Jei skyrėte laiko sudaryti visų užduočių, kurias turite atlikti norėdami valdyti savo verslą, sąrašą ir tada užsakė juos pagal tai, kiek jums patiko juos daryti, kur atsiras išlaidų įrašų tvarkymas į? Du šimtai septyniasdešimt? Ar net žemesnė?
Tačiau dauguma iš mūsų verslo įrašų tvarkymą neabejotinai laiko nuodugniu darbu ir linkę jį nuvertinti Pirmenybė teikiama, geras įrašų valdymas ne tik palengvina mūsų darbinį gyvenimą, bet ir gali padėti mums sumažinti įtampą mokesčių srityje laikas. Štai ką galite padaryti, kad įrašų tvarkymas būtų paprastas:
Atskirkite savo verslo ir asmenines išlaidas
Skamba lengvai, ar ne? Tačiau tai yra įrašų tvarkymo dalis, kuri suklumpa daugumą žmonių. Pavyzdžiui, jei potencialų klientą išvešite žaisti golfo, tai asmeninės ar verslo išlaidos? (Atsakymas yra asmeninis, nes žalieji mokesčiai nėra atskaitomos verslo išlaidos). Transporto priemonės, kurias naudojate tiek asmeniniais, tiek verslo tikslais, yra dar viena nuolatinė problema. Turite žinoti, kas priskiriama teisėtoms verslo išlaidoms, o kas ne, ir įsitikinkite, kad jūsų verslo įrašai tai tiksliai atspindi.
Gaukite pakankamai visų verslo išlaidų dokumentų
Daugelis verslininkų klysta manydami, kad „sąrašai“ yra pakankamai geri įrašų tvarkymo tikslams. Pavyzdžiui, jie turi pirkinių sąrašą savo kredito kortelių ataskaitoje ir mano, kad tai yra pakankamai gera, kad jie būtų laikomi verslo išlaidomis.
Deja, CRA (Kanados pajamų agentūra) yra reiklesnė. Jie nepriima kredito kortelių išrašų ar panaikintų čekių kaip pakankamų išlaidų dokumentų, kai paprastai išrašoma sąskaita faktūra arba kvitas. IRS yra atlaidesnis ir, jei nėra kvito, paprastai priims kredito kortelių ataskaitas ir atšauktus čekius kaip išlaidų reikalavimų įrodymą.
Kalbant apie įrašų saugojimą, reikia turėti omenyje du dalykus:
Visada gaukite kvitą. Įpraskite kiekvieną kartą perkant – kad ir koks mažas – prašyti kvito. Taip pat atsiranda nedidelės išlaidos, todėl jums reikia verslo įrašų dokumentų.
Jei reikia, pažymėkite kvitus. Vis dar yra įmonių, kurios dalija kvitus, ant kurių nieko nėra, išskyrus prekės įsigijimo datą ir tai, kiek ji kainavo – o tai nėra labai naudinga, kai žiūrite į kvitą, bandydami išsiaiškinti, kokia buvo prekė ir kuriai verslo išlaidų kategorijai ji tinka į.
Kai gausite kvitą, pažiūrėkite į jį ir užrašykite atitinkamą informaciją, pvz., kam skirtas kvitas ir išlaidų kategoriją.
Gaukite savo verslui atskirą banko sąskaitą
Nors mokesčiai už verslo banko sąskaitos yra žinomai aukšti, palyginti su asmeninėmis sąskaitomis, verslo banko sąskaita yra būtina norint gerai valdyti verslo įrašus. Verslo banko sąskaita padeda atskirti verslo ir asmenines išlaidas. Visas verslo pajamas įnešite į verslo sąskaitą, o visas su verslu susijusias išlaidas ar mokėjimus išimsite tik iš verslo sąskaitos.
Kokią verslo banko sąskaitą turėtumėte gauti? Einamoji sąskaita – pageidautina tokia, kuri teikia mėnesines ataskaitas ir grąžina jums atšauktus čekius.
Verslo čekiai padeda supaprastinti įrašų tvarkymą, nes galite naudoti atmintinės eilutę kiekvieno čekio priekyje, norėdami dokumentuoti išlaidų verslo tikslą.
