Nesvarbu, ar tu pradėti renginių planavimo verslą socialiniuose renginiuose, verslo renginiuose ar jų derinyje turėtumėte žinoti, kaip imti mokestį už paslaugas.
Kai kurie veiksniai lemia jūsų tarifą, įskaitant renginio planavimas ir veiklos išlaidas, atlyginimus ir pelną. Kainos skiriasi priklausomai nuo to, kur vykdote savo verslą, kokių projektų imasi ir ką rinka nori mokėti.
Renginių planuotojų mokesčių struktūra
Jei norite pradėti verslą ne visą darbo dieną ar net visą darbo dieną, yra maždaug penki būdų, kaip struktūrizuoti savo renginio mokestį ir nurodykite savo klientams mokesčius:
- Vienodas projekto mokestis
- Išlaidų procentas
- Valandinis įkainis
- Išlaidų procentas plius valandinis tarifas
- Komisiniai tarifai
Norėdami pateikti šiuos paaiškinimus ir pavyzdžius, tarkime, kad už savo paslaugas norite uždirbti vidutiniškai 75 USD per valandą.
Mokesčiai pagal fiksuotą projekto įkainį
Daugelis klientų nori žinoti, kiek projektas kainuos, įskaitant visus mokesčius.
Fiksuoti projektų mokesčiai paprastai naudojami supakuotiems renginiams, pvz., randamiems sporto rinkodaros programose, ir gali būti skaičiuojami vienam asmeniui su daugybe išlygų ir išlygų. Pagal šį scenarijų klientas gali tiesiogiai sudaryti sutartį su renginio planuotoju dėl visų logistikos, maitinimo, renginio vietos, apgyvendinimo išlaidų ir kt.
Pavyzdžiui, tarkime, kad esate pasamdytas organizuoti vienos dienos istorinę ekskursiją po miestą 15 svečių. Jūsų klientas nori, kad nurodytumėte fiksuotą mokestį už transportą, privatų gidą, pietus ir visus / visus įėjimo į renginius mokesčius. Tačiau jie taip pat prašo pateikti aukšto lygio kiekvieno išlaidų elemento suskirstymą.
Kaip an renginių planuotojas, norėdami tai pasiūlyti, turite nustatyti fiksuotą mokestį, nustatydami, kiek kainuos visi projekto aspektai. Turite derėtis ir apskaičiuoti visų paslaugų kainą, įskaitant jūsų laiką, ir nurodyti bendrą išlaidų sumą.
Dėl to jūs tiesiogiai prisiimate atsakomybę už biudžeto valdymą ir reikia numatyti įvairius scenarijus, kai aplinkybės gali pasikeisti. Jūsų atsakomybė ir rizika nustatyti reikiamus indėlius, sumokėti už visas paslaugas ir prisiimti atsakomybę už visas paslaugų sutartis.
Mokesčiai, pagrįsti išlaidų procentine dalimi
Vidutiniškai renginių planuotojai turėtų imti 15–20 % visų renginio išlaidų kaip savo mokesčio dalį. Priklausomai nuo programos sudėtingumo ir laiko, kurio reikia renginiui suplanuoti ir įvykdyti, kartais to pakanka, kad padengtų visas planuotojo išlaidas ir pelno šaltinį.
Pavyzdžiui, tarkime, kad esate pasamdytas organizuoti privačią vakarienę išskirtiniame restorane 40 svečių, kurių vidutinė kaina yra 175 USD vienam asmeniui. Apskaičiuokime, kad susitikti su klientu, planuoti, dalyvauti ir atlikti visus tolesnius šio įvykio veiksmus iš viso užtruksite 15 valandų. Jei taikysite 18% visų išlaidų tarifą, uždirbsite tik šiek tiek daugiau nei jūsų tikslinis valandinis tarifas – 75 USD per valandą:
175 USD x 40 svečių = 7 000 USD x 18 % = 1 260 USD
15 valandų x 75 USD per valandą = 1 125 USD.
Jei klientas su jumis sudaro sutartį dėl visų paslaugų tiesiogiai, tarpinė įvykio išlaidų suma klientui būtų iš viso 8 260 USD.
Mokesčiai pagal valandinį įkainį
Kai kurie klientai nori, kad renginių planuotojas nurodytų valandinį paslaugų įkainį ir įvertintų bendrą valandų skaičių, skirtą valdyti ir vykdyti tam tikrą kliento programą. Tai gali atrodyti panaši į vienodą projekto normą, tačiau ji suteikia abiem šalims daugiau lankstumo prisitaikyti prie pokyčių, kurių gali prireikti.
Daugelis verslo renginių planuotojų kas valandą atsiskaitys už paslaugas. Tai leidžia klientui žinoti, kiek kainuos jūsų paslaugų samdymas, ir leidžia apskaičiuoti pagrįstą biudžetą. Dažnai taip yra dėl to, kad klientas nori geriau susitvarkyti su bet kokias netikėtas išlaidas.
Visada nepamirškite tiksliai apibrėžti lūkesčių parametrų, kad abi šalys susitartų, kokios paslaugos bus teikiamos. Kaip renginių planuotojas, turėtumėte įtraukti nuorodą į visų pagrįstų verslo išlaidų, kurios gali būti patirtos, atsiskaitymą.
Kai kurie renginių planuotojai veiklos išlaidas, pvz., siuntimą, automobilių nuomą ir kitas įvairias išlaidas, gali padidinti net 15–20%. Jei tai padarysite, turėtumėte atskleisti tokius antkainius ir iš anksto susitarti su klientu.
Kalbant apie valandinius renginių planavimo įkainius, taip pat svarbu nustatyti, kaip dažnai galite atsiskaityti už savo laiką.
