計画を必ず提示してください。
プロジェクトの範囲を考慮する
理解する プロジェクトの範囲 問題に対処するために必要な最適なチーム、リソース、時間枠を準備することができます。 範囲を常に念頭に置いて、回答はアイデアを提供し、問題を解決するためのロジスティクスを説明するだけでなく、提供することもできます。 あなたの会社が過去のプロジェクト、または該当する場合は現在のプロジェクトで同様の課題をどのように克服したかの例と説明 プロジェクト。
現実的になる
ありそうもない解決策や方法論を使って理想主義的なシナリオを作成しないでください。 代わりに、実際のチームメンバーを巻き込んだ実際のソリューションを提案してください。 スケジュールだけでなく、プロジェクトがいつ開始され、いつ終了するかについての予想も含める必要があります。 該当する場合、回答には当面の一時的な解決策のアイデアが含まれる場合があります。
複数のオプションを提供する
可能な限り、問題を解決する別の方法を提示するようにしてください。 複数の選択肢を提案することで、問題から生じる可能性のある予期せぬ状況に対処できることがクライアントに伝わります。
競争に立ち向かう
その提案に答えているのはあなただけだとは思わないでください。 クライアントを満足させるだけでなく、競争にも勝たなければなりません。 他の企業と比較してあなたを選択するメリットについての実際のアイデアを提示してください。 自分の長所を強調し、短所を最小限に抑えましょう。 そして覚えておいてください。すべてはあなた自身に関するものです。 競合他社について直接話さないでください。
付加価値の提供
RFP の特定の問題を補完する、より広範な代替案をクライアントに提示します。 クライアントにさらなる節約をもたらす他の事柄やアクションを提案します。 たとえば、使用できるバリュー エンジニアリング オプションを列挙したり、RFP に記載されている全体的な目標を達成しながらコストを節約する方法を説明したりします。
チームを紹介する
RFP の目標と同様のプロジェクトに取り組んだ経験を持つ主要人物を特定します。 可能な限り、関連する課外活動、トレーニング、その他の学習経験を持つチーム メンバーを含めてください。 リソース、プロジェクトに費やされる時間、チームがいつ参加するか、いつリソースがプロジェクトから撤回されるかについての組織図を提示します。
期間について話し合う
期間と概要を提示する 具体的なスケジュール 問題がどのように解決されるか、実装プロセスにどれくらいの時間がかかるかなど。 P6 または MS プロジェクトのスケジュールは、プロジェクトに対するあなたの理解を証明します。 リソースがロードされている場合はさらに良いです。
参考資料の提供
あなたが取り組んできた同様の問題を抱える類似の機関、およびあなたが取り組んだ具体的な問題と解決策、問題を特定します。 それぞれのケースで主要なプレーヤー、プロジェクトの規模、スケジュール、コスト、対処される問題について説明します。
