Daugelyje įmonių mokėtinų sumų skyriui neskiriama daug dėmesio, nebent kažkas nutiktų. Tačiau iš gerai valdomo mokėtinų sumų skyriaus galima gauti daug naudos. Ir atvirkščiai, yra daug problemų, kurios gali kilti dėl to, kas tik šlubuoja. Šis skyrius dažnai turi didžiulį poveikį verslo pinigų srautams, o pasinaudojus mokėjimo sutartimis su tiekėjais yra galimybių, kurias galima įgyti arba prarasti.
Gerai valdomas mokėtinų sumų skyrius turėtų turėti galimybę pasinaudoti nuolaidomis ir išankstiniu mokėjimu nuolaidas, taip pat nustatant geriausią būdą, kaip verslui išlaikyti daugiausia pinigų kitoms išlaidoms ir investicijos. Šis skyrius taip pat turėtų turėti galimybę užtikrinti, kad tiekėjai vykdytų savo įsipareigojimus pagal susitarimus ir sutartys, taigi, jei nesilaikoma apimties ar kokybės standartų, problemos išsprendžiamos ir atliekami atitinkami korekciniai veiksmai paimtas.
Dažnos mokėtinų sumų problemos
Nors yra daug galimybių sumažinti išlaidas ir atlaisvinti grynųjų pinigų, įmonėms taip pat kyla nemažai kliūčių, su kuriomis susiduria siekdamos šių tikslų. 2014 m. „Canon“ atliktas mokėtinų sumų optimizavimo tyrimas parodė, kad popieriaus apdorojimas buvo vienas didžiausių šaltinių. Daugeliui organizacijų kyla problemų, o popierinių sąskaitų faktūrų išrašymo laikas yra didžiausias sutrikimas. Kiti pagrindiniai susirūpinimą keliantys šaltiniai buvo:
- Užtikrinti, kad mokėjimai būtų atlikti laiku
- Sąskaitų faktūrų patvirtinimo proceso supaprastinimas
- Gaukite geriausias mokėjimo sąlygas su tiekėjų ir užtikrinti, kad abi pusės vykdytų įsipareigojimus
- Darbas su įvairiomis tiekėjų apskaitos ir sąskaitų faktūrų sistemomis
- Duomenų ir operacijų saugos registravimas ir tikrinimas
Daugelis išvardytų problemų pablogėja arba atsiranda dėl popierinių sąskaitų faktūrų išrašymo. Pamesti popieriai yra dažna daugelio organizacijų problema, dėl kurios vėluojama arba nevykdomi mokėjimai. Be to, nors daugelis įmonių domisi savo dokumentų skaitmeninimu, dauguma tiekėjų vis dar siunčia popierines sąskaitas faktūras arba siunčia jas faksu.
Dauguma mažų įmonių tvarko savo mokėtinus dokumentus, o didžioji dalis to atliekama rankiniu būdu. Kadangi nedaugelis tiekėjų perėjo prie elektroninio atsiskaitymo, dauguma organizacijų išleidžia daug darbo jėgos rankiniu būdu įvesdamos duomenis ir kurdamos skaitmenines dokumentų kopijas.
Popierinės dokumentacijos naudojimas dažnai lėtina sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesą, nes turi būti daromos kopijos ir jos pateikiamos atitinkamiems vadovybės nariams peržiūrėti. Kai dokumentai nėra lengvai prieinami arba prieinami skaitmeniniu formatu, sunku analizuoti duomenis ir užtikrinti, kad būtų sudarytos geriausios mokėjimo sutartys ir būtų vykdomi įsipareigojimai. Laiku ir išankstinio mokėjimo nuolaidų susitarimai gali būti lengvai prarasti, jei įmonės negali atlikti mokėjimų, kai to reikalaujama, todėl su dokumentų tvarkymu susiję klausimai gali būti brangūs.
Patobulinimai ir optimizavimas
Dėl to, kad daugelis problemų, susijusių su tinkamu mokėtinų sąskaitų skyrių darbu, kyla dėl to paties Pagrindinės priežastys, organizacijos taip pat gali atlikti keletą pakeitimų, kurie tuo pačiu pasirūpins daugeliu problemų laikas. Trys iš efektyviausių būdų, kaip įmonės gali supaprastinti savo mokėtinų sąskaitų skyrių procesus, yra šie:
- Norėdami suskaitmeninti dokumentus, naudokite objekto simbolių atpažinimą
- Pasinaudokite tiekėjams prieinamais internetiniais portalais
- Kurti valdymo darbo eigas
OCR
Nors daugelis įmonių nuolat naudojasi skaitytuvais, kad sukurtų skaitmenines dokumentų kopijas, paprastai tai apima tik kompiuteryje išsaugoto dokumento vaizdo kūrimą. Tai reiškia, kad informaciją vis tiek reikia įvesti rankiniu būdu į duomenų bazę, taigi, nors įrašų praradimas yra mažiau problema, tai vis tiek užima daug laiko.
