Planuojant verslo susitikimą, konferenciją ar kitą profesionalų įvykis, lankomumas yra pagrindinis sėkmės kriterijus. Norite pritraukti pakankamai svečių, kad būtų užpildytos vietos, patenkinti lūkesčiai ir renginys pavyktų finansiškai. Dalyviai nori sužinoti naujos informacijos ir bendrauti su bendraamžiais bei savo srities lyderiais.
Lankomumo didinimas ir tinkamų žmonių pritraukimas į renginį neatsitiktinai. Sėkmingiausi susitikimai apima ne tik žvaigždžių pagrindinius pranešimus ir įkvepiančius pristatymus, kad būtų sukurta profesionali, vertinga ir draugiška aplinka kiekvienam. Šis procesas prasideda pradiniame planavimo etape.
Sukurkite tvirtą darbotvarkę
The dienotvarkę jūsų renginyje yra pirmas dalykas, į kurį dalyviai atsižvelgs nuspręsdami, ar dalyvauti, ar ne. Pasirinkite stiprią pagrindinę temą, kad įsitvirtintumėte renginyje, tada suorganizuokite seminarus, paneles, pagrindinius pranešimus ir kitas darbotvarkės dalis, kad pateiktumėte vertingą ir įvairų tos temos turinį.
Kurdami savo dienotvarkę atsižvelkite į dalyvių ir pranešėjų poreikius. Palikite daug laiko pertraukoms ir pavalgyti, o dieną organizuokite aplink didelius renginius, kuriuose norėtumėte, kad visi dalyvautų.
Jei vienu metu surengsite kelis seminarus ar panelines diskusijas, paskirkite renginius, kuriuos veda pagrindiniai pranešėjai, kad visi turėtų galimybę juos išgirsti.
Apsvarstykite logistiką
Net turint geriausią darbotvarkę ir įdomiausius pagrindinius pranešėjus, logistika turės įtakos jūsų lankomumui. Planuodami renginio datas, laiką ir vietas atsižvelkite į savo dalyvių ir pramonės poreikius.
- Kiek trunka jūsų renginys ir kiek vietiniai yra dalyviai? Trumpi įvykiai gali įvykti darbo dienos metu arba iškart po jo. Kelių dienų renginius gali tekti planuoti savaitgalį.
- Ar jūsų pramonėje yra įtemptų sezonų ar jau įsitvirtinusių populiarių renginių? Planuokite savo renginį tokiu metu, kai bus mažesnė konkurencija dėl dalyvavimo.
- Ar dalyviams reikės keliauti ar likti nakvoti? Pasirinkite patogią vietą apsistoti, oro uostus ar kitas kelionės priemones. Pabandykite derėtis dėl sumažinto viešbučio kainos dalyviams ten, kur vyksta renginys, arba netoliese.
- Kur organizuojate renginį? Jei jis yra jūsų versle, turėsite planuoti sėdimas vietas, maistą ir automobilių stovėjimo aikštelę. Jei jis yra viešbutyje ar konferencijų centre, pasirinkite a vieta turintys patirties planuojant panašius renginius.
Jei tikitės surengti kasmetinį ar pakartotinį renginį, planuodami logistiką būkite atidūs dalyvių poreikiams. Lengva dalyvauti renginyje ir sukurti reputaciją tiek pradedant, tiek baigiant laiku.
Naudokite rinkodaros metodus
Savo renginį traktuokite kaip bet kurią kitą verslo dalį ir plėtokite a rinkodaros derinys naudoti reklamai ir reklamai.
- Nustatykite savo tikslinę auditoriją. Kas yra idealūs jūsų renginio dalyviai? Kas jiems rūpi? Ar gali dalyvauti visi pramonės atstovai, ar tik tie, kuriuos pakviečiate asmeniškai? Ar bandote sujungti panašaus rango ir patirties asmenis, ar pritraukti dalyvių skirtinguose jų karjeros taškuose?
- Nustatyti konkrečius gaires. Kokio dydžio bus jūsų renginys? Kiek dalyvių norite? Kokius tikslus bandai pasiekti?
- Sukurkite rinkodaros derinį. Sukurkite savo renginio reklamavimo planą pagal tikslinę auditoriją ir renginio tikslus. Ar reklamuositės atvirai internete ar prekybos žurnaluose? Naudoti paieškos sistemos optimizavimą, kad pritrauktų žmones į renginio svetainę? Siųsti tik asmeninius kvietimus pasirinktam svečių sąrašui?
