Susitikimo darbotvarkė yra punktų, kuriuos dalyviai tikisi įvykdyti susitikime, sąrašas. Darbotvarkė turi būti išplatinta prieš susirinkimą, mažiausiai prieš 24 valandas, kad dalyviai turėtų galimybę pasiruošti susirinkimui. Pageidautina, jei įmanoma, darbotvarkė turėtų būti pateikta likus kelioms dienoms iki posėdžio. Kuo daugiau laiko jūsų kolegos turės pasiruošti susitikimui, tuo didesnė tikimybė, kad jie dalyvaus pasiruošę efektyviai dalyvauti.
Susitikimo darbotvarkės rengimas
Pirmasis žingsnis rengiant darbotvarkę yra nustatyti, ar reikalingi kiti darbuotojai, kurie padėtų jums planuoti susitikimą. Tada nuspręskite, ką tikitės pasiekti surengę susitikimą, ir nustatykite, ką galima padaryti jūsų susitikimo tikslai. Jūsų nustatyti tikslai sudarys veiksmingo susitikimo plano pagrindą. Įsitikinkite, kad neplanavote daugiau, nei pagrįstai įmanoma pasiekti per susitikimo laiką.
Kaip Stephenas Covey sakė knygoje „7 labai efektyvių žmonių įpročiai“, „Pradėkite turėdami omenyje pabaigą“. Jūsų susitikimo tikslas nulems susitikimo tikslą, posėdžio darbotvarkę ir susitikimą dalyvių.
Tada apsvarstykite, kiek laiko prireiks kiekvienam darbotvarkės klausimui. Jei susitikimas truks vieną valandą ir turite penkis darbotvarkės punktus, tai suteikia bendrą supratimą apie laiką, su kuriuo dirbate. Tai nereiškia, kad kiekvienas darbotvarkės punktas turi trukti tiksliai 12 minučių, tačiau penkios kartu sudėjus, akivaizdu, negali vidutiniškai skirti daugiau laiko.
Priimtini sprendimai
Nustačius bendrą tikslą, jūs arba jūsų komanda turite priimti tam tikrus sprendimus. Be susitikimo tikslo ar tikslo, į savo darbotvarkę įtraukite:
- Susitikimo data, laikas ir vieta
- Reikalingi susirinkimui dalyviai
- Daiktai diskusijoms
- Kiek laiko, jūsų manymu, grupei reikės aptarti kiekvieną dalyką
- Išankstinis darbas susitikimui. Tai apims bet kokį skaitymą, dokumentacija, duomenis, susitikimo protokolus iš ankstesnio susitikimo ar bet kokį kitą pasiruošimą, dėl kurio jūsų tikrasis susitikimas bus sėkmingas. Atitinkami dokumentai turi būti pridėti prie pranešimo apie susirinkimą ir darbotvarkės, kai juos išplatinate pakviestiems dalyviams.
Dalyvių identifikavimas
Nusprendę, kad susitikimas yra būtinas jūsų tikslui pasiekti, turite sudaryti dalyvių sąrašą. Ne kiekvienas darbuotojas gali ar turėtų dalyvauti kiekviename susitikime, tačiau pakviesdami tinkamus dalyvius padidinsite sėkmės tikimybę. Nustatykite savo dalyvius užduodami sau keletą klausimų:
- Kam turi priklausyti grupės kuriamas sprendimas?
- Kam priklauso procesas, kurį aptaria grupė?
- Kas turi žinoti jūsų platinamą informaciją?
- Kas gali pateikti duomenis ir faktus, kurie padėtų priimti sprendimus?
- Kas turi patirties ar žinių, kuriomis galėtų pasidalinti su grupe?
- Kas turi remti bet kokių sprendimų ar užduočių įgyvendinimą?
- Kas turi suteikti leidimą arba išteklius susitikimo rezultatui pasiekti?
- Kas galėtų prieštarauti bet kokių sprendimų ar krypties įgyvendinimui?
