Reikalavimai darbuotojų darbo užmokesčio įrašų saugojimui

Viena iš svarbiausių jūsų, kaip darbdavio, užduočių yra vesti apskaitą apie darbuotojų atlyginimus ir išmokas, taip pat jūsų įmonės ir darbuotojų sumokėtus darbo užmokesčio fondo mokesčius. Šių įrašų reikalauja federalinės ir valstijos agentūros. Darbo užmokesčio ir darbo užmokesčio mokesčio dokumentai reikalingi dėl įvairių priežasčių.

Kodėl darbdaviai turi saugoti darbo užmokesčio apskaitą

Tiek federalinės, tiek valstybinės agentūros reikalauja, kad darbdaviai saugotų darbuotojų darbo užmokesčio ir darbo užmokesčio mokesčių įrašus.

Turite saugoti įrašus keliais tikslais:

• Norint užpildyti verslo finansines ataskaitas, reikalingi tikslūs įrašai, mokesčių deklaracijas, ir atsiskaito darbuotojams bei vyriausybinėms įstaigoms.
• Federalinės, valstijos ir vietinės agentūros gali bet kada be įspėjimo patikrinti jūsų verslą ir patikrinti jūsų darbuotojų įrašus.
• Jei darbuotojas turi skundą arba pateikia ieškinį prieš jūsų įmonę, kuo išsamesni įrašai, tuo geriau galėsite paremti savo gynybą.

Kokius darbo užmokesčio apskaitos dokumentus privalo saugoti darbdaviai?

Federalinės agentūros taiko skirtingus reikalavimus, kokius darbo užmokesčio apskaitos dokumentus ir kiek laiko saugoti. Žiūrėkite žemiau:

Sąžiningo darbo standartų akto įrašų tvarkymo reikalavimai

Darbo departamentas įpareigoja, kad įmonės saugotų darbo užmokesčio apskaitą ir kitus darbuotojų dokumentus, rodančius, kad jos laikosi Sąžiningų darbo standartų įstatymas nuostatos dėl minimalaus atlyginimo, viršvalandžių, vienodo darbo užmokesčio ir vaikų darbo.

Įrašai gali būti saugomi bet kokia forma, taip pat ir elektroniniu būdu. Visiems neapmokestinamiems darbuotojams ir tiems, kuriems taikomi minimalaus darbo užmokesčio reikalavimai, turite saugoti:

• Asmeninė informacija
• Darbo užmokesčio tarifai, įskaitant užmokestį už viršvalandžius
• Visa informacija, naudojama apskaičiuojant bruto ir grynąjį darbo užmokestį, įskaitant išskaitymus ir atskaitymus.

Daugumą įrašų turite saugoti mažiausiai trejus metus, tačiau kai kuriuos skaičiavimus ir grafikus turite saugoti tik dvejus metus.

Įrašai, reikalingi atleistiems darbuotojams, skiriasi nuo neapmokestinamų darbuotojų įrašų, o namų ūkio darbuotojams reikalinga speciali informacija, darbuotojai, dirbantys pagal neįprastą darbo užmokesčio tvarką, darbuotojai, kuriems yra suteiktas būstas ar kitos patalpos, ir darbuotojai, gaunantys ištaisymą išsilavinimas. Jei kuris nors iš jūsų darbuotojų patenka į šias kategorijas, pasitarkite su advokatu.

IRS įrašų reikalavimai

Vidaus pajamų tarnyba (IRS) reikalauja, kad darbo mokesčių tikslais saugotumėte visus visų esamų darbuotojų darbo užmokesčio apskaitos dokumentus mažiausiai ketverius metus. Visiems darbuotojams išsaugokite visas su darbuotojų darbo užmokesčiu ir darbo užmokesčio fondo mokesčiais susijusias formas, įskaitant dabartinę darbuotojo W-4 formą, skirtą išskaičiuoti iš pajamų.

