今年の納税申告書を提出したら、数分かけて納税記録を整理し、見つけやすい場所に保管してください。 あなたやあなたのビジネスがいつ監査を受けるかわかりません。そのため、準備をしておく必要があります。
しかし、どれくらいの期間保管する必要があるのでしょうか？
納税記録を保存する理由
納税記録を個人的またはビジネス目的で使用することに加えて、出所を文書化するために保存する必要があります。 納税申告書に関する情報を収集し、税金が発生した場合のビジネスおよび個人の収入、控除、クレジットをサポートします。 監査。
企業は、通常の必要な事業経費に対して税控除を受けることができるため、記録を保持するためのより詳細な要件があります。 たとえば、旅行の領収書やその他の領収書にビジネス目的を示す必要があります。
内国歳入庁 (IRS) による税務記録の保存期限は、企業と個人の両方で同じです。
納税記録の保管に関するルールは何ですか?
一般に、IRS は、納税申告書の所得、控除、控除に関する請求を裏付ける記録を、同庁が申告の「制限期間」と呼ぶ期間中に保管しなければならないとしています。
制限期間とは、次のいずれかの場合です。
- 返品を修正してクレジットまたは返金を請求することができます。 または
- IRS は追加税を課すことができます
通常、期限は申告書を提出したときに開始されますが、期限前に申告した場合、期限は期限日から開始されます。 たとえば、3 月 15 日に提出した場合、制限は 4 月 15 日 (またはその年の期限) から始まります。 ただし、10 月 15 日に拡張子とファイルを取得した場合、制限はその日から始まります。
年によっては、4 月 15 日に税金が支払われない場合もあります。 2021年、テキサス、ルイジアナ、オクラホマの企業は6月15日までに2020年の納税申告書を提出しなければならない。 これは、2021 年の冬の嵐に対応して IRS によって提供された 1 回限りの延長です。 他の地域の納税者は、2021 年 5 月 17 日までに 2020 年の連邦税を申告する必要がありますが、これは個人にのみ適用され、企業には適用されません。
ほとんどの場合、制限期間は申告書を提出した日から 3 年間ですが、状況によっては異なる制限があります。
収入を申告しなかった場合の制限
申告すべき所得を申告しなかった場合の制限は6年で、所得金額の25％を超えます。 リターンに基づく（あらゆる源泉からの）総収入、または外国金融資産に起因するもの以上 $5,000.
請求の制限
還付を請求したい場合は、申請日から 3 年以内に請求を行う必要があります。 その年（または納期）、または税金が支払われた日から 2 年間のいずれかの方の申告書 後で。
貸倒控除による過払い金や価値のない有価証券による損失の請求をするには、申告期限日から 7 年以内に請求を行う必要があります。
財産記録の制限
不動産を売却または処分した年の時効が終了するまで、財産記録を保管してください。
たとえば、2020 年の納税申告書でお金を借りていて、2019 年中に事業用車を販売したために監査を受けた場合、次のことを行う必要があります。 この車両の記録は、2020 年の納税申告書を提出した日、またはそれ以前に申告した場合は期限日から 3 年間保存します。 日付。
不正な申告書を提出した場合、または申告書を提出しなかった場合、IRS がその申告書に対して税金を課税できる期間に制限はありません。
納税申告書と給与税記録の保存
過去の納税申告書を忘れずに保存してください。 これらの申告書の保管期限は他の税務記録と同じで、ほとんどの場合 3 年間です。
企業は、従業員が会社を辞めた後、監査のために給与および従業員の情報を少なくとも 4 年間保管する必要があります。 この記事を参照してください 給与記録を保管する 詳細については。
アメリカ弁護士協会は、古い納税申告書を破棄しないよう警告しています。
納税記録の保管に関する簡単な比較
記録を保持しなければならない年数:
| 状況 | 出願日または提出期限からの年数 |
|---|---|
| お金を借りている場合 | 出願日から3年（期限とみなします） |
| 収入をすべて申告しなかった場合 | 期限または出願日のいずれか遅い方から6年 |
| 返金をご希望の場合 | 申告日から3年または納税日から2年のいずれか遅い方 |
| 貸倒控除や無価値有価証券の損失に対する過払い請求をしたい場合 | 返却期限日から7年間 |
| 不正な納税申告書または納税申告書が提出されていない | 制限なし |
| 財産記録 | 制限期間は、不動産が売却またはその他の方法で処分された時点から始まります。 |
納税記録の保存に関する州の要件
米国のほとんどの州は税務記録の保管に関して IRS の連邦規則に従っていますが、一部の州ではより長い期間の制限が設けられています。 この記事 州税記録の保管については、詳細をご覧ください。
記録が紛失または破壊された場合はどうなりますか?
税金に対して申請した控除や経費の記録がない場合はどうしますか?
たとえば、控除を証明するキャンセルされた小切手や電子領収書がない場合は、まず銀行に問い合わせて、記録のコピーがあるかどうかを確認してください。 「可読性が高い」限り、銀行や投資会社の財務諸表を使用して取引を示すこともできます。
洪水や火災などの災害で記録が破壊された場合は、次のことができます。
- IRS の Get Transcript サービスを使用して納税申告書のコピーを取得するか、800-908-9946 に電話して注文してください。
- 金融機関からクレジット カードと銀行取引明細書を入手します。
- 購入を扱った会社に連絡して、不動産に関連する記録のコピーを入手してください。
- 家を建てたりリフォームしたりした業者に問い合わせてみましょう。 また、破壊される前後にその物件を見た友人や親戚から書面による説明を得ることができます。
- 相続財産については、裁判所の記録を確認するか、信託または遺産を扱った弁護士に相談してください。
- 車については、Kelley Blue Book、National Automobile Dealers Association、または Edmunds で現在の公正市場価格を検索してください。
