Patyrę projektų vadovai ir dirbantys didelėse įmonėse turės programinę įrangą ir buhalterius, kurie padės sudaryti projektų biudžetus. Bet kas, jei ne? Jei žiūrite į tuščią skaičiuoklę arba projekto rėmėjo el. laišką, kuriame prašoma surinkti projekto finansus, šis straipsnis skirtas jums.
Išnagrinėsime penkis dalykus, kuriuos turite padaryti, kad sukurtumėte pagrindinį projekto biudžetą.
Naudokite savo užduočių sąrašą
Pirmiausia paimkite projekto užduočių sąrašą. Taip pat galite turėti darbo suskirstymo struktūrą, o jei tokią turite, geriausia ją naudoti. Tačiau užduočių sąrašas bus naudingas tol, kol jame bus išsamiai aprašyta viskas, ką jums reikia padaryti įgyvendinant projektą.
Jei neturite užduočių sąrašo, laikas jį sukurti. Užsirašykite viską, ką turite padaryti, ir dalykus, kuriuos turite sukurti, pagaminti ar užbaigti, kad projektas būtų baigtas. Tai nebūtinai turi būti tam tikra tvarka, bet turi būti viskas.
Galiausiai šiame žingsnyje kartu su savo projekto komanda apmąstykite idėjas, nes tikrai yra kažkas, ką pamiršote. Daug galvų yra geriau nei viena!
Įvertinkite kiekvieną komponentą
Dabar peržiūrėkite savo sąrašą ir apskaičiuokite kiekvienos prekės kainą. Pavyzdžiui, atliekant užduotį, kurioje sakoma „surengti susitikimus, kad būtų aptarti reikalavimai“, gali būti įtrauktas tiekimas ir samdymas, susitikimų kambarių rezervavimas arba reikiamų išteklių, pvz., projektoriaus ar atverčiamųjų lentelių rašiklių, pirkimas. Tai kainuoja, todėl gaukite kambario ir kitos įrangos nuomos kainas ir užsirašykite.
Atlikite tai viskam, kas nurodyta užduočių sąraše, kad galų gale atsirastų kiekvienos prekės kaina. Kai kurios projekto užduotys gali būti nesusijusios su kaina, ir tai gerai.
Pridėkite sąmatas kartu
Tada sudėkite visus savo įvertinimus. Lengviausia tai padaryti, jei skaičiuoklėje sudarote elementų sąrašą, įdedate išlaidas kitame stulpelyje ir tada sumuojate stulpelį apačioje. Leiskite skaičiuoklei atlikti skaičiavimus už jus! Tai tampa jūsų biudžeto skaičiuokle.
Taip pat verta sugrupuoti išlaidas į kategorijas, kad galėtumėte lengvai pamatyti, kur eina didžioji pinigų dalis. Naudokite tokias kategorijas kaip „Projekto pradžia“, „Infrastruktūra“ arba „Mokymai“ – pasirinkite grupes, kurios ką nors reiškia projekto kontekste.
Pridėti nenumatytų atvejų ir mokesčių
Būtų puiku, jei turėtumėte krištolinį rutulį ir galėtumėte 100% tiksliai numatyti šias išlaidas, bet tikriausiai nesate tikri savo sugebėjimais! Čia atsiranda atsitiktinumas. Tai pinigų fondas, pagrįstas tuo, kaip esate įsitikinęs, kad įvertinote teisingai. Tai nesusiję su jokia konkrečia užduotimi. Tai bendras „avarinis puodas“, jei ką nors suklydote arba ką nors per klaidą palikote.
Jei nežinote, kiek nenumatytų atvejų pridėti, gaukite 10 % bendros sumos, kurią sukūrėte atlikdami trečią veiksmą. Tai nemokslinis spėjimas, kurį naudoja daugelis projektų vadovų ir suteikia jums šiek tiek sušvelninimo jūsų biudžete, jei jums to prireiktų.
Biudžeto skaičiuoklės apačioje pridėkite eilutę „Nenumatyti atvejai“ ir nurodykite panaudotą procentą.
Nepamirškite pridėti pardavimo mokesčių ar kitų mokesčių, kurie nėra aiškiai įtraukti į atskirų eilutės elementų įvertinimus.
Sudėkite viską ir tai bus jūsų galutinė biudžeto suma.
Gaukite patvirtinimą
Paskutinis dalykas, kurį reikia padaryti, yra pasiekti, kad jūsų vadovas arba projekto rėmėjas patvirtintų jūsų biudžetą. Pasikalbėkite su jais apie tai, kaip jį sudėsite ir kokie elementai sudaro jūsų bendrą biudžetą.
Viskas! Projekto biudžeto sudarymas yra esminis projekto valdymo įgūdis, o šis vadovas padės jums pradėti kurti projekto biudžetą.
