雇用確認レターは、現在または元従業員の雇用状況を確認します。 雇用確認レターは、潜在的な雇用主、政府機関、銀行などからの情報要求に対する応答です。
銀行は、住宅や自動車のローンを決定するために、雇用証明を要求する場合があります。 潜在的な雇用主は雇用日と給与を確認することができます。 政府機関は、賃金差し押さえを要求するためにこの情報を求める場合があります。 リクエストの大部分は、潜在的な雇用主や銀行、その他の金融機関からのものになります。
一般に、雇用確認の要求では、個人の雇用状況、役職、給与が求められます。 場合によっては、雇用証明で職歴、雇用ファイル内の住所、給与の増加、職務パフォーマンスの評価が要求されることがあります。 従業員の中には、退職時に雇用証明書を要求する人もいます。
各雇用主は、 雇用確認ポリシー そしてそれに従ってください。
雇用証明書の提供方法
雇用確認レターは便箋にタイプされますが、会社名とロゴが入った標準的なフォームを使用することもできます。 現在の従業員に雇用確認レターが要求されていることと、その従業員が開示を承認していることを誰が確認しているかを必ず通知してください。
雇用確認レターを要求して承認するフォームにその従業員の署名がある場合でも、現在の従業員への礼儀として、この方法をお勧めします。 外部組織とのコミュニケーションを従業員に対して透過的に行う必要があります。
たとえば、従業員は銀行融資を受ける資格があるかどうかをストレスを感じながら待っているかもしれません。 あなたが銀行の情報要求に応じていることを彼に知らせることは、彼のストレスを軽減する透明性のあるコミュニケーションです。
元従業員に関する情報の開示
雇用確認リクエストで元従業員に関する情報が求められた場合は、署名済みの情報リリースをファイルに保管してください。 このリリースは、退職する従業員と面会して雇用終了チェックリストを確認したときに入手したものと思われます。
または、雇用証明の要求には、要求を承認する元従業員の署名が含まれている必要があります。 署名を従業員ファイルにある署名と照合する必要があります。
雇用確認レターのサンプル
親愛なるマダム / サー:
この手紙の目的は、指定された従業員の雇用を確認することです。
従業員名： スーザン・スミス。
社会保障番号： 000-00-0000.
生年月日： 08-19-78.
従業員のスーザン・スミスは、XYZ 会社の従業員です (だった)。
雇用期間: 2011 年 1 月 22 日から現在まで。
役職： 広報スペシャリスト。
現在の(最終)給与: 年間 $62,000.00 に加えて、四半期ごとの業績ボーナスの可能性もあります。
このフォームに記載されていない追加情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
心から、
認定された従業員の署名。
人事部。
回答日。
ご注意ください： スーザン・ヒースフィールドは、この Web サイトおよび以下からのリンク先の両方で、人事管理、雇用主、および職場に関する正確で常識的かつ倫理的なアドバイスを提供するためにあらゆる努力を払っています。 このウェブサイトを利用していますが、彼女は弁護士ではありません。また、サイト上のコンテンツは権威あるものではありますが、正確性と合法性が保証されておらず、合法的なものとして解釈されるべきではありません。 アドバイス。
このサイトは世界中のユーザーを対象としており、雇用に関する法律や規制は州や国によって異なるため、このサイトがあなたの職場に関するすべての規制を決定することはできません。 疑問がある場合は、法的な解釈と決定が正しいことを確認するために、必ず法律顧問に相談するか、州、連邦、または国際政府のリソースに支援を求めてください。 このサイトの情報は、ガイダンス、アイデア、および支援のみを目的としています。
