Dažnai painiojama su sekretore ar Administracinis Asistentas, biuro vadovai daugelyje įmonių dirba aukštu lygiu ir atlieka vieną iš sudėtingiausių darbų įmonėje. Biuro vadovai paprastai vadovauja ir glaudžiai bendradarbiauja su kitų skyrių vadovais, kad sukurtų sveiką darbo aplinką.
Norintys samdyti biuro vadovą, bus išrankūs. Jei norite tokio darbo, galite pagerinti savo galimybes įsidarbinti, žinodami, kuriuos savo įgūdžius ir patirtį reikia pabrėžti per paraiškos pateikimo ir pokalbio procesą.
Kokių įgūdžių reikia norint būti biuro vadovu?
Biuro vadovai prisiima atsakomybę, kad visas biuras ar biurų kompleksas veiktų sklandžiai. Tai gali apimti tokias pareigas kaip vieno ar kelių administracinių padėjėjų valdymas ir priežiūra.
Biurų vadovams paprastai nereikia specializuoto išsilavinimo, tačiau jiems reikia daug atitinkamos patirties ir gerai išvystytų įgūdžių rinkinio tiek administravimo, tiek valdymo pareigose.
Ne visos biuro vadovo pareigos reikalauja lygiai tokių pačių įgūdžių. Daug kas priklauso nuo to, kiek biuro padėjėjų turite prižiūrėti, kiek žmonių naudojasi biuru, kurį valdysite ir kokią programinę įrangą bei kitas sistemas naudoja jūsų darbdavys.
Biuro vadovo įgūdžių tipai
Administracinis
Kaip biuro vadovas būsite atsakingas už kelių administracinių užduočių atlikimą. Tai apima darbuotojų samdymą ir atleidimą, veiklos vertinimą, naujų darbuotojų mokymą ir kitų priežiūrą.
Oficialių paraiškų tvirtinimas, bendrų verslo operacijų vykdymas ir dokumentų bei personalo įrašų tvarkymas taip pat gali priklausyti jūsų jurisdikcijai.
- Daugiafunkcinis darbas
- Informacijos valdymas
- Pašto apdorojimas
- Planavimas
- Konfliktų sprendimas
- Delegacija
- Sprendimų priėmimas
Analitinis
Dalis jūsų vaidmens bus rasti būdų, kaip geriau atlikti savo darbą. Jei pastebėsite savo biuro veiklos neefektyvumą ir pateiksite sprendimus, galbūt galėsite sutaupyti savo darbdavio pinigų ir sutaupyti savo kolegoms daug pablogėjimo.
Puikus biuro vadovas nuolat klaus savęs apie visus procesus, praktiką ir procedūras: „Ar tai prasminga? Ar tai geriausia, ką galime padaryti?" Į savo gyvenimo aprašymą rekomenduojama įtraukti analitinių įgūdžių sąrašą.
- Kūrybiškumas
- Optimizavimas
- Problemų sprendimas
- Kritinis mąstymas
- Procesų valdymas
- Dedukcinis samprotavimas
- Indukcinis samprotavimas
Dėmesys detalėms
Kaip biuro vadovas, su jumis atsilieka. Jūs būsite atsakingas už tinkamų kanceliarinių prekių užsakymą laiku, už įrašų tvarkymą tiksliai ir organizuotai bei sekti visų kitų žmonių poreikius ir problemas biuras.
Jei gerai atliksite savo darbą, atrodo, kad biuras veiks pats. Jei kai kurias detales suprasite neteisingai, kiti žmonės gali nesugebėti visiškai atlikti savo darbo.
- Apskaita
- Orientuotas į detales
- Intuicija
- Proaktyvumas
- Tikslumas
- Sisteminių problemų nustatymas
Bendravimas
Kaip ir biuro padėjėjai, jūs dažnai būsite vienas iš pirmųjų žmonių, kuriuos pamatys lankytojai, ir kartais galite būti vienintelis, kurį jie pamatys, jei vienas iš jūsų biure dirbančių specialistų netyčia. Turite veikti kaip veiksmingas registratūros darbuotojas, tuo pat metu atlikdami kitas savo pareigas.
Taip pat galite būti pagrindinis kontaktinis asmuo tarp įvairių žmonių, kurie naudojasi biuru, ir galbūt tarp jūsų biuro ir kitų toje pačioje organizacijoje.
