Bendravimas yra visų jūsų gyvenimo santykių pagrindas. Be efektyvi komunikacija, gali kilti nesusipratimų, problemų ir konfliktų tarp jūsų darbuotojų, klientų ir visų kitų, su kuriais bendraujate. Prastas bendravimas gali sugadinti darbo aplinką ir sukelti didelę darbuotojų kaitą.
Šie patarimai gali padėti patobulinti bendravimo įgūdžius, kad sutaupytumėte laiko, sumažintumėte stresą ir taptumėte produktyvesni efektyviai bendraudami su verslu.
Apribokite blaškymąsi ir klausykitės
Daugelis iš mūsų nėra labai įgudę klausytis kitų. Visi yra išsiblaškę, o vidutinis dėmesys pradeda mažėti. Yra keletas veiksmų, kurių galite imtis apriboti blaškymąsi kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, ką sako kiti.
Galite pabandyti uždaryti el. pašto programą, išjungti telefono skambutį ir uždaryti biuro duris. Šie keli paprasti veiksmai ne tik sumažina jūsų blaškymąsi, bet ir daro tą patį asmeniui, kurio klausotės, ir leidžia suprasti, kad sutelkiate dėmesį į juos.
Skirkite laiko sutelkti dėmesį į žmogų, esantį priešais jus. Tikriausiai turite keletą svarbių klausimų, kuriuos turite išspręsti. Tačiau galite išnaudoti šį laiką, kad apie juos negalvotumėte.
Asmuo, kurio klausai, mano, kad tai, ką jie turi pasakyti, yra svarbu. Sulėtinkite save ir nustatykite „duoti ir imti“, kad abi šalys galėtų kalbėti ir klausytis. Stenkitės nepriimti skubotų sprendimų ir kantriai laukite, kol jie baigs kalbėti. Tai yra pirmieji žingsniai, kurių galite imtis, kad taptumėte aktyviu klausytoju.
Aktyvus klausymasis yra menas klausantis suprasti. Yra keletas metodų, kuriuos galite naudoti norėdami pagerinti savo klausymo ir išlaikymo įgūdžius. Klausydamiesi naudokite žodinius raginimus, kad informacija nenutrūktų. Raginimai, tokie kaip "Tikrai? Ką tada veikei?“ suteikia jiems galimybę toliau ką nors paaiškinti.
Perfrazuokite ir pasakykite, ką asmuo jums sako. Šis atsiliepimas leidžia jiems suprasti, kad išklausote ir suprantate. Pavyzdžiui, "Taigi mašina veikė gerai, ir Bobas jums pasakė, kad jei tai darysite taip, mašina veiks geriau. Tada nustojo veikti?“ parodo supratimą apie aplinkybes, dėl kurių, pasak darbuotojo, sugedo įranga.
Paprastai norėdami gauti daugiau informacijos iš asmens, turite mokėti užduoti klausimus, skirtus tinkamai informacijai gauti. Asmuo, su kuriuo kalbatės, gali būti per daug susijaudinęs, kad klausytų jūsų, kai bandote išsiaiškinti, kas vyksta, todėl jūsų klausimai paprastai turi būti aiškūs ir glausti.
Kūno kalba yra dar vienas klausymosi rodiklis. Turėtumėte įsitikinti, kad jūsų kūno kalba nerodo nieko kito, išskyrus atvirumą ir susidomėjimą. Tai galite padaryti atspindėdami kito žmogaus pozas arba pasilenkę, kad susikauptumėte.
Užduokite teisingus klausimus
Norėdami gauti informacijos, kurios jums reikia norint ką nors suprasti, turėsite mokėti užduoti tinkamus klausimus, būdami atviri. Atpalaiduokite kūną, išskryžiuokite rankas ir įsiklausykite į galimybes užduoti klausimus.
Paprastai žmonės pateikia užuominų, kurios turėtų jus įspėti apie klausimus, kuriuos turėtumėte užduoti. Klausykitės raktinių žodžių ir frazių, kurie padės išsiaiškinti, kurie klausimai padės atskleisti jums reikalingą informaciją.
Apsvarstykite darbuotojo, kuris nebuvo susitikęs, atvejį tikslus ir apskritai yra nepatenkintas darbe. Jei neužduosite teisingų klausimų, galbūt niekada nepasieksite problemos esmės, kuri gali būti sunkiai atpažįstama.
