Pirkimo apmokėjimo procesas, taip pat žinomas kaip P2P procesas, sujungia pirkimą ir visą tiekimo grandinę procesus įmonėje per prekių gavimo procesą ir galiausiai į mokėjimą, išduotą pardavėjas.
Pastaraisiais metais įmonės atidžiai išnagrinėjo savo pirkimo apmokėjimo procesus:
- Sumažinkite bendras tiekimo grandinės ir atsargų išlaidas
- Atlaisvinkite reikalingus pinigus
- Pagerinkite veiklos našumą
- Priimkite geresnius finansinius sprendimus
Be bendros tiekimo grandinės ir atsargų sąnaudų sumažinimo, patobulinus pirkimo ir apmokėjimo procesą, galima padidinti matomumą vadovybė galimybę geriau bendrauti su pardavėju dėl prekių pristatymo proceso vietos ir mokėjimo pardavėjas.
Proceso „Pirkimas į apmokėjimą“ elementai
P2P procese yra daug elementų, kurių kiekvienas yra svarbus bendrame procese. Procesas prasideda nuo prekių įsigijimo ir baigiasi mokėjimu pasirinktam pardavėjui.
Tiekimas
P2P procesas prasideda nuo to, kad pirkimo skyrius kreipiasi į tyrimų ir plėtros arba gamybos skyrių, kad surastų specialios prekės ar paslaugos pardavėją. Mokslinių tyrimų ir plėtros skyrius gali būti parengęs specifikaciją, kurią pardavėjas turi atlikti.
Kai kuriais atvejais prekė gali būti standartinė atsargų prekė, reikalinga gamybos procesui, o pirkimo skyriui gali reikėti tik surasti geriausios kokybės prekę už geriausią kainą. Priklausomai nuo reikalingos prekės ar paslaugos, pirkimo skyrius gali pateikti užklausą dėl pasiūlymo (RFQ) arba pasirinkti tinkamus tiekėjus, remdamasis ankstesniais santykiais.
Sutartys
Kai pirkimas skyrius pasirinko tinkamą tiekėją ar pardavėjus, bus sutarčių sudarymo procesas, kurio metu pardavėjai ir pirkimo skyrius derėsis sutartis pagal kainą, mokėjimo sąlygas ir pristatymo grafikus.
Pirkimas
Pasirašius sutartis tarp įmonės ir pardavėjo, pirkimo užsakymai gali būti keliami ir siunčiami pardavėjui. Siekdama pagerinti prekių pristatymo laiką, įmonė pirkimo užsakymą gali siųsti elektroniniu būdu, o ne siųsti ar faksu.
Išsiuntus elektroninį pirkimo užsakymą informaciją galima įvesti tiesiai į pardavėjo kompiuterinę sistemą. Siekdamas užtikrinti matomumą, pardavėjas turėtų pateikti įmonei informaciją apie eigą, pvz., atnaujintas pristatymo datas ir dokumentus, tokius kaip išplėstinis pranešimas apie pristatymą (ASN).
Prekių gavimas
Išsiuntus prekes iš pardavėjo, kitas veiksmas – tas prekes pristatyti į klientas. Prekės bus tikrinamos siekiant užtikrinti, kad jų kiekis sutaptų su pirkimo užsakymu, taip pat patikrinama, ar prekės nepažeistos ir ar jos kokybė.
Jei kyla problemų dėl gautų prekių, klientas informuos pardavėją, kad bet kurią prekę būtų galima grąžinti arba susitarti dėl nuolaidos.
Sąskaitų faktūrų išrašymas
Pardavėjas gali išrašyti sąskaitą klientui bet kuriuo metu po prekių išsiuntimo. Naudojant elektroninio sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimą, P2P procesą galima supaprastinti taip, kad informacija būtų įvedama į kliento mokėtinų sąskaitų sistemą.
Kai prekės yra gautos, suderintos su sąskaita faktūra ir pirkimo užsakymu, sąskaitos faktūros apdorojimas gali būti pradėtas.
Sąskaitų faktūrų apdorojimas
P2P procese sąskaitos faktūros turi būti apdorojamos taip, kad būtų gautos bet kokios pardavėjo siūlomos nuolaidos. Suderintoje sutartyje pardavėjas gali pasiūlyti nuolaidas mokėjimui, kurį klientas atlieka iki mokėjimo termino.
Pavyzdžiui, pardavėjas gali pasiūlyti penkių procentų nuolaidą mokėjimams, atliktiems nepraėjus dešimčiai dienų nuo prekių gavimo.
Analizė
Kaip P2P proceso dalis, įmonė turi turėti visišką savo pirkimo išlaidų gyvybingumą. Nuolat stebint išlaidas, bus nustatytos sritys, kurios gali kelti susirūpinimą, pavyzdžiui, pardavėjai didina kainas arba nesąžiningos išlaidos.
P2P procesas, apimantis geriausią praktiką, gali sutaupyti įmonių pinigų. Tai turėtų apimti apribojimus, ką galima įsigyti ne pagal standartinį P2P procesą.
Leidžiant nestandartinius pirkinius, padidėja nereikalingų išlaidų tikimybė, o šių pirkinių priežiūra gali eikvoti išteklius, kuriuos būtų galima sutaupyti, jei būtų naudojamas tinkamas P2P procesas.
