リモート会議を効果的にする 10 の方法

コロナウイルス危機以前は、企業は希望するかどうかを独自に決定していました 従業員がリモートで働くこと またはフルタイムのオフィスへの出席要件があること。 突然、世界がひっくり返り、大多数の企業がリモート勤務モデルに切り替えて適応する必要が生じました。

しかし、たとえ外出禁止令が最終的に終了したとしても、リモート会議を効果的に運営する方法を知っておくことは、依然として身に付けておくべき優れたスキルです。 また、このリモート勤務の経験 (すべてではないにしても、少なくとも一部) が一部の支持者を獲得した可能性があります。 ここでは、リモート会議を最も効果的にするための 10 の方法を紹介します。

優れたテクノロジーツールが必要です

社内で作業するときは、 自分のデバイスを持ち込む文化 (BYOD) により、人々はさまざまなシステムと機能を持つようになります。 ただし、従業員はビデオ会議を成功させるために必要なものを持っていない可能性があります。 ラップトップの標準化を検討するか、ビデオ会議が明確で効果的になるように少なくとも最低基準を設定することを検討してください。

従業員が効率的で経験豊富になるために、リモート会議用に合意されたいくつかのタイプのテクノロジが必要になる場合があります。 これは、高品質のヘッドセットに投資することも意味します。これは、背景ノイズを遮断し、ビデオ通話での他のユーザーからのフィードバックを防ぐのに役立ちます。

リモート会議で成功する会議の基本を守る

対面での会議が始まる前にサイド会話や雑談をするのは一般的ですが、バーチャルな状況では必ずしもうまく機能するとは限りません。 会議の専門家であるボブ・フリッシュ氏とケーリー・グリーン氏は、バーチャル会議をスムーズに進めるために、正式な構造、担当の進行役、議題、時間制限を設定することを提案しています。

成功した会議と同様に、また、招集する理由、目標、その後の決定、成果、結果がどのようになるかを率直に伝える必要もあります。

社交性の要素を過小評価しないでください

リモートの従業員が会議を開催したい理由には、情報の共有、ソリューションのブレーンストーミング、活動の調整、一般的なチームの構築など、さまざまな理由が考えられます。 しかし、リモート会議を開催する重要な理由の 1 つは、社交性です。 遠隔地にあるチームがより良く連携するためには、社会的な絆を築く必要があります。 現在、非常に多くの人が孤立し、お互いのつながりがなくなっていると感じているため、「通常」の時よりも多くの会議を開催する必要があるかもしれません。

「今、より多くのコミュニティ意識を築くことができれば、全員の精神的健康と仕事のパフォーマンスが向上します」と彼は言います。 著者 そしてデジタルエージェンシー幹部のハワード・ティアスキー氏。 「会議がうまく運営されていれば、それがなければ憂鬱で憂鬱な一日に明るい光が差し込むこともあります。」

仮想アイスブレイクやアクティビティも、リモート会議を前向きな気持ちで始めるのに役立ち、無駄なおしゃべりよりも賢明な方法で本題に入ることができます。 たとえ 楽しい砕氷船が役立ちます グループの会話を盛り上げます。

必要な場合はミュートする

ラップトップでメモを取る人などの周囲の騒音は、仮想会議に多大な騒音を加えます。 参加者が入力している場合 (話している場合を除く)、または背景で子供、テレビ、交通、ペットなどの他の騒音が発生している場合は、ミュートを押すよう参加者に通知します。

あなたの反応を共有する

チームメンバーの姿は見えますが、リモート会議の参加者が増えれば増えるほど、見える範囲が狭くなります。 お互いの顔の合図を確認し、ボディランゲージを読み取ることは、このような状況におけるコミュニケーションの重要な要素です。 環境。 これにより、不快な体験が生じる可能性があります。

人々がミュートになっており、ボディランゲージの欠如やリモート会議の状況全体の気まずさなどに加えて、人々がどのように反応しているかを判断するのが困難になる可能性があります。

リモート会議にはドレスコードを設ける

在宅勤務は通常、よりリラックスした勤務日になりますが、節制をしすぎる人もいます。 たとえば、フロリダ州の裁判官は、バーチャル法廷審理ではベッドから起きて、普通の服を着るよう弁護士に注意を喚起しなければならなかった。従業員にビジネスの内容を確実に理解してもらう ビジネス服装に対する期待.

出席者全員に発言の機会を与える

定例会議では、必要に応じて人々が発言することが期待できます。 社交的な合図が不足しており、ミュートが推奨されているため、人々は言うべきことを言うことが困難になる可能性があります。 の ファシリテーターや会議のリーダーは人々に尋ねるべきです 具体的には、発言したり、すべての参加者にフィードバックを提供したりアイデアを共有したりする機会を与えることです。

ツールのチャット機能やビデオ機能を活用する

バーチャル会議ツールにチャット機能がある場合は、それを使うように伝えてください。 チャット ウィンドウは、プレゼンターの邪魔をせずに重要なアイデアをメモしたり、質問したりできる貴重な場所です。

リモート会議の参加者に、ツールまたはラップトップのビデオ コンポーネントをオンにするよう依頼することもできます。 これは、人々がタスクを継続し、リモート会議に効果的に参加できるようにする便利な方法です。

お互いの姿が見えれば、同僚が会議に参加しているかどうかがわかります。 視覚的な接触を使用する場合は、参加者に家の中で視覚的に気が散らない静かな場所に座ってもらいます。

リモート会議中に難しい問題に取り組むことを恐れないでください

Harvard Business Review の Frisch と Greene がほのめかしているように、特定の差し迫った問題に対処するために全員がオフィスに戻るまで待つよう提案したくなるかもしれません。しかし、あなたは今、今日の懸案事項に取り組む必要があります。 問題を先送りすることで問題が解決する 加速する、これはビジネスの成功には逆効果です。

人々に優しさと敬意を持って接します

人は対面で会話するときよりもカメラの前では自意識過剰になる傾向がありますが、どのような形式の会議でも礼儀正しさを示すことは常に良いアドバイスです。 会議中に照明、カメラの配置、その他の視覚的な問題について人々を批判しないでください。 それらを修正するのは、1対1のミーティングの前です。