Dėl kokių priežasčių darbo užmokesčio apdorojimą reikia atlikti iš išorės?
Net jei turite tik kelis darbuotojus, galite nuspręsti savo darbo užmokesčio apskaičiavimą perduoti kitiems asmenims, ty perleisti darbo užmokesčio apskaičiavimo ir kitas darbo užmokesčio apskaitos pareigas kam nors kitam. Toliau pateikiami keli svarstymai, padėsiantys nuspręsti, ar naudoti išorės paslaugas.
Pirmiausia apžvelgsime situacijas, kai galbūt norėsite apsvarstyti galimybę perleisti darbo užmokesčio fondą, o tada – kai kurias užsakomųjų paslaugų galimybes.
Darbo užmokesčio perdavimas sumažina darbo sąnaudas
Jei tiesiog mokate biuro darbuotojams, galite apskaičiuoti darbo užmokestį padauginę valandas iš tarifo ir nustatyti, ar turite mokėti viršvalandžius.
Bet jei gaminate produktą, turite žinoti kiekvieno produkto darbo sąnaudas, kad galėtumėte nustatyti parduotų prekių kainą.
Leiskite tarnybai susidoroti su keliomis valstybėmis, vietovėmis
Jei turite darbuotojų daugiau nei vienoje valstybėje, turite laikytis valstybės pajamų mokesčių mokėjimo ir ataskaitų pateikimo reikalavimų. Jei jūsų verslas veikia skirtinguose miestuose, taip pat galite turėti vietinius pajamų mokesčius, kuriuos turėsite išskaičiuoti, sumokėti ir pranešti.
Išskaičiuoti mokesčius yra sudėtingi
Apskaičiuoti išskaičiuojamas sumas darbuotojams yra sudėtinga. Trumpai, jūs turite:
- Nustatykite federalinį pajamų mokesčio išskaitymą pagal darbuotojo W-4 formą (kurią galima keisti taip dažnai, kaip darbuotojas nori).
- Pagal būseną W-4 nustatykite valstijų išskaitymą pajamų mokesčius turinčioms valstybėms.
- Nustatykite 7,65% darbo užmokesčio FICA mokesčius (ir turite stebėti gerai apmokamus darbuotojus, kad būtumėte tikri, kad jų socialinis Užstato išskaitymas yra apribotas iki didžiausios metų trukmės ir pradėti išskaičiuoti papildomą Medicare mokesčių.
Net vieno darbuotojo darbo užmokesčio apskaičiavimas gali atimti daug laiko, nes mokėjimus ir reikiamas ataskaitas turite atlikti taip pat, lyg turėtumėte daug darbuotojų.
Nebandykite sekti terminų
Darbo užmokesčio mokesčių mokėjimas ir ataskaitų teikimas (federaliniai ir valstijos mokesčiai, išskaičiuojami mokesčiai, FICA mokesčiai, nedarbo ir darbuotojų kompensacijos bei atskiros valstijos darbo užmokesčio galimybės) gali būti bauginančios.
Tačiau atminkite, kad praleistas mokėjimo ar pranešimo terminas gali kainuoti pinigines baudas ir nuobaudas. Darbo užmokesčio apskaičiavimas iš išorės, net ir turint vos kelis darbuotojus, yra galimybė, kurią daugelis darbdavių svarsto savo verslo pradžioje. Tai gali būti tinkamas pasirinkimas jūsų verslui, atsižvelgiant į jūsų aplinkybes.
Kaip apmokestinamos darbo užmokesčio apdorojimo paslaugos?
Daugelis darbo užmokesčio apskaitos paslaugų ima bazinį mokestį, todėl net jei turite tik vieną darbuotoją moka daugiau, nes paslauga turi pateikti tuos pačius dokumentus vienam darbuotojui, kaip ir vienam darbuotojui 10. Pavyzdžiui, jie vis tiek turės pateikti 941 formą kiekvieną ketvirtį, net jei turite tik vieną darbuotoją.