Jūsų įrašuose turėtų būti:

• Jūsų darbdavio mokesčių mokėtojo kodas (EIN)
• Visų atlyginimų, anuitetų ir pensijų išmokų sumos ir datos
• Darbuotojų jums praneštų arbatpinigių sumos ir visų skirtų arbatpinigių įrašai
• Išmokėto darbo užmokesčio natūra tikroji rinkos vertė
• Darbuotojų ir gavėjų vardai, adresai, SSN ir profesijos
• Kiekvieno darbuotojo įdarbinimo datos
• Laikotarpiai, kai darbuotojams ir gavėjams buvo mokamas atlyginimas, kai dėl ligos ar traumos nebuvo darbe, ir suma bei kas savaitę jūsų arba trečiųjų šalių mokėtojų jiems sumokėtų mokėjimų tarifas (darbuotojų kompensacijai ar invalidumo draudimui, už pavyzdys)
• Darbuotojų išmokų ir darbuotojams suteiktų išlaidų kompensavimo įrašai, įskaitant pagrindimą (įrodymą)
• Dokumentai apie bet kokius jūsų įmonės reikalaujamus kreditus (už šeimos atostogų mokesčių kreditai arba darbo galimybių mokesčių kreditai)
• Bet kokios darbdavio ar darbuotojo dalies dydžio dokumentai socialinio draudimo mokestis kad atidėjote ir sumokėjote

Išėjimo į pensiją plano įrašų reikalavimai

Jei jūsų įmonė turi pensijų planą, turite saugoti savo knygas ir įrašus, kad galėtų juos peržiūrėti IRS ir atsakyti į dalyvių klausimus. Saugokite šiuos įrašus, kol bus sumokėtos visos išmokos ir praeis pakankamai laiko, kad planas nebus tikrinamas. Kadangi pensijų planai gali mokėti išmokas dešimtmečius, turėsite saugoti visus įrašus neribotą laiką.

Be visų plano dokumentų, kiekvienam dalyviui ir paramos gavėjui saugoti:

• Sąskaitų likučiai
• Įmokos ir uždarbis
• Paskolos dokumentai ir informacija
• Atlyginimo duomenys
• Dalyvių pareiškimai ir įrašai

EEOC ir ADEA įrašų saugojimo reikalavimai

Lygių užimtumo galimybių komisija (EEOC) reikalauja, kad darbdaviai visus asmeninius ir darbo įrašus saugotų metus. Jei darbuotojas atleidžiamas iš darbo ar atleidžiamas iš darbo, jo apskaita turi būti saugoma metus nuo darbo sutarties nutraukimo dienos.

Diskriminacijos pagal amžių užimtumo įstatyme (ADEA) reikalaujama, kad darbdaviai darbo užmokesčio apskaitos dokumentus saugotų trejus metus. Jei jūsų įmonė turi išmokų planą, turite saugoti plano dalyvių įrašus ir rašytinių darbo stažo ar nuopelnų sistemų failus, kol galioja planas ir ne vėliau kaip vienerius metus nuo jo pabaigos.

Kitos darbo užmokesčio formos, kurias turėtumėte saugoti

Be darbo užmokesčio įrašų, kiekvienam darbuotojui turėtumėte saugoti keletą kitų dokumentų.

• Bet kokios formos, kurioje darbuotojas leido atskaityti iš darbo užmokesčio, įskaitant išmokas ir specialius atskaitymus, pvz., United Way arba pensijų plano įmokas, kopija. Turite turėti raštišką sutikimą dėl bet kokio išskaitymo iš darbuotojo darbo užmokesčio, išskyrus FICA mokesčius ir garnyrai.
• Darbuotojo originalios paraiškos formos kopija ir visi patvirtinamieji dokumentai, tokie kaip gyvenimo aprašymas arba nuorašai.

Jei nežinote, kokius įrašus ir kiek laiko saugoti, geriausia kuo ilgiau saugoti visus darbo užmokesčio ir personalo įrašus apie visus darbuotojus ir atleistus darbuotojus. Kai kurie įrašai, pavyzdžiui, pensijų plano dokumentai, turi būti saugomi neribotą laiką.