Kai kas nors nusprendžia atidaryti restoraną, ypač pirmą kartą, jį paprastai skatina aistra maistui kartu su atsidavimu svetingumui. Tačiau nors buvimas geru virėju ir laimėjusi asmenybė yra du pagrindiniai ingredientai, jie nėra vieninteliai. Jei smulkus verslas žlunga, tai dažnai būna pirmaisiais veiklos metais ir dažniausiai dėl blogų verslo sprendimų ir praktikos. Kai įkuriate restoraną, labai svarbu sukurti gerą apskaitos sistemą, kad jūsų verslui būtų kuo daugiau galimybių išlikti.
Restorano apskaitos sistemos kūrimas yra panašus į apskaitos sistemos sukūrimą bet kokiam smulkiam verslui, tačiau reikia atsižvelgti į svarbius skirtumus. Restoranai turi mažą pelno maržą, todėl labai svarbu laikytis pagrindinių veiklos rodiklių (KPI).
Kaip veikia restorano apskaitos sistema
Jūsų apskaitos sistema stebės visas restorano finansines operacijas, pagal tas finansines parengs ataskaitas sandorius, surinkti reikiamą informaciją apie mokesčius ir apibendrinti informaciją jums tinkamu formatu suprasti.
Naudodami šią informaciją galite priimti finansinius savo restorano sprendimus, kurie sumažins jūsų išlaidas, padidins pelną ir liks patenkinti klientais. Be restorano apskaitos sistemos visa tai būtų kratinys ir neturėtumėte informacijos, kuri padėtų priimti geriausius sprendimus.
Atlikite šiuos veiksmus, kad nustatytumėte pagrindinę restorano apskaitos sistemą.
Restorano apskaitos sistemos diegimo žingsniai
Pasamdykite buhalterį arba buhalterį
Jei nesate buhalteris ar buhalteris kartu su virėju ar restorano savininku, jums reikės pagalbos, kad galėtumėte sukurti restorano apskaitos sistemą. Net mažiausios kavinės turi vesti finansinius įrašus, kad galėtų pateikti mokesčius ir priimti gerus sprendimus, kad verslas išliktų.
Turėtumėte apsvarstyti galimybę samdyti vidinį buhalterį ir perduoti apskaitos paslaugas iš išorės.
Yra skirtumas tarp apskaitos ir apskaitos. Buhalterija – tai finansinių operacijų registravimo ir kvitų bei kitos dokumentacijos sutvarkymo procesas. Tuo tarpu apskaita – tai buhalterio pateiktos informacijos analizavimo ir ataskaitų rengimo praktika, kad skaičiai būtų suprantami verslui nesiekiančiam žmogui. Kitas variantas – buhalteriją tvarkyti patiems ir pasilikti tik buhalterį. Tai privalumas, jei galite samdyti buhalterį ir buhalterį, išmanantį svetingumo pramonę.
Pasirinkite apskaitos programinę įrangą
Yra keletas tvirtų restoranų apskaitos programinės įrangos paketai. Norite pasirinkti tokį, kurį būtų lengva išmokti ir naudoti, bet kuriame būtų puikios ataskaitų teikimo ir finansinės analizės funkcijos. Turite atsižvelgti į programinę įrangą, kuri generuoja pelno ir nuostolių (pajamų) ataskaitas ir kitas finansines ataskaitas. Programinė įranga taip pat turi turėti atsargų valdymo funkcijas ir turėtų būti integruota su darbo užmokesčio programine įranga, jei mokate darbo užmokestį įmonėje.
Kitos svarbios funkcijos yra sąskaitų faktūrų išrašymas, gautinų ir mokėtinų sumų valdymas, darbuotojų planavimas ir meniu planavimas.
Jūsų restorano sudėtingumas ir jo pasiūlymai turėtų padėti nulemti perkamą programinę įrangą. Jūsų buhalteris arba buhalteris gali patarti, kokį programinės įrangos paketą turėtumėte pasirinkti.