Papildomos išlaidos kiekvienam papildomam darbuotojui yra gana mažos. Turint tai omenyje, žemiau yra keletas informacija apie darbo užmokesčio tvarkymo paslaugas, su jų išlaidomis ir tuo, ką jie teikia.
Pagalbinės darbo užmokesčio apskaitos paslaugos
Kai kurios paslaugos užpildo visus dokumentus už jus. Pavyzdžiui, tokios įmonės kaip Paychex ir ADP ima mokestį už čekį per mokėjimo laikotarpį, įskaitant padavimą, tiesioginį įnašą ir čekių sumažinimą. Galite įvesti informaciją internete ir jie paskiria darbo užmokesčio specialistą, kuris jums padės. Kaip pavyzdį galite pamatyti visą ADP paslaugų spektrą jų svetainėje.
Savitarnos darbo užmokestis internetu
Kitos paslaugos padeda jums patiems pateikti dokumentus. Pavyzdžiui, „Intuit“ internetinė darbo užmokesčio apskaitos paslauga leidžia užpildyti darbo užmokesčio formas internetu. Prieš pasirinkdami šias paslaugas, įsitikinkite, kad jos suderinamos su jūsų operacine sistema ir aparatine įranga. (Kai kurie neveikia Macintosh sistemose.)
Kai kurios įmonės leidžia jums patiems susimokėti darbo užmokestį internetu. Jie ima mokestį pagal darbuotojų skaičių ir valstybių skaičių.
Kai kurios gali turėti papildomų funkcijų, kurių jums gali prireikti konkrečioje situacijoje (pvz., laiko kortelės įvestis). Perskaitykite informaciją interneto svetainėse ir susisiekite su įmonių atstovais. Tai visada geras būdas pasakyti, kokie draugiški jie bus. Pateikiau tik keletą iš daugelio paslaugų, kurias galite rasti internete, tačiau IRS turi daugiau informacijos apie darbo užmokesčio paslaugas ir teikėjus, į kuriuos galbūt norėsite pasidomėti.
Ar darbo užmokesčio užsakymas yra vertas išlaidų?
Net jei turite tik vieną darbuotoją, galbūt norėsite rimtai pagalvoti apie darbo užmokesčio apskaitos paslaugą, kuri padėtų jums paruošti darbo užmokesčio čekius ir sumokėti bei pranešti apie darbo užmokesčio mokesčius. Atminkite, kad viena bauda arba bauda už praleistą mokėjimą ar pranešimą gali būti daugiau nei ištisus metus. Darbo užmokesčio apskaitos sistemos nustatymas jūsų verslui nėra jūsų pirmasis prioritetas, tačiau jei turite paslaugą, turite galvoti apie tai mažiau.
Norėdami gauti daugiau informacijos apie darbo užmokesčio paslaugas, žr. šį IRS straipsnį su sąrašu darbo užmokesčio ir praktikuojančių partnerių. Pavyzdžiui, apsilankykite Nacionalinės įregistruotų agentų asociacijos svetainėje, kur yra užsiregistravęs agentas, kuris padėtų atlikti darbo užmokesčio apskaitos užduotis.
Įspėjimas! Darbo užmokestis vis dar yra jūsų atsakomybė
Net jei samdote darbo užmokesčio apskaitos paslaugą, jūs, kaip darbdavys, vis tiek esate atsakingas už darbo užmokesčio fondo mokesčių indėlius ir federalinius mokesčių įsipareigojimus. Pavyzdžiui, jei darbo užmokesčio tarnyba nemoka federalinių mokesčių, IRS gali įvertinti jus, o ne darbo užmokesčio apskaitos paslaugą, dėl mokėtinų baudų ir palūkanų.
Be to, atsakinga šalis (galbūt jūs, kaip savininkas) jūsų įmonėje taip pat gali būti asmeniškai atsakinga už tam tikrus nesumokėtus federalinius mokesčius.
