Susitikimai yra neišvengiama verslo dalis. Jūs dalinatės informacija, kuriate idėjas, kuriate sprendimus ir kuriate procesus bei sistemas. Problema ta, kad daugelis šių susitikimų yra skausmingai nuobodūs, o tai reiškia, kad dalyvaujančių žmonių smegenys yra sureguliuotos.
Jei žmonės nėra susikaupę ir nekreipia dėmesio, susitikimas švaisto visų laiką. Padarykite nuobodžius susitikimus įdomesnius (kad jie ką nors pasiektų) naudodami šiuos penkis praktinius patarimus:
Uždrausti išmaniuosius telefonus
Žmonės reikalaus turėti savo telefonus – juk gali įvykti nelaimė. Pasaulio pabaiga gali ateiti per jūsų ketvirčio planavimo susitikimą, bet mažai tikėtina.
Technologijos leidžia sutelkti dėmesį į tai, kas nėra priešais jus – susitikimas. Jei žmonės susitikimo metu susidurtų akis į akį su tais, kuriems siunčia žinutes, jie siųstų žinutes kam nors kitam. Telefonai stovi prie stalų.
Be telefono susitikimo metu nutinka du dalykai. Esate priverstas likti dabartyje, o pertraukos praleidžiamos bendraujant su kitais dalyviais. Susitikimai būna įdomesni, kai pasikalbi su kolegomis ir su jais susipažįsti. Telefonai tam yra kliūtis.
Paruošti, ruošti, ruošti
Nuobodūs, varginantys susitikimai vyksta tada, kai vadovas ar moderatorius atvyksta vėlai, neturi darbotvarkės ir ją aplenkia. Gerai paruoštas susitikimas gali būti žavus ir įtraukiantis. Kai vadovas turi planą ir tikslą, susitikimas bus įdomesnis. Kai nėra krypties ar tikslo, susitikimas nebus įdomus.
Kita pasiruošimo dalis – tobulinti savo įgūdžius. Dalyvavote susitikimuose, kurie buvo produktyvūs ir interaktyvūs ir privertė jaustis taip, lyg galėtumėte nuveikti puikių dalykų. Be to, jūs dalyvavote susitikimuose, kuriuose esate tikras, kad jei užmigsite, niekas jūsų nepasiges ir nepraleisite nieko svarbaus. Skirtumas yra asmuo, kuris vadovauja susitikimui.
Jei jūsų susitikimai nuobodūs, pažiūrėkite į veidrodį. Raskite būdą tobulėti. Apsilankykite klasėje (jūsų personalo skyrius gali padėti jums pateikti pasiūlymų) ir paprašykite atsiliepimų bei patarimo iš bendradarbio, kurio susitikimų įgūdžiais žavitės. Jei paprašysite, galite gauti daug pagalbos, o didžioji jos dalis yra nemokama.
Dalyvauja visi
Jei dalyvauti nebūtina, visą problemą galite išspręsti el. paštu. Retai kada reikia suburti grupę informacijai perduoti. Tokios temos kaip masiniai atleidimai iš darbo ar visiškas įmonės restruktūrizavimas yra išimtis ir jas geriausiai sprendžia vadovas, kalbantis su visais. Priešingu atveju susitikimai turėtų būti interaktyvūs.
Protų šturmo sesijoje visi turėtų kalbėti. Jei kas nors nekalba, pakvieskite tą asmenį prisidėti. Intravertai gali jaustis nepatogūs, todėl padarykite tai kuo mažiau spaudimo. Jūsų susitikimų kultūra turi užtikrinti, kad būtų įtrauktos visų idėjos, o dalyviai turėtų žinoti iš anksto, kad nenustebtų.
Nesvarbu, ar tai planavimo susitikimas, tikslų nustatymo susitikimas ar net kas ketvirtį rengiamas ataskaitinis susitikimas, visada skirkite laiko klausimams ir pastaboms.
Neleiskite jokiam asmeniui dominuoti
Jei vadovaujate susitikimui, galite kalbėti daugiau nei kiti, bet neleiskite pokalbyje dominuoti vienam asmeniui. Tokia yra varginančio susitikimo formulė. Peradresuokite komentarus ir pakvieskite žmones, turinčius patirties šioje srityje, kad atgrasytų pokalbį.
Žmonės, kurie skiria laiko dalyvauti susitikime, atsinešdami savo žinias ir patirtį, nusipelno progos pasisakyti ir pasidalinti savo nuomone. Kaip vadovas galite išmokti kontroliuoti elgesį, kuris kenkia susitikimui.
Štai būdas mandagiai sustabdyti darbuotoją – pavadinkime ją Džeine – kai ji baigia ketvirtą komentarą ir pradeda rašyti penktąjį: „Ačiū, Džeine, mes žinome jūsų poziciją. Norėčiau išgirsti, ką pasakys Karen. Ir Jimas ir Bobas dar neturėjo progos pasikalbėti.
Kartais prieš susitikimą turėsite pasikalbėti su savo biuro Janes, kad primintumėte jiems ateities prasmę kartu kaip grupė yra dalintis idėjomis su visais, o jei jos dominuos, susitikimas nebus toks sėkmingas. Tokio elgesio aptarimas iš karto po susitikimo taip pat gerai veikia, nes turėsite naujų pavyzdžių.
Padarykite veiksmingus elementus
Įdomus ir jaudinantis susitikimas baigiasi tuo, ką žmonės gali ir turėtų daryti siekdami savo individualių tikslų, įmonės tikslų arba, idealiu atveju, abiejų. Jei žmonės nepasišalina žinodami, kokie jų tolesni žingsniai, susitikimas nepavyko.
Sukurkite tolesnę atskaitomybės veiklą. Tai gali vykti per antrą susitikimą arba individualiai, bet tai turi įvykti. Žmonės nusiteiks, jei žinos, kad veiksmo elementai yra skirti parodyti.
Atlikite šiuos penkis pakeitimus ir nuobodūs susitikimai taps įdomesni ir produktyvesni. Kai žmonės patiria įdomių ir produktyvių susitikimų, naudinga visai organizacijai.