Restorano darbo užmokestis yra sudėtingas dėl skirtingų atlyginimų, arbatpinigių ir skirtingų darbo grafikų. Dažnai tai yra gera idėja perduokite savo darbo užmokestį savo buhalteriui arba į darbo užmokesčio apskaitos tarnybą. Jei mokate darbo užmokestį namuose, turite pasirinkti darbo užmokesčio apskaitos programinė įranga. Tas pats pasakytina apie mokesčių planavimą ir ruošimąsi.
Pasirinkite savo apskaitos metodą
Turite priimti kai kuriuos sprendimus, kurie eina kartu renkantis apskaitos programinę įrangą. Pirmiausia turite nuspręsti, ar knygoms tvarkyti naudojate vienkartinę, ar dvigubą buhalteriją. Kadangi restoranų pramonė apima atsargų tvarkymą, paprastai patartina vesti dvigubą apskaitą.
Taip pat turite nuspręsti, ar naudoti grynųjų pinigų, ar kaupimo apskaitą. Kaupiamoji apskaita suteikia tikslesnį finansinį vaizdą, nes joje įrašomos pajamos ir išlaidos, kai tik įvyksta operacijos.
Pasirinkite grynųjų pinigų valdymo pardavimo vietos (POS) sistemą
Pardavimo taškas (POS) yra vieta, kurioje klientas moka už savo maistą ir kitus restorane įsigytus produktus ar paslaugas. Restoranams reikia ypatingų savybių POS programinė įranga, pavyzdžiui, pardavimų stebėjimas. Kai kurie POS paketai gali padėti darbuotojams paruošti meniu ir skaičiuoti laiką. Restoranams taip pat reikalinga POS programinė įranga, turinti stiprias atsargų valdymo funkcijas tiek namo priekyje, tiek gale. Programinė įranga netgi gali padėti paruošti darbo užmokestį.
Restorano POS sistemoje dėl kreditinių kortelių operacijų apimties registre turėtų būti klaviatūra. Tada klientai gali naudoti savo kredito korteles bekontakčiams sandoriams atlikti.
Sudarykite restorano sąskaitų planą
Sąskaitų planas yra visų penkių kategorijų sąskaitų, sudarančių pelno (nuostolių) ataskaitą ir balansą, sąrašas. Šios sąskaitos yra turtas, įsipareigojimai, nuosavas kapitalas, pajamos ir išlaidos. Pinigai patenka į šias sąskaitas ir iš jų įplaukia įprastos veiklos metu. Kai išleidžiate arba uždirbate pinigus, tinkamai debetuojate ir kredituojate šias sąskaitas pagal apskaitos principus.
Kiekviena iš šių paskyrų turės antrines paskyras, kurios yra konkrečios pramonės šakos. Pavyzdžiui, restorano sąskaitų planas skirsis nuo kitų tipų įmonių sąskaitų plano. Žiūrėkite toliau pateiktą pavyzdį:
Jei investuosite į restoranų apskaitos programinę įrangą, ji padės sudaryti tinkamą restorano sąskaitų planą.
Kaip sekti restorano lėšų srautą
Sąskaitų plane yra konkrečios sąskaitos, kurios ypač svarbios restoranams. Atidžiai stebėkite šiuos dalykus:
Darbo užmokestis
Bene problematiškiausia sąskaita restoranuose yra darbo užmokestis. Restoranų darbuotojai gali būti tiek visą darbo dieną, tiek ne visą darbo dieną dirbantys darbuotojai, gaunantys skirtingą atlyginimą. Patartina arba perduoti savo darbo užmokesčio apskaitos paslaugas iš išorės arba bent jau šiai užduočiai naudoti specialią darbo užmokesčio apskaitos programinę įrangą.
Inventorius
Restorane jūsų inventorių sudarys dvi plačios klasės: maistas ir reikmenys. Stebėkite savo atsargas, kad neturėtumėte per daug, kurios bus atliekos, arba per mažai, o tai pakenks jūsų pardavimui. Norite, kad vidutinės dienos atsargos būtų kuo mažesnės, nesukeliant trūkumo. Jūsų POS programinė įranga yra neįkainojama, nes padeda sekti savo inventorių.
Mokėtinos sąskaitos
Mokėtinos sumos yra tai, ką esate skolingi savo tiekėjams ir yra įtraukta į jūsų balansą. Kai gausite sąskaitą faktūrą, įveskite ją į savo apskaitos programinę įrangą. Tokiu būdu nevėluosite apmokėti sąskaitų. Geri santykiai su tiekėjais ir pardavėjais padės jūsų verslui sklandžiai veikti.
