Organizuojant a konferencija nuo pat pradžių reikalauja didžiulio apmąstymo ir duomenų rinkimo. Visas procesas gali užtrukti porą metų, priklausomai nuo grupės dydžio, tačiau įmanoma pradėti a sėkminga konferencija per vienerius metus, jei galite priimti greitus sprendimus.
Konferencijos planavimo realybė yra tokia, kad be jokios patirties galite prarasti daug laiko, per daug apgalvodami kiekvieną smulkmeną ir nepaisydami svarbesnių klausimų. Kad procesas būtų paprastesnis pradedantiesiems, apibūdinome svarbiausius veiksmus ir pateikiame nuorodas į išsamesnes kiekvienos konkrečios temos apžvalgas. Rezultatas yra konferencijos planavimo vadovas, kuris padės pradėti nuo tvirto šablono.
1 veiksmas: sukurkite savo konferencijos viziją
Kiekvienas įvykis prasideda vizija, tačiau turėsite paversti savo viziją žodžiais ir skaičiais, kad galėtumėte įvertinti išlaidas ir priimti pagrįstus planavimo sprendimus. Pirmiausia turite pradėti nuo renginio planavimo pagrindų, pvz., kas, ką, kada, kur ir kodėl.
2 veiksmas: verslo plano kūrimas
Jei jūsų konferencija nėra finansuojama iš dotacijos ar organizacijos, jums reikės išsiaiškink, iš kur gaunami pinigai ir kam jis naudojamas. Pirmoji šios lygties dalis, pajamos, turėtų būti skaičiuojama planavimo proceso pradžioje.
Dabar, norėdami nustatyti konferencijos kainą, turite turėti idėją, ką ketinate pasiūlyti dalyviams. Jūsų maršrutas ir pranešėjų sąrašas bus pardavimo veiksnys potencialiems užsiregistravusiems.
3 veiksmas: vietų ir paslaugų palyginimas
Kai turėsite tikslesnę idėją apie tai, kada vyks jūsų konferencija ir kiek žmonių norite dalyvauti, galite pradėti ieškoti tinkamos vietos. Turėkite omenyje, kad jūsų vietos pasirinkimas taip pat lems jūsų maitinimas ir garso/vaizdo išlaidas. Taip yra todėl, kad daugumoje konferencijų centrų ir renginių viešbučių reikia naudoti jų vidines paslaugas bet kokiems renginiams vietoje.
Daugumoje konferencijų reikės suteikti tam tikrą nakvynę svečiams, keliaujantiems iš regiono ribų. Ši būtinybė sukuria dar vieną svarstymų rinkinį, į kurį reikia atsižvelgti vietos sprendimas.
4 veiksmas: registratorių įdarbinimas ir valdymas
Net patys populiariausi konferencijos turi veiksmingai parduoti savo renginį, kad užpildytų kiekvieną vietą namuose. Dalyvavimas yra vienintelis svarbiausias jūsų renginio sėkmės veiksnys. Geras lankomumas atneša pajamų ir rėmimo galimybių. Kuo daugiau žmonių užsiregistruosite, tuo labiau atsiras reklamos ir dalyvavimo angų paklausa. Trumpai tariant, jei galite sutraukti minią, visa kita susidėlios į savo vietas daug lengviau.
Registracijos tvarkymas tampa sunkesnis, nes jūsų renginys didėja. Čia yra an internetinė registracijos sistema gali padėti sekti numerį, apdoroti mokėjimus ir tvarkyti duomenis.
5 veiksmas. Išsamios informacijos planavimas vietoje
Galiausiai, suorganizavus ir įgyvendinus konferencijos verslo elementus, galima pradėti galvoti apie informacija vietoje. Tai apima, kaip elgsis dalyviai naršyti konferencijoje, bendras kiekvieno kambario išplanavimas ir maisto bei gėrimų paskirstymas. Tai yra konferencijos planavimo dalis, kurią dauguma žmonių sieja su renginių planavimu. Geriausias būdas suderinti visas detales – eiti per savo maršrutą taip, kaip tai darytų jūsų svečiai. Įsivaizduokite, kaip jie mąstys ir veiks kiekvienu dienos momentu, kad išspręstų problemas prieš joms iškilus.
6 veiksmas: parodų tvarkymo patarimai
Konferencijose paprastai yra parodų zona arba konferencijų aukštas, kur rėmėjai ir pardavėjai nuomojasi patalpas savo produktams reklamuoti. Tai gali būti labai pelninga jūsų konferencijos galimybė, jei viską suorganizuosite gerai. Tačiau atminkite, kad ekspozicijos zonai reikės didelių abiejų pastangų laiko ir išteklių, todėl prieš įsipareigodami naudoti šį formatą įsitikinkite, kad esate pasirengę valdyti kelių tiekėjų poreikius.