Tai, kaip sukelsite susidomėjimą, priklausys nuo jūsų renginio dydžio ir apimties. Bet nesvarbu, kokia ji didelė ar kas yra jūsų tikslinė auditorija, naudojant tradicinę rinkodarą ir pardavimo technikos gali padėti padidinti lankomumą.
Pakvieskite anksti
Vienas iš raktų norint pasiekti didelį jūsų renginio lankytojų skaičių – anksti pakviesti žmones ir sekti. Kvietimų tvarkaraštis gali apimti:
- Planavimo proceso pradžioje pakvieskite ir patvirtinkite visus pagrindinius pranešėjus ar grupės pranešėjus.
- Prieš siųsdami kvietimus, paminėkite įvykį svečiams, kuriuos (arba jūsų komanda) pažįstate asmeniškai.
- Siųskite popierinį arba elektroninį išsaugojimo datą asmenims ar organizacijoms, kuriose tikitės dalyvauti.
- Siųskite popierinius arba elektroninius kvietimus, įskaitant svarbiausius darbotvarkės dalykus ir specialius svečius, su RSVP užklausa.
- Dar kartą persiųskite išsamų kvietimą su asmenine žinute savo pažįstamiems kolegoms ar pažįstamiems.
- Susisiekite su pakviestaisiais, kurie likus mėnesiui iki renginio dar neatsiuntė atsakymo.
- Likus savaitei iki numatyto renginio dalyviams išsiųsti renginio patvirtinimą (elektroniniu arba telefonu, priklausomai nuo dalyvių skaičiaus).
- Po įvykio susisiekite el. paštu, kad pakviestumėte atsiliepimų arba praneštumėte apie bet kokius būsimus įvykius, kurie taip pat galėtų būti suinteresuoti.
Išsiųskite asmeninius kvietimus
Nesvarbu, kas yra jūsų tikslinė auditorija, asmeniniai kvietimai gali būti vertingas būdas užsitikrinti dalyvius ir sukelti įspūdžių apie jūsų renginį. Svečiai, gavę asmeninius kvietimus, labiau linkę atsakyti „taip“, net jei dar nepažįsta jūsų ar jūsų organizacijos.
Siųsti fizinis kvietimas kartu su asmenine žinute arba telefono skambučiu draugams, kolegoms ir pažįstamiems, taip pat garsiems svečiams, kurių nepažįstate, bet tikitės, kad dalyvaus.
Kai kurių įvykių atveju tai gali padėti pasidalinti šia atsakomybe. Renginio svečių sąrašas dažnai sudaromas iš kontaktų sąrašų, kuriuos tvarko įvairūs asmenys ir tie asmenys, turintys artimiausius ryšius su pakviestaisiais, turėtų tiesiogiai pakviesti savo svečiai.
Jei planuojate didelį simpoziumą ar suvažiavimą, kuriame dalyvaus šimtai dalyvių, visų pakviesti asmeniškai nebus įmanoma. Tačiau planuojant didesnius renginius, net keli asmeniniai kvietimai gali labai padėti. Nustatykite pagrindinius savo pramonės žaidėjus, su kuriais norite užmegzti ryšius arba kurie galėtų padidinti jūsų renginio žinomumą, tada susisiekite telefonu arba el. paštu.
Stebėkite ir padėkokite dalyviams
Daugelis dalyvių džiaugiasi gavę papildomą dalomąją medžiagą, pristatymo skaidres, rekomenduojamą skaitymą ar kitą medžiagą, kurią galėjo nurodyti pranešėjai. Tolesni veiksmai yra puiki galimybė pasidalinti ta informacija, išsiųsti padėkos žinutes tiems, kurie dalyvavo, ir pradėti viešinti bet kokius papildomus renginius, kuriuos planuojate ateityje.
Tolesni el. laiškai ir laiškai taip pat yra puikus laikas paprašyti atsiliepimų apie savo įvykį naudojant internetinę apklausą, siunčiamą formą arba komentarus el. paštu. Pavyzdžiui:
- Ar dalyviai jautė, kad pristatymuose ir pagrindinėse pastabose pateikta medžiaga atitiko jų lūkesčius?
- Ar renginys suteikė vertingų galimybių užmegzti ryšius ar mokytis?
- Ar renginys pateisino svečių lūkesčius?
- Kur buvo kur tobulėti?
- Kas, dalyvių nuomone, buvo svarbiausias dalykas iš renginio?
- Ar jie dalyvaus panašiame renginyje ateityje?
Tokie atsiliepimai gali padėti suprasti, kur jūsų renginys pavyko, o kur nepavyko, o tai leidžia patobulinti būsimų susitikimų ar konferencijų planavimo procesą.
