Darbuotojo medicininė byla yra visko, kas susiję su sveikata, išmokomis sveikatai, darbuotojo su sveikata susijusiomis atostogomis ir išmokų pasirinkimu bei darbuotojo draudimu, saugykla. Darbdavys saugo kiekvieno darbuotojo medicininę bylą atskirai. Šių failų turinys niekada nėra maišomas su jokiu kitu darbuotojo byla, pvz., personalo byla.
Kadangi medicininėje byloje yra neskelbtinos ir konfidencialios informacijos, ji turi būti saugioje, užrakintoje ir nepasiekiamoje vietoje. Bylų spinta, kurioje saugomi darbuotojų medicininiai dokumentai, taip pat turėtų būti užrakinta, o personalo darbuotojai turėtų turėti vienintelius raktus. Prieiga prie darbuotojų medicininių bylų suteikiama tik žmogiškųjų išteklių personalui.
1996 m. Sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatymas (HIPAA) reikalauja, kad darbdaviai saugotų darbuotojų medicininius įrašus kaip konfidencialius; medicininiai įrašai turėtų būti saugomi atskirai ir atskirai nuo kitų verslo įrašų. Niekada nelaikykite darbuotojo medicininių įrašų darbuotojo bendrojoje personalo byloje.
Dėl informacijos konfidencialumo įrašai turi būti atskirti nuo failų, kuriuos gali pasiekti darbuotojai, pavyzdžiui, vadovai ar vadovai. (Tiesą sakant, tai taip pat rekomenduojama personalo failams apskritai – suteikite prieigą tik personalo darbuotojams.)
Darbuotojo medicininės bylos turinys
Tai yra daiktų tipai, kurie turėtų būti saugiai laikomi darbuotojo medicininėje byloje. Jei abejojate, apsisaugokite su medicina susijusią savo darbuotojų informaciją.
- Sveikatos draudimo prašymai ir formos
- Gyvybės draudimo paraiškos ir formos
- Paskirto naudos gavėjo informacija
- Prašymai dėl bet kokių kitų išmokų darbuotojams, kuriems gali prireikti medicininės informacijos, pvz., regėjimo draudimo
- Prašymai dėl mokamų ar neapmokamų medicininių atostogų
- Šeimos medicinos ir atostogų įstatymo (FMLA) ataskaitos ir susijusios paraiškos bei dokumentai
- Gydytojo pasirašyti FMLA dokumentai
- Dokumentai apie šeimos nario ar vaiko, dėl kurio kreipiatės dėl FMLA laiko nuolatinei priežiūrai, ligas
- Medicininiu požiūriu susijusių atostogų dokumentai darbuotojams, kurie negali gauti FMLA atostogų
- Gydytojo tyrimai, užrašai, susirašinėjimas ir rekomendacijos
- Su medicina susiję pasiteisinimai dėl neatvykimo į gydytoją ar vėlavimo
- Medicininio darbo apribojimai su rekomenduojamo gydytojo dokumentais
- Nelaimingų atsitikimų ir sužalojimų ataskaitos, įskaitant OSHA reikalaujamus dokumentus
- Darbuotojų kompensacijų pranešimai apie sužalojimą ar ligą
- Bet kokia kita forma ar dokumentas, kuriame yra asmeninė medicininė informacija apie darbuotoją
Jei laikysite šiuos failus konfidencialiai, jūsų darbuotojai jumis pasitikės, o jūs paisysite įstatymo dvasios ir reikšmės.
Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito viso pasaulio auditorija ir darbo įstatymai ir taisyklės įvairiose valstijose ir šalyse skiriasi. Prašome kreiptis teisinės pagalbos, arba pagalba iš valstijos, federalinių ar tarptautinių vyriausybinių išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir pagalbai.