Pinigų srautas
Stebėkite, kiek pinigų patenka į jūsų verslą ir iš jo išeina. Naudinga žinoti savo grynųjų pinigų srautus kasdien, kas savaitę, kas mėnesį ir kas ketvirtį. Pinigų biudžeto ir pinigų srautų ataskaitos sudarymas padės stebėti pinigų srautus.
Pardavimai
Restorano savininkui svarbu žinoti, kiek jūsų pardavimų sudaro maistas ir kiek gėrimai. Naudodami apskaitos programinę įrangą, galite tai toliau suskirstyti į valgius, kuriuos reikia valgyti, išsinešti ir net į skirtingus meniu elementus.
Parduotų prekių kaina
Restorane parduotų prekių kainą (COGS) sudaro visas maistas ir reikmenys, naudojami jūsų meniu esantiems elementams gaminti. Turėtumėte atskirti COGS nuo kitų verslo valdymo išlaidų, pvz., nuomos ir komunalinių paslaugų ar užimtumo išlaidų. Restorano sąskaitų plane visos užimtumo išlaidos nurodytos kaip išlaidos, o maistas ir reikmenys yra išvardyti COGS.
Kokios ataskaitos yra svarbios restorano apskaitai
Yra ataskaitų, skirtų restoranų apskaitai, ir kitų ataskaitų, kurias visos mažos įmonės turėtų išlaikyti tiek dėl mokesčių, tiek dėl atskaitomybės. Konkrečių restoranų ataskaitose nurodomi jūsų KPI. Paprastai šias ataskaitas gali sudaryti restorano apskaitos programinė įranga ir POS programinė įranga:
- Dienos pardavimo ataskaita: Šioje ataskaitoje galite palyginti savaitės ar mėnesio pardavimą, kad pamatytumėte, kaip sekasi jūsų restoranui prieš atimant išlaidas.
- Maisto išlaidos: Turite pamatyti, kiek kainuoja maistas, palyginti su bendromis pajamomis, gautomis pardavus maisto produktus. Jūsų POS sistema pateikia šiuos skaičius.
- Apgyvendinimo išlaidos: Šios išlaidos, pvz., nuoma ir komunalinės paslaugos, yra jūsų pridėtinės išlaidos ir beveik nesikeičia.
- Pirminės išlaidos: šioje ataskaitoje jūsų darbo sąnaudos ir COGS palyginamos su pajamomis. Paprastai darbo sąnaudos, įskaitant darbo užmokestį ir išmokas darbuotojams, sudaro apie 30% pajamų. Pagrindinė kaina restorane sudaro didžiąją dalį jūsų išlaidų. Atidžiai stebėkite pagrindinę kainą, nes čia galite sutaupyti daugiausiai pinigų.
- Veiklos sąnaudos: Šios išlaidos yra viskas, kuri nėra padengta savikaina ir užimtumo išlaidomis, pavyzdžiui, rinkodaros ir reklamos išlaidos.
Tai yra ataskaitos, kurias turėtų saugoti kiekviena smulkaus verslo įmonė:
- Pajamų deklaracija: Pelno (nuostolių) ataskaita yra jūsų pelno (nuostolio) ataskaita. Tai parodys jūsų išlaidas per tam tikrą laikotarpį, pavyzdžiui, mėnesį ar ketvirtį. Pajamų ataskaitoje pateikiamos jūsų pajamos, palyginti su jūsų išlaidomis.
- Balanso lapas: Balansas parodo, ką įmonė turi (turtas) ir ką skolinga (įsipareigojimai), taip pat savininko nuosavybę. Jei esate skolingi daugiau nei jums priklauso, turėtumėte imtis veiksmų, kad padidintumėte savo pajamas ir sumažintumėte skolų naštą.
- Pinigų srautų ataskaita: Pinigų srautų ataskaitoje rodomos jūsų įmonės pinigų įplaukos ir ištekliai. Tai neįkainojama priemonė, leidžianti sekti savo grynųjų pinigų poreikius.
