Rasti pakankamai laiko yra iššūkis daugeliui smulkaus verslo savininkų. Niekada neužtenka laiko viską atlikti, ypač kai dėvite daugybę skirtingų kepurių ir atliekate daugybę skirtingų vaidmenų. Tai ne tik vargina, bet ir gali sukelti stresą, kai jaučiatės taip, lyg šoktumėte nuo užduoties prie užduoties ir niekada neišbrauktumėte dalykų iš sąrašo.
Vis dėlto vilties yra. Galite sukurti metodą, kaip valdyti savo laiką, nustatydami tikslus, planuodami veiklą, nustatydami prioritetus ir patikėdami kitiems atlikti užduotis. Jei galite tai padaryti, galite padidinti dienos laiką.
Nusistatyti tikslus
Gero laiko valdymo pagrindas yra žinojimas, kur eini ir kaip ten patekti. Tikslų nustatymas gali padėti jums sukurti planą, kaip nukreipti jūsų verslą ten, kur norite.
Sunku ką nors pasiekti, jei nėra konkrečių, išmatuojamų, pasiekiamų, realistiškų ir riboto laiko (SMART) tikslų. Kalbant apie laiko valdymą, produktyvumas, ir tikslo pasiekimas, darbas siekiant mažų trumpalaikių tikslų yra svarbiausias dalykas.
Galite pradėti suskirstydami savo ilgalaikius tikslus į mėnesio tikslus, tada dar labiau suskirstykite juos į savaitės ir dienos tikslus. Jūsų kiekvienos dienos tikslai padės nustatyti tikslą ir įvertinti, kada jį sėkmingai pasieksite.
Planuokite savo veiklą
Suplanuokite savo mėnesį, savaitę ir dienas atsižvelgdami į sau išsikeltus tikslus ir darbus, kuriuos reikia atlikti. Jums gali tekti daryti įrašus knygoje kiekvieną dieną, todėl planuokite tą laiką. Iš anksto suplanuokite atsiliepimų sesijas su darbuotojais. Planuokite laiką viskam, ką reikia padaryti.
Veiksmingiausias būdas planuoti savo mėnesio veiklą yra planuoti laiką. Naudokite šį planavimo laiką, kad patikrintumėte mėnesinius veiklos rodiklius, patikrintumėte, ar nėra darbuotojų, kuriems reikia grįžtamojo ryšio sesijos, ir ieškokite verslo galimybių, į kurias galite pažvelgti.
Jei savo verslui nustatėte mėnesio tikslus, dirbkite atgal nuo tos datos, kai norite, kad tikslai būtų pasiekti. Suplanuokite keletą užduočių, kurias reikia atlikti, kad būtų pasiekti tikslai, kontroliniai punktai.
Suteikite pirmenybę kontroliniams taškams pagal papildomas užduotis, kurias reikia atlikti – pavyzdžiui, jei A užduotį reikia atlikti B, suplanuokite veikla, reikalinga B užduočiai atlikti iki pirmosios savaitės pabaigos, kad A užduotį būtų galima užbaigti antrosios savaitės pabaigoje. Atlikite tai siekdami visų savo savaitės, mėnesio ir pusmečio tikslų.
Autorius plano kūrimas Norėdami nukreipti savo darbuotojus ir save siekti mažesnių tikslų, sukuriate kelią didesnio tikslo pasiekimui. Perduokite savo planus ir tikslus su savo darbuotojais. Norite, kad jie suprastų, kur norite būti. Jūs netgi galite gauti iš jų atsiliepimų, kurie gali būti naudingi siekiant jūsų tikslų.
Pasirinkite sistemą ir įsipareigokite
Yra daug laiko valdymo ir produktyvumo sistemų, įskaitant specialią programinę įrangą, internetines programas ir net bendrą filosofiją. Tikrai nesvarbu, kokią sistemą ar metodą naudojate, tik tai, ką perkate, suprantate ir neatsiliksite.
Jei jums sunku rasti požiūrį į laiko valdymą, kurį galėtumėte visiškai įsipareigoti, pabandykite jį derinti kelių skirtingų filosofijų idėjos, kad sukurtumėte tobulą laiko valdymo ir produktyvumo įrankį tu.
Visos priemonės ir planavimas jums neduos jokios naudos, jei nesilaikysite savo plano. Tai sunkiausia tvarkant savo laiką – priversti save atlikti užduotis, kurias planavote atlikti. Kai kuriomis dienomis gali nepavykti ko nors nuveikti numatytu laiku.