Jums gali tekti praktikuoti konfliktų sprendimą ir deleguoti darbą. Visa tai sudaro daug bendravimo tiek raštu, tiek žodžiu, kuris visada turi būti tikslus, efektyvus, draugiškas ir profesionalus.
- Rašytinė komunikacija
- Žodinis bendravimas
- Priėmimas
- Telefono etiketas
- Prieinamas
- Aktyvus klausymas
Kompiuteris
Svarbu, kad biuro vadovai turėtų įvairius darbo kompiuteriu įgūdžius. Specifika priklausys nuo jūsų darbdavio, bet paprastai apima duomenų įvedimą, skaičiuokles ir bendras IT užduotis.
Biurų valdymas gali apimti didžiulę atsakomybę. Biurų vadovai paprastai dirba organizacijos viršūnėje ir dirba visais įmonės aspektais. Jei šis pagrindinis vaidmuo jums patinka, toliau peržiūrėkite įgūdžių sąrašą, kad sužinotumėte, ar tai galėtų būti jūsų karjera.
- Microsoft Office Suite
- Operacinės sistemos
- Duomenų įrašas
- Skaitmeniniai kalendoriai
- El. pašto valdymas
- KPI programinė įranga
- Programinės įrangos trikčių šalinimas
- Failų bendrinimas
Finansai
Jūsų pareigos gali apimti buhalterinę apskaitą, sąskaitų faktūrų išrašymą, biudžeto sudarymą ir apskaitą. Taip pat gali reikėti tvarkyti darbo užmokestį, smulkius grynuosius pinigus ir Greitos knygos įrašų. Ketvirtinės ir pusmetinės ataskaitos taip pat gali priklausyti jūsų pareigoms. Bent jau, jei jūsų biuras apskritai tvarko pinigus, jūs būsite atsakingas už tai, kad jie būtų tinkamai tvarkomi.
- Buhalterija
- Biudžeto sudarymas
- Apskaitos programinė įranga
- Finansinės ataskaitos
- Sąskaitos faktūros
- Laikymasis
- Sąžiningumas
Vadovavimas
Kaip didelės biuro padėjėjų grupės vadovas, turėsite išlaikyti visus motyvuotus ir koordinuotus. Turėsite sukurti komandinį darbą.
Jūsų darbas apims visų kitų darbo standartų nustatymą ir tų standartų laikymąsi.
Vadovauti dažnai reiškia padėti kitiems žmonėms augti savo karjeroje, padėti žmonėms pradėti savarankiškai ir gerai bendrauti vieniems su kitais.
- Koordinacija
- Lūkesčių nustatymas ir valdymas
- Komandinis darbas
- Bendradarbiavimas
- Motyvacija
- Vadovavimas
- Valdymas
- Tarpasmeniniai įgūdžiai
Daugiau biuro vadovo įgūdžių
- Auditas
- Lyginamoji analizė
- Integracija
- Atsiskaitymas
- Desktop Publishing
- Transkripcija
- Formalumas
- Guolis
- Teisinių dokumentų pakavimo ir siuntimo procesas
- Užsirašinėjimas
- Atmintis
- Probleminis jautrumas
- Laiko planavimas
- Prioritetų suteikimas
- Streso tolerancija
- Problemų sprendimas
- Socialinės žiniasklaidos valdymas
- Korektūra
- Peržiūra
- Rengimas
- Tinkamas paieškos sistemų naudojimas
- Pranešimo rašymas
- Sukurti ir palaikyti standartines veiklos procedūras (SOP)
- Terminai
- Daugiakalbis
- Profesionalumas
- Klientų aptarnavimas
- Atsparumas
Kaip padaryti, kad jūsų įgūdžiai išsiskirtų
Į savo gyvenimo aprašymą pridėkite atitinkamų įgūdžių: Savo gyvenimo aprašyme naudokite atitinkamų įgūdžių pavadinimus kaip raktinius žodžius, kad nuomos vadovas aiškiai matytų, kad turite tai, ko jie ieško.
Motyvaciniame laiške pabrėžkite įgūdžius: Įsitikinkite, kad jūsų laiške nurodomos pagrindinės jūsų kompetencijos, naudojant kai kuriuos anksčiau išvardytus įgūdžius.
Darbo pokalbyje naudokite įgūdžių žodžius: Kai ruošiatės savo interviu, sugalvokite bent vieną konkretų pavyzdį, kai naudojate pačius aktualiausius įgūdžius.