Reguliariai suplanuotų susirinkimų darbotvarkės
Ne kiekvienam susitikimui reikia specialiai parengtos darbotvarkės. Dauguma darbuotojų reguliariai rengia susitikimus savo skyriuose ar darbo grupėms. Taip pat turite komandas ir projektus, kuriuose dalyvaujate.
Vykdomam projektui gali nereikėti naujai parengtos kiekvieno susitikimo darbotvarkės, tačiau jūsų komanda bus gerai aptarnaujama taikant standartinį požiūrį į jūsų susitikimą. Reguliariai suplanuotas darbuotojų susirinkimas yra padalintas į tris segmentus, kurių kiekvienas turi standartinius darbotvarkės punktus:
Informaciniai elementai
Užrašykite visus darbotvarkės punktus, kurie yra svarbūs kiekvienam susitikimui. Pavyzdžiui, vadovas informuoja grupę apie vyresniosios vadovybės susitikimo rezultatus.
Veiksmo elementai
Į darbotvarkę įtraukite visus klausimus, kuriuos, jūsų manymu, grupė norės peržiūrėti kiekviename reguliariai suplanuotame susirinkime. Pavyzdžiui, našumas pagal tam tikrą laikotarpį biudžetą ir sąnaudų taupymo bei nuolatinių patobulinimų nustatymas, kurį grupė planuoja pasiekti.
Išankstinis planavimas
Į darbotvarkę įtraukite visus klausimus, kuriuos grupė nori suplanuoti arba kuriems pasiruošti iš anksto. Pavyzdžiui, kito mėnesio trumpalaikiai tikslai arba bendradarbio pagalbos poreikis atliekant būsimas užduotis.
Jei laikysitės šių gairių rengdami susitikimo darbotvarkę, padidinsite tikimybę, kad susitikimas bus produktyvesnis.
Ką įtraukti į savo susitikimo darbotvarkę
Reguliariai suplanuoto susitikimo darbotvarkė gali padėti pasiekti norimų rezultatų, įtraukiant keletą pagrindinių dalykų:
- Apšilimas ir sveikinimai. Apsvarstykite trumpą ledlaužis priklausomai nuo to, kaip dažnai grupė susitinka. Net ir internetiniame susitikime dalyviai gali būti gerai aptarnauja ledlaužis.
- Peržiūrėkite susitikimo tikslą, darbotvarkę ir numatomus rezultatus bei produktą.
- Peržiūrėkite, pataisykite (jei reikia) ir patvirtinkite ankstesnio posėdžio protokolą.
- Pateikite atitinkamą skyrių ir įmonės informaciją, kurios reikia komandai.
- Peržiūrėkite pažangą, padarytą įgyvendinant veiksmus, veiksmų planus ir įsipareigojimus. Peržiūrėkite grupės pažangą siekiant tikslų.
- Aptarkite ir priimkite sprendimus dėl šio posėdžio darbotvarkės klausimų.
- Nustatykite tolesnius veiksmus.
- Nustatykite kito susitikimo tikslą, rezultatą ir darbotvarkę.
- Pasibaigus susitikimui, pastabų rengėjas turėtų peržiūrėti žmonių susirinkimo metu prisiimtus įsipareigojimus.
- Nustatykite, kokios pagalbos reikia iš žmonių, kurie nėra grupės nariai, ir paskirkite dalyvius susisiekti.
- Nuspręskite, kas už susitikimo dalyvių ribų turi ką žinoti, ir nuspręskite, kaip užmegsite bendravimą.
- Protokolus išplatinkite per 24 valandas po posėdžio arba nedelsdami, jei užrašytojas jas įrašė elektroniniu būdu.
Esmė
Galite padaryti savo internetinius ar asmeninius susitikimus veiksmingesnius ir labiau tikėtina, kad jie duos norimų rezultatų, kai sudarote išsamią darbotvarkę. Darbotvarkė yra jūsų disciplinuoto mąstymo apie rezultatus, kurių norite pasiekti, rezultatas. Susitikimo darbotvarkė yra jūsų plano ir tikslų išorinė apraiška.
