Pirkimo kortelė arba P-kortelė yra įmonės kredito kortelės forma, kuri išduodama darbuotojams, kurie vėliau gali įsigyti prekių ir paslaugų. nereikia apdoroti operacijos taikant tradicinę pirkimo procedūrą, pvz., naudojant pirkimo paraiškas arba pirkimo įsakymus.
Yra daugybė skirtingų pirkimų kortelių programų; kai kurie apima tik įmonės patvirtintų produktų naudojimą pardavėjai, o kiti leidžia naudoti bet kurį pardavėją. Darbuotojo pirkimai naudojant pirkimo kortelę paprastai yra nedideli ir mažos vertės. Daug neigiamų reakcijų apie pirkimų kortelių programas yra nukreiptos būtent į darbuotojų piktnaudžiavimą kortele. Tačiau viešųjų pirkimų programų nauda yra daug didesnė nei rizika ir išlaidos, susijusios su programos vykdymu.
Pirkimo kortelių privalumai
Jungtinių Valstijų vyriausybė nustatė, kad pirkimai iki 2500 USD sudarė tik 2 procentus visų vyriausybės išlaidų, tačiau sudarė 85 procentus visų pirkimų. Kadangi šių nedidelių pirkinių administracinės išlaidos dažnai viršydavo faktines doleriais išleistas išlaidas, daugelyje vyriausybinių departamentų padaugėjo pirkimų kortelių. Viena vyriausybinė agentūra – Prekybos departamentas – apskaičiavo, kad sutaupė pirkimų kortelių naudojimas jiems per metus viršija 22 mln. USD administracinių išlaidų ir pirkimo apdorojimo mažinimo laikas. Kortelių naudojimas leido pirkimo skyriams sutelkti savo pastangas į 15 procentų visų pirkimų išlaidų, kurios sudaro 98 procentus visų išlaidų.
Vidaus kontrolės įgyvendinimas
Piktnaudžiavimas viešųjų pirkimų kortelėmis yra antraštės naujienos, tačiau šis piktnaudžiavimas, ypač vyriausybėje departamentai, dažnai rodo didelę dolerio vertę, kuri yra mažesnė nei pusė vieno procento visų išlaidų. Vis dėlto piktnaudžiavimo pasitaiko, tačiau jį galima kontroliuoti įdiegus tinkamą vidinę kontrolę, siekiant sumažinti švaistymą ir piktnaudžiavimą.
Tvirta valdymo kryptis yra labai svarbi sėkmingam pirkimų kortelių programai. Vadovybė turėtų aiškiai apibrėžti, kokie yra leistini kortelės naudojimo būdai, ir nustatyti bei skirti nuobaudas už mokėjimų neįvykdymą, sukčiavimą ir piktnaudžiavimą. Žinoma, norint įgyvendinti kontrolę, turi būti sukurtos „back office“ procedūros ir ištekliai. Jei nėra pakankamai resursų stebėti ir kovoti su piktnaudžiavimu viešųjų pirkimų kortelėmis, piktnaudžiavimai tęsis ir daugės, nes programos naudotojai mato įsipareigojimų trūkumą.
Kas gaus kortelę?
Kitas neigiamas dalykas, pastebėtas pirkimų kortelių programose, yra tas, kad įmonės mano, kad jos turi duoti korteles visiems savo darbuotojams, kurie perka. Taip nėra; išduodama pirkimo kortelė suteikiamas pasitikėjimas. Įmonė turi turėti galimybę pasitikėti kortelės naudotoju, nes jis iš tikrųjų leidžia įmonės pinigus. Turėtų būti nustatytas patvirtinimo procesas, kurio metu darbuotojai turi būti atrenkami, peržiūrimi ir patvirtinami. Jei darbuotojui bloga kredito kortelė, ar jam reikia išduoti įmonės pirkimo kortelę?
Išlaidų limitų nustatymas
Kaip ir bet kuriai kredito kortelei, vartotojui turi būti nustatytas kredito limitas. Kredito kortelių bendrovės kortelių turėtojams nustato limitą, pagrįstą jų gebėjimu mokėti. Pirkimo kortelių turėtojams įmonės turėtų nustatyti kortelių turėtojams išlaidų limitą, atitinkantį jų padėtį ir tikėtinas išlaidas. Pavyzdžiui, iš IT analitiko dirbančio asmens gali tekti įsigyti tik spausdintuvo rašalo ir nedidelių kompiuterių periferinių įrenginių, kurių bendra suma gali siekti tik porą šimtų dolerių per metus. Šio darbuotojo išlaidų limitas turėtų tai atspindėti ir jam neturėtų būti nustatytas bendras 2500 USD išlaidų limitas, kuris gali būti suteiktas visiems IT darbuotojams. Išlaidų limitai turėtų būti periodiškai peržiūrimi, kad darbuotojams būtų suteiktas atitinkamas lygis, atsižvelgiant į jų faktines išlaidas.
