Konferencijos planavimas reikalauja įgūdžių rinkinio, apimančio neįtikėtinus organizacinius įgūdžius, gebėjimą atlikti kelias užduotis, energiją, kūrybiškumą, verslo nuovokumą, tarpasmeninius įgūdžius ir dėmesį detalėms. Tam taip pat reikalingas išsamus konferencijų planavimo vadovas, kuris ne tik laikysis tvarkaraščio, bet ir suteiks labai reikalingą patikinimą, kad kažko nepamiršote.
Kuo tai skiriasi nuo kitų renginių planavimo
Konferencijų planavimas skiriasi nuo kitų renginių planavimo tipų ir apima papildomus veiksmus. Konferencijos paprastai būna didelio masto renginiai, kurių planavimas paprastai trunka metus ar daugiau. Jūsų darbų sąraše gali būti vietos pasirinkimas, viešbučio kambarių rezervavimas, internetinės registracijos nustatymas, apsauga pranešėjai, svetingumo apartamentų organizavimas, parodų salės rengimas, susitikimų planavimas, maisto ir gėrimų tvarkymas ir dar. Kiekvienam sėkmingam konferencijų planuotojui būtina parengti gerai organizuotą konferencijų planavimo vadovą, kuriame būtų nurodyti žingsniai.
Konferencijų planavimo vadovas veikia kaip bet kurios konferencijos planavimo planas. Tinkinkite ir keiskite vadovą pagal planuojamą renginį ir laikykite jį po ranka. Tinkamai paruoštas ir naudojamas greitai taps vertingiausia konferencijų planavimo priemone.
Pradėkite nuo konferencijų planavimo pagrindų
Pirmoje konferencijos planavimo vadovo dalyje turėtų būti su konferencija susiję pagrindai:
- Renginio data ir laikas
- Renginio vieta (jei žinoma)
- Renginio tikslas
Įtraukite visus kitus žinomus elementus, pvz., alternatyvias datas arba dalyvių skaičių.
Koks planas?
Prieš pradėdami planuoti įvairius konferencijos elementus, turite išsiaiškinti, kas yra tie skirtingi elementai ir kur jie tinka bendroje jūsų renginio schemoje. Taigi išsiimkite rašiklį ir bloknotą arba atsisėskite priešais kompiuterį ir pradėkite rašyti viską, kas ateina į galvą.
Nesijaudinkite dėl dalykų sąrašo pagal svarbą ar kokia nors chronologine seka. Tai ateis vėliau. Šiuo metu jūs iš esmės sukursite labai ilgą, bet paprastą savo darbų sąrašo versiją, kuri bus suskirstyti į skirtingus atskirus komponentus, kurie bus tvarkomi atskirai planavimo metu procesas.
Šiame skyriuje gali būti nurodytas bet kuris iš šių dalykų:
- Vietos pasirinkimas
- Viešbučio pasirinkimas
- Susitikimų erdvė
- Svetingumo apartamentai
- Konferencijų parodų salė ir stendai
- Atidarymo ceremonija
- Pranešėjo/parodos dalyvio registracija
- Dalyvių registracija
- Kelionės organizavimo detalės
- Dalyvio ženkleliai
- Renginių programa
- Maisto ir gėrimų
- Garso ir vaizdo
- Personalas vietoje
Skirkite šiek tiek daugiau laiko sudarydami šį sąrašą, kad nieko nepraleistumėte ir pridėkite viską, kas bus vėliau. Nesijaudinkite dėl daugybės išvardytų atsakomybės sričių; tikslas yra viską apgalvoti dabar, kad galėtumėte efektyviai planuoti ir valdyti kiekvieną elementą.
Pasirinkite vietą
Kai nuspręsite, kada vyks konferencija, ir suprasite bendrą renginio apimtį, kitas žingsnis yra vietos pasirinkimas. Priklausomai nuo konferencijos dydžio, galite pasirinkti vieną vietą visiems savo konferencijos poreikiams: nuo parodų salės iki posėdžių salių, pokylių salių ir viešbučio kambarių.
Jei konferencija yra per didelė, kad ją būtų galima surengti vienoje vietoje, ieškokite vietos, esančios netoli išorinių viešbučių arba maitinimo vietas, kad konferencijos dalyviams nereikėtų važiuoti per toli, kad galėtų pervežti iš vieno konferencijos renginio į kitą.