Turėkite ir naudokite atskirą kredito kortelę verslo išlaidoms padengti
Jei naudosite savo asmenines kredito korteles verslo tikslais, greitai pateksite į įrašų tvarkymo liūną. Verslo kredito kortelė labai supaprastina verslo įrašų tvarkymą, nes padeda atskirti asmenines ir verslo išlaidas (taip pat padeda verslui atrodyti profesionaliau).
Turėkite savo verslo kelionių ridos žurnalą
Jei naudojate bet kurį iš savo transporto priemonės verslo reikmėms, ridos žurnalas bus didelė pagalba tvarkant įrašus. Atkreipkite dėmesį į ridos skaitiklio ridą (arba kilometrą) metų pradžioje ir įveskite ridą pagal datą kiekvieną kartą, kai naudojate transporto priemonę verslo tikslais. Turėdami ridos žurnalą savo automobilio pirštinių dėžėje, tai palengvins. Jei turite daugiau nei vieną transporto priemonę, kurią naudojate verslo tikslais, kiekvienoje veskite ridos žurnalą.
Kartu saugokite visus savo verslo įrašus konkrečiais mokestiniais metais
Verslo įrašų išsklaidymas visur yra tikras laiko švaistymas, kai kalbama apie apskaitą ar mokesčius. sutvarkydami savo verslo įrašų valdymo sistemą pagal fiskalinius metus, bus daug lengviau rasti reikalingus verslo įrašus, kai jų prireiks juos.
Saugokite savo verslo įrašus tinkamą laiką
Dėl tam tikrų priežasčių atrodo, kad kyla daug painiavos dėl to, kiek laiko turite saugoti savo verslo įrašus. Mokesčių tikslais: „Jei deklaraciją pateikiate laiku, saugokite savo įrašus mažiausiai šešerius metus nuo mokestinių metų, su kuriais jie susiję, pabaigos“. Šis šešerių metų laikotarpis prasideda nuo tada, kai paskutinį kartą naudojote verslo įrašus, o ne nuo tada, kai įvyko operacija.
JAV mokesčių deklaracijose „saugokite įrašus trejus metus nuo tos dienos, kai pateikėte pirminę deklaraciją, arba dvejus metus nuo data, kai sumokėjote mokestį, atsižvelgiant į tai, kuri data yra vėlesnė, jei prašymą dėl kredito ar grąžinimo pateikiate po to, kai pateikiate deklaraciją. Saugokite įrašus septynerius metus, jei pateikiate ieškinį dėl nuostolių dėl beverčių vertybinių popierių arba išskaitykite beviltiškas skolas.
Apskaitos programinė įranga palengvina
Dėl savo naudojimo paprastumo, prieinamumo iš mobiliųjų įrenginių ir mažos kainos šiandieniniai debesies pagrindu veikiantys smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos paketai gali labai supaprastinti įrašų valdymą. Už maždaug 10 USD per mėnesį programinės įrangos pardavėjai, tokie kaip „FreshBooks“ ir „Zoho“, siūlo pagrindinius pradinius paketus tinka laisvai samdomiems darbuotojams ir individualioms įmonėms, įskaitant sąskaitų faktūrų išrašymą, išlaidų stebėjimą ir paprastą ataskaitų teikimas. Pagalvokite apie pranašumus, susijusius su galimybe, pavyzdžiui, išsiųsti sąskaitą faktūrą tiesiai iš savo išmaniojo telefono, paimkite a pietų kvito su klientu paveikslėlį ir įrašykite jį kaip išlaidas arba stebėkite atsiskaitymo laiką naudodami įmontuotą laikmatis.
Šie aštuoni dalykai, kuriuos galite padaryti, kad palengvintumėte savo įrašų tvarkymą, nėra sunkūs. Kaip ir daugeliui administracinių reikalų, susijusių su verslo valdymu, jiems tereikia susikurti gerus įpročius ir užsispyrimą. Tačiau jei šias taisykles taikysite dabar ir laikysitės, kitą kartą apmokestinimo metu pamatysite didžiulį skirtumą ir apskaita bus paprastesnė visus metus.