Objekto simbolių atpažinimas arba OCR apima dokumento nuskaitymą ir duomenų gavimą iš jo. Šie duomenys gali būti automatiškai įtraukti į duomenų bazę arba skaičiuoklę. OCR procesas padeda sumažinti rankinio duomenų įvedimo klaidų problemą ir leidžia informaciją įvesti vos tik gavus dokumentus. OCR darbuotojui užtrunka maždaug tiek pat laiko, kiek nuskaitydamas dokumentą, kad sukurtų vaizdo failą, ir paprastai nereikia jokių papildomų veiksmų. „Gartner“ teigimu, yra organizacijų, kurios gali išrašyti 80 procentų ar daugiau sąskaitų faktūrų be darbuotojo tiesiogiai.
Tiekėjų portalai
Supaprastinus sąskaitų faktūrų ir duomenų įvedimo į centralizuotą sistemą procesą, įmonės gali sukurti arba imtis internetinio portalo pranašumas, leidžiantis įmonei ir jos tiekėjams sekti užsakymus, peržiūrėti sąskaitas faktūras ir sužinoti, kada atliekami mokėjimai yra pagaminti. Padarius šiuos duomenis prieinamus keliems organizacijos asmenims, galima užtikrinti, kad mokėtinų sumų skyrius turi tinkamą priežiūrą ir gali padėti pagreitinti patvirtinimo laiką sąskaitos faktūros. Suteikus tiekėjams prieigą prie portalo, šios įmonės gali pateikti sąskaitas faktūras ir sekti mokėjimus, taip pat būti informuotos apie visas problemas, susijusias su gautomis prekėmis arba sąskaitų faktūrų išrašymu.
Nustatyti darbo eigas ir procesus
Kad ir kaip organizacija nuspręstų tvarkyti savo duomenų tvarkymo pastangas, svarbu, kad būtų nustatytas sąskaitų ir mokėjimų tvarkymo procesas. Tai leidžia įmonėms užtikrinti, kad operacijos veikia, ir išsiaiškinti alternatyvas, jei jos yra sudėtingos arba sukelia klaidų ar vėlavimų. Pagal Deloitte, šiuose procesuose turėtų būti nurodyta, ką mokėtinų sumų skyrius daro gavęs sąskaitą faktūrą, kaip įvedami ir bendrinami duomenys ir koks yra sąskaitų faktūrų patvirtinimo procesas. Taip pat turėtų būti pateiktos gairės, kaip nustatyti geriausius mokėjimo įvairių tipų tiekėjams būdus.
Nors daugelis tiekėjų siūlo nuolaidas mokant per 30 ar 90 dienų, nuolaida gali būti neverta, jei tai stabdo organizacijos pinigų srautus. Taip pat svarbu, kad būtų būdas patikrinti, ar įmonė ir tiekėjai laikosi sutarties ar susitarimo reikalavimų. Šių problemų sprendimo darbo eigos nustatymas gali padėti organizacijoms priimti teisingus sprendimus.
Kai tiekėjai nepristato laiku, pakankamais kiekiais ar atitinkamo kiekio atsargų, įmonės gali nenorėti apmokėti sąskaitų, kol šie klausimai nebus išspręsti. Darbo eiga gali būti labai svarbi nustatant, ką reikėtų daryti iškilus šioms problemoms. Be to, mokėjimai tiekėjams taip pat turi būti atliekami laiku, kad nebūtų prarastos nuolaidos ar nebūtų taikomos baudos už pavėluotus mokėjimus. Kiekviena tiekėjo sutartis turi būti dokumentuojama ir atnaujinama, kai viskas keičiasi, o procesai turėtų užtikrinti, kad kiekviena paskyra būtų tinkamai tvarkoma.
Darbo eigos kūrimas taip pat gali padėti įmonei:
Užsakomosios paslaugos
Įrašų skaitmeninimas, OCR įdiegimas ir portalo, prie kurio tiekėjai turi prieigą, naudojimas gali nebūti mažesnėms įmonėms, tačiau organizacijos neturėtų manyti, kad išlaidos neleis verslui pasinaudoti juos. Nors elektroninių sistemų kūrimo ir priežiūros sąnaudos daugeliui mažų ir vidutinių organizacijų gali būti pernelyg didelės, to daryti įmonės viduje dažnai nebūtina. Yra įvairių trečiųjų šalių teikėjų, kuriems organizacijos gali perduoti šias užduotis. Organizacijos gali gauti išorės pagalbą viskam, pradedant OCR proceso nustatymu ir baigiant padėti įmonei sukurti tiekėjų sutarčių analizės darbo eigas.
Nors organizacijos gali nepajėgti padengti išlaidų diegiant įvairias IT sistemas Trečiosios šalies tvarkymas dažnai yra labai prieinamas. Įmonės turės palyginti išorės šalių naudojimo išlaidas kuriant šias sistemas su galimomis santaupomis ir verte atlaisvina grynųjų pinigų, tačiau užsakomųjų paslaugų teikimas leidžia organizacijoms pasinaudoti technologijomis ir sistemomis, kurios paprastai būtų per brangios.
- Įsitikinti, kad pirkimo užsakymus sukuriami kiekvienam naujam užsakymui
- Patikrinkite, ar sąskaitos faktūros atitinka gautus produktus ir sutartinius susitarimus
- Patikrinkite įrašus, kad įsitikintumėte, jog mokėjimai atlikti, ar jie atlikti laiku ir nesidubliuoja
- Nustatykite geriausią sąskaitų faktūrų apmokėjimo būdą, pvz., ELP arba kredito kortelėmis, kad sumažintumėte mokesčius