Pagalvokite apie dalyvių registraciją
Apsvarstykite, kaip geriausiai dalyviams užsiregistruoti į šią konferenciją ir kaip patvirtinsite jų registraciją. Galbūt norėsite sukurti dalyviams skirtus ženklelius ar vardų žymas. Pradėdami registraciją būtinai peržiūrėkite ir atnaujinkite planavimo vadovą.
Jei tikimasi, kad renginys pritrauks daug žmonių, tuomet reikia naudoti internetinę konferencijų registracijos sistemą. Sistema gali apdoroti mokėjimus, stebėti registracijas ir tvarkyti kitą svarbią informaciją bei padėti rengti ataskaitas ir dalyvių sąrašus.
Parodų dalyviai ir konferencijų parodų salės
Parodų zonos yra įprastas konferencijų bruožas, suteikiantis galimybę rėmėjams ir pardavėjams išsinuomoti patalpas savo produktams ir paslaugoms reklamuoti. Tai taip pat yra galimybė konferencijos šeimininkui gauti pajamų, jei parodos funkcija yra veiksmingai reklamuojama ir gerai priimama. Priklausomai nuo jūsų konferencijos dydžio, parodos dalyviams ir parodų salei valdyti prireiks papildomo laiko ir išteklių, todėl atitinkamai planuokite.
Kaip minėta pirmiau, internetinės konferencijų registracijos sistemos yra geriausias būdas sekti registracijas, taigi, jei laukiatės daug dalyvių, tada apsvarstykite galimybę įtraukti dalyvio registraciją į savo dalyvių registraciją sistema. Parodos dalyviams taip pat reikės:
- Parodos dalyvio ženkleliai
- Konferencijų parodų salės žemėlapis su nurodytais stendų numeriais
- Parodos kabinos įrengimo ir išardymo vadovai
- Parodos stendo sutartys
- Vietinių pardavėjų, galinčių padėti išsinuomoti parodas ir paslaugas, sąrašas
Kaip ir konferencijų planuotojas, būsite atsakingas už apsaugos nuomą, kad būtų užtikrintas ekspozicijų salėje esančių medžiagų saugumas.
Suplanuokite konferencijos detales
Atlikę kai kurias didesnes pareigas, tokias kaip konferencijos vietos parinkimas ir dalyvių registracija, galite sutelkti dėmesį į konferencijos detalių planavimą. Kaip ir planuojant bet kokio pobūdžio renginį, organizuotumas yra toks pat svarbus kaip ir dėmesys detalėms.
Dabar pats laikas ištraukti tą ilgą darbų sąrašą, kurį sudarėte konferencijos planavimo proceso pradžioje. Peržiūrėkite sąrašą ir prireikus atlikite pakeitimus ar papildymus, kad atspindėtumėte naujausias užduotis ir pareigas. Tada sudėkite šiuos elementus chronologine tvarka, pradedant nuo elementų, kuriuos galima arba reikia užpildyti iš anksto. Pavyzdžiui:
- Užsisakykite viešbučio kambarių bloką
- Rezervuokite parodų salės erdvę
- Tyrinėkite internetinių konferencijų registracijos sistemas
- Suplanuokite konferencijos rinkodaros planą
Pradėkite nuo pradžių ir eikite iš ten. Dėl kiekvienos smulkmenos, kuri turi būti stebima, turi būti atlikta tolesnė veikla, siekiant užtikrinti, kad sutartys pasirašytos ir gautos. Artėjant konferencijos datai, jūsų veiksmai apims trumpalaikes užduotis, pavyzdžiui:
- Pasirinkite spalvų schemą ir dekorą
- Padarykite gėlių kompozicijas
- C meniu
- Pasirūpinkite pranešėjų ar VIP asmenų pervežimu į oro uostą
Laikykite savo konferencijos planavimo vadovą kaip savo vadovą viskam, kas įtraukta į planuojant konferenciją, kad ir kokia maža būtų. Šis vadovas greitai taps neįkainojama priemone, kuri ne tik padės jums organizuoti ir laikytis grafiko bet nuramins nervus artėjant dideliam pasimatymui ir suabejojate, ar nepamiršote kažkas.