Pavyzdžiui, tarkime, kad klientas yra tave įdarbinti spalio mėnesį organizuoti vienos dienos seminarą kovo mėnesį. Su jūsų paslaugomis sudaroma sutartis dėl vietos įsigijimo ir derėjimosi dėl jos, maitinimo paslaugos, A/V ir prisidėti prie riboto skaičiaus komunikacijos punktų (t. y. kvietimų, darbotvarkės, vertinimo formų ir kt.) turinio kūrimo.
Jūsų klientas taip pat samdo jus, kad galėtumėte valdyti vietoje. Iš anksto sudarote susitarimą, kad už nustatytas paslaugas atsiskaitysite skirtingu laiku, o sąskaitas už visas iki šiol atliktas paslaugas pateiksite kas savaitę, kas dvi savaites arba kas mėnesį.
Pagal šią sutartį jūs ir jūsų klientas turėtumėte parengti išsamų darbo aprašymą, kuriame būtų numatytos abiejų šalių pareigos. Tada galite apskaičiuoti bendrą tiek valandų biudžetą ir pagrįstas išlaidas (aiškiai nurodykite, ką ta informacija gali apimti).
Mokesčiai, pagrįsti išlaidų procentine dalimi ir fiksuotas mokestis / valandinis tarifas
Kartais esate pasamdomi organizuoti renginį, ir dėl kokių nors priežasčių klientas renkasi tarifą, pagrįstą išlaidų procentine dalimi. Tačiau to nepakanka, kad padengtumėte visą jūsų laiką ir paslaugas. Tokiais atvejais tikslinga mokesčius pateikti dviejose skirtingose kategorijose bendra kaina.
Pavyzdžiui, klientas pasamdo jus organizuoti renginius, susijusius su konferencija. Jūsų užduotis – suorganizuoti dvi privačias vakarienes ir golfo išvyką, kiekvienoje su 50 svečių. Bendra šių kombinuotų renginių kaina yra apie 20 000 USD, tačiau tam reikia apie 60 valandų jūsų laiko, o šio projekto sudėtingumas gali pateisinti didesnę pelno maržą. Turėdami tai omenyje, galutinį fiksuotą mokestį ir valandinį įkainį galite gauti atlikę šiuos skaičiavimus:
Procentinė išlaidų sąmata:
20 000 USD x 18 % = 3 600 USD
Valandinio įkainio įvertinimas:
60 valandų x 75 USD per valandą = 4500 USD
Valandinis deficitas:
$3,600-$4,500 = -$900.
Jei susidursite su deficitu, kaip padarėme anksčiau pateiktame pavyzdyje, galite pasirinkti pasiūlyti 15 valandų kelių išorinių tiekėjų logistikos valdymui. Tada jūsų citata gali atspindėti šiuos dalykus:
Tarpinė renginio išlaidų suma: $23,600
Fiksuotas mokestis: 1125 USD (remiantis 15 valandų už 75 USD/val.)
Pagal šį scenarijų turėsite atidžiai nustatyti, ar tinkamai apskaičiavote savo valandas (sąskaita, skirta nestandartinėms veiklos išlaidoms, pvz., asmeninėms kelionėms, padengti). Kaip ir tikėtasi, nedaugelis klientų džiaugiasi, kad vėliau išaugs išlaidos, nebent būtų nurodytos pateisinamos priežastys.
Mokesčiai pagal komisinius
Kitas būdas, kuriuo renginių planuotojai gali rinkti mokesčius už paslaugas, yra renginių vietos užtikrinimas per vietas, kuriose siūlomas komisinis mokestis. Tai mokesčiai, kurie paprastai taikomi kelionių agentams už bilietų, viešbučio kambarių ir kitų transporto rūšių rezervavimą.
Pavyzdžiui, daugelis viešbučių gali pratęsti a komisinis tarifas iki 10% svečių kambariams ir kitoms išlaidoms.
Nors kai kurie renginių planuotojai komisinius mokesčius naudos kaip pajamų šaltinį, Išmanesni klientai gali suabejoti renginių planuotojo lojalumo jausmu, kai yra komisiniai dalyvauja. Dėl šios priežasties daugelis patyrusių planuotojų apribos bet kokį planavimo pasirinkimą, į kurį įtrauktas komisinis tarifas arba derėtis dėl nekomisinių kainų savo programoms ir perduoti tą taupymo šaltinį tiesiai savo klientui apatinė eilutė.
Be to, kai kurie klientai gali žinoti, kad egzistuoja komisiniai tarifai, ir nesitiki, kad jie bus išorėje konsultantai atsiskaito naudodami bet kurį kitą nurodytą atsiskaitymo būdą ir vis tiek moka a komisinis tarifas. Apskritai, daugelis renginių planuotojų mano, kad tokiu būdu iš esmės „padvigubinti“ savo pajamų srautą nėra gera forma.
Jei sutinkate su užsakomaisiais įkainiais, geriau neimti klientų mokesčių už paslaugas naudojant alternatyvius atsiskaitymo būdus.
Yra scenarijų, kai komisiniai įkainiai yra prasmingiausi, pvz., mažesnė ne pelno organizacija arba asociacija, kuri gali samdyti jūsų narystės renginio ar susirinkimo paslaugas, o didžiąją dalį mokesčių sumoka tiesiogiai dalyviai, o ne organizacija.
Kitas scenarijus gali būti, jei jūsų klientas iš jūsų perka klientų dovanas, o jūs taip pat galite pasiūlyti reklaminių prekių platinimo paslaugas. Tokiu atveju tiesiog derėkitės dėl reklaminių prekių ir nemokėkite už savo paslaugas valandiniu mokesčiu, nebent jūsų klientas iš anksto žinotų visus mokesčius.