Yra keletas būdų, kaip užtikrinti, kad atliktumėte užduotis, kurių pabėgsite, ir visa kita, ką planavote atlikti. Savo plane kiekvieną dieną skirkite laiko užduočių, kurios nustumiamos atgal, pasivyti. Arba galite likti vėliau nei įprastai ir įsitikinti, kad jie bus atlikti.
Nauda planuojant tam tikrą laiką, kai susigaudėte – jei visi susigaudėte arba nepraėjo nė viena užduotis, galite padaryti pertrauką arba eiti pasikalbėti su savo darbuotojais. Bosas, kuris užsuka pabendrauti, yra puikus motyvatorius.
Jei visos užduotys, kurias turite atlikti, yra kamuoliukai, jūs esate žonglierius. Turite stiklinius rutuliukus (aukšto prioriteto, užduočių negalima mesti) ir guminius (žemesnio prioriteto, užduotis, kurias galite mesti). Numeskite netinkamus, ir jie sugenda. Guminiai atšoka aukštyn, o jūs toliau žongliruojate. Galbūt norėsite nustatyti savo užduočių prioritetus.
Žinokite savo prioritetus
Gali būti, kad ne viską padarysite kiekvieną dieną. Daugelis iš mūsų kasdien turės keletą dalykų, kurių neužbaigėme. Galite pagalvoti apie prioritetinių užduočių sąrašo sudarymą arba bent jau žinote, kurių galite atsisakyti.
Kad nenumestumėte stiklinio rutulio, skirkite laiko išsiaiškinti, kokie yra jūsų prioritetai, ir suplanuokite laiką svarbiausioms užduotims atlikti tada, kai esate produktyviausias. Arba, kaip minėta anksčiau, pasinaudokite iš anksto suplanuotu laiku.
Raskite savo produktyvumo zoną
Kai kurie žmonės yra produktyviausi pirmas dalykas ryte, kai jų protas yra šviežias ir kol visi kiti visiškai pabudę. Kai kurie žmonės nori gilintis į svarbų darbą vidury dienos, kai jų impulsas yra pilnas, o kiti naktinės pelėdos, kurios palieka svarbiausius darbus dienos pabaigai, kai idėjos ir koncepcijos turėjo laiko atsiskaityti.
Galite sutrumpinti laiką, reikalingą darbui užbaigti, nustatydami, kada dirbate geriausiai, esate produktyviausi, ir tam laikui suplanuokite svarbiausius darbus. Galite dar labiau padidinti savo produktyvumą, jei sugebėsite sumažinti blaškymąsi ir trukdžius šiuo sutelktu darbo metu.
Stebėkite savo laiką
Laiko stebėjimas naudojant tam skirtą laiko stebėjimo įrankį gali būti puikus būdas valdyti laiką, net kai jums nereikia sekti laiko, praleisto klientui ar apmokestinamam darbui.
Dienos laiko stebėjimas gali padėti padidinti produktyvumą dviem būdais. Pirma, galite sutelkti dėmesį į užduotį, kurią šiuo metu dirbate.
Antra, laiko stebėjimas gali suteikti jums vaizdą, kur tiksliai praleidžiate laiką. Jei niekada to nedarėte, tai atveria akis ir suteikia vertingos informacijos apie tai, kaip leidžiate savo laiką.
Jei sąžiningai dokumentuosite savo laiką ir veiklą, galėsite nustatyti kai kurias stipriąsias, silpnąsias puses ir tai, kiek laiko iš tikrųjų praleidžiate dirbdami užduotis.
Deleguoti
Nėra nieko blogo, jei atsakomybę perleidžiate kam nors kitam. Kai jūsų lėkštėje yra daugiau, nei galite tvarkyti, gali būti laikas deleguoti. Geras būdas pradėti delegavimą – nustatyti, kokias užduotis galite perduoti, kurios jums nėra būtinos atlikti asmeniškai.
Tada nustatykite darbuotoją, galintį atlikti užduotį, ir įsitikinkite, kad esate informuotas apie rezultatus.
Paskutinė mintis
Ne visada lengva deleguoti, jei esi įpratęs viskuo žongliruoti pats. Tačiau jei suplanuosite savo veiklą, laikysitės plano (proto ribose) ir surasite tinkamus žmones, kuriems pavesti užduotis, staiga turėsite daugiau laiko.