Jei asmuo buvo motyvuotas įdarbindamas ir gerai dirbo prieš kelias savaites, gali būti, kad jam iškilo kai kurių asmeninių problemų, darbas jam nebekelia iššūkių arba turi problemų su bendradarbiu.
Nepasitikėkite susitikimais, kad gautumėte informacijos
Susitikimai yra viena iš prasčiausių šalių bendravimo sąlygų. Žmonės nekalbės savo nuomonės, ir jūs negalėsite atskleisti tiesos daugumoje situacijų. Dauguma žmonių į susitikimus eina automatiškai suaktyvindami gynybą.
Susitikimai gali būti naudingi greitiems instruktažams ar tiesioginiam informaciniam bendravimui, kuriuo domisi visi dalyvaujantys. Tačiau nebūtina suburti visų, jei ne visi yra suinteresuoti temomis arba jei tai nėra gerai suplanuota ir organizuota.
Kad bendravimas būtų efektyvesnis, pasirinkite aplinką, kuri labiau neleis žmonėms sukurti asmeninių kliūčių. Asmeniniai nustatymai arba gerai suplanuotas susitikimas, kuriame dalyvauja tik dalyvaujantys žmonės, paprastai veikia gerai, nes taip susikoncentruojamas tik į problemas, kurias jie sprendžia.
Sujunkite bendravimo metodus
Bendravimas akis į akį arba balsas į balsą yra puikus būdas pašalinti painiavą, kuri dažnai kyla su el. Vadovavimas el. paštu niekada nėra gera praktika, nes tai pašalina asmenišką požiūrį, kurio galite imtis kalbėdami su kuo nors, o el. laiškai auditorijai retai būna tokie aiškūs kaip siuntėjui.
Vaizdo skambučiai yra puikus būdas bendrauti, nes galite matyti asmenį, su kuriuo kalbate, ir dalinkitės dokumentais dirbdami, kad suprastumėte vienas kitą. Vizualinė sąveika yra svarbi, nes kalbėdami duodame užuominas, kurios gali padėti žmonėms suprasti, ką darome.
Jei didžioji dalis jūsų bendravimo vyksta ne akis į akį, o kitose situacijose, galite sukurti santrauką vaizdo įrašai ar pristatymai, kuriuose aprašoma, kas buvo aptarta, kokie tolesni veiksmai ir kas yra atsakingas ką.
Būkite atsakingi
Bendravimas yra vienas geriausių būdų išspręsti konfliktus ar ginčus. Kaip verslo savininkas, vienas iš blogiausių dalykų, kuriuos galite padaryti susidūrę su konfliktu, ginču ar skundu, yra jo ignoravimas. Turėtų būti nedelsiant pateiktas atsakymas, net jei tai tik trumpas pareiškimas, kad išnagrinėsite problemą.
Kai su jumis susisiekę žmonės jausis, kad jų problema jums svarbi, ir gaus atsiliepimų apie jiems rūpimus klausimus, bus didesnė tikimybė, kad klientai ir darbuotojai bus patenkinti.
Naudokite gautus atsiliepimus
Jei jau bendraujate su savo klientais, darbuotojais ir bendradarbiais, tikriausiai reguliariai gausite atsiliepimų. Galbūt to neprašote, bet aktyvus klausytojas gali rasti informacijos visur.
Klausymasis visų, su kuriais bendraujate, yra aukso kasykla naudingos informacijos apie tai, kaip klientai ir potencialūs klientai vertina jūsų verslą, produktus ir paslaugas.
Norėdami atlikti teigiamus komunikacijos pokyčius, turėtumėte naudoti surinktą informaciją savo procesams tobulinti. Sukurkite gautų atsiliepimų rinkimo procesą vienoje vietoje, tada reguliariai skirkite laiko jį analizuoti ir sukurti patobulinimų įgyvendinimo ir stebėjimo planą.
Galiausiai efektyvus bendravimas gali būti vienas iš svarbiausių įgūdžių, kuriuos naudojate savo versle. Jei jūsų bendravimo įgūdžiai gali būti šiek tiek patobulinti, skirkite laiko analizuoti, kaip bendraujate. Tada pabandykite sutelkti dėmesį į būdus, kaip laikui bėgant galite tobulinti savo įgūdžius. Galbūt nustebsite, kaip tiesiog klausymas gali pakeisti jūsų santykius su darbuotojais, klientais, kolegomis ir šeima.
