Šiandieniniame „laidiniame“ pasaulyje tvarkyti elektroninius dokumentus gali būti gana sunku.
Be to dokumentų saugojimas vietoje staliniuose, nešiojamuosiuose kompiuteriuose ar mobiliuosiuose įrenginiuose vis daugiau įmonių naudojasi debesis pagrindinėms verslo programoms ir failų saugojimui.
Dar labiau apsunkina saugojimo problemą, nes daugelis įmonių turi dalytis dokumentais tarp darbuotojų. Biure tai paprastai atliekama naudojant failų serverį arba prie tinklo prijungtą saugojimo įrenginį (NAS).
Jei reikalinga bendra mobilioji prieiga, dokumentus galima saugoti debesyje ir bendrinti priskiriant prieigos leidimus.
Viso to pasekmė gali būti failų valdymo košmaras, kai dalis žmogaus dokumentų saugomi debesyje, o dalis – lokaliai, ir net atskiri dokumentai saugomi tik vienoje ar kitoje vietoje.
Organizacija yra raktas į elektroninį failų valdymą
Kad ir kur būtų saugomi dokumentai, svarbu, kad jie būtų tvarkingi ir atnaujinami. Elektroninio failų valdymo tikslas yra užtikrinti, kad galėtumėte rasti tai, ko ieškote, net jei to ieškote praėjus metams po jo sukūrimo.
Dauguma verslo žmonių vienu ar kitu metu buvo gėdingoje padėtyje turėdami a klientas skambina ir negali greitai rasti atitinkamos sąskaitos faktūros ar kitų svarbių kliento dokumentų. Lygiai taip pat erzina krapštymasis metų pabaiga bando rasti dokumentus, susijusius su įmonės sąskaitomis buhalteris arba dar blogiau – mokesčių mokėtojas.
Tinkamas skaitmeninių dokumentų organizavimas yra ypač svarbus bendroje aplinkoje – jei toks yra vienas iš jūsų darbuotojų nesant (laikinai arba visam laikui!), turėtumėte lengvai rasti visus tuo sukurtus ar tvarkomus dokumentus asmuo.
Galimas duomenų praradimas dėl nepatenkintų, išeinančių darbuotojų yra dar viena priežastis apsaugoti savo verslo duomenis.
Šie failų tvarkymo patarimai padės išlaikyti failus pasiekiamus:
1. Programų failams naudokite numatytuosius diegimo aplankus
Diegdami taikomąsias programas naudokite numatytąsias failų vietas. „Windows“ sistemoje pagal susitarimą taikomųjų programų failai yra kataloge (Disko raidė:)->Programų failai. Programų diegimas kitur yra painus ir nereikalingas.
2. Viena vieta visiems dokumentams
Įdėkite visus dokumentus į vieną „šakninį“ aplanką. Vienam vartotojui Windows aplinkoje numatytoji vieta yra aplankas Mano dokumentai.
Failų bendrinimo aplinkoje pabandykite padaryti tą patį. Sukurkite vieną šakninį aplanką (pavyzdžiui, vadinamą „Bendrinamais dokumentais“) ir saugokite visus dokumentus šakninio aplanko poaplankiuose. Turint vieną vietą visiems elektroniniams dokumentams lengviau rasti daiktus ir kurti atsargines kopijas bei archyvus.
3. Sukurkite aplankus loginėje hierarchijoje
Taip sakant, tai yra jūsų kompiuterio dokumentų spintos stalčiai. Naudokite paprastą kalbą, kad pavadintumėte savo aplankus; nenorite ateityje žiūrėti į šį aplankų sąrašą ir galvoti, ką reiškia „TFK“ ar bet kokia kita jūsų sugalvota įdomi santrumpa.
4. Nest aplankai aplankuose
Jei reikia, šiuose pagrindiniuose aplankuose sukurkite kitus aplankus. Pavyzdžiui, aplanke „Sąskaitos faktūros“ gali būti aplankai „2018“, „2017“ ir „2016“. Aplankas, pavadintas a klientas gali apimti aplankus „kliento duomenys“ ir „korespondencija“. Tikslas yra, kad kiekvienas failas būtų aplanke, o ne sąraše būtų daugybė našlaičių failų.
Nekurkite sudėtingų, giliai sluoksniuotų aplankų struktūrų. Jei įmanoma, naudokite aprašomuosius failų pavadinimus.
5. Laikykitės failų pavadinimo taisyklių
Kai kurios operacinės sistemos (pvz., Unix) neleidžia tarpų failų ar aplankų pavadinimuose, todėl venkite to, jei jūsų skaičiavimo aplinka yra mišri.Vietoj to naudokite apatinius brūkšnius kaip skirtuką (pvz., Doe_John_Proposal.doc.) Kiti simboliai, pvz., /? < > \: * | " ^ taip pat draudžiami failų ar aplankų pavadinimuose sistemoje "Windows".
Naudokite aprašomuosius failų pavadinimus, kad būtų lengva identifikuoti ir atkurti, bet nepersistenkite – failų/kelių pavadinimai turi ilgio apribojimus, kurie įvairiose operacinėse sistemose skiriasi.
Sistemoje Windows maksimalus viso failo kelio ilgis (pvz., disko raidė + aplankų pavadinimai + failo pavadinimas) yra 260 simbolių.Jei įmanoma, naudokite įprastas santrumpas, pvz., Jan – sausio arba Corp for Corporation.
6. Būk specifiškas
Elektroniniams failams suteikite logiškus, konkrečius pavadinimus ir, jei įmanoma, įtraukite datas į failų pavadinimus. Failų pavadinimų suteikimo tikslas yra nustatyti, apie ką failas yra, jo neatidarant ir nežiūrint. Taigi, jei dokumentas yra laiškas klientui, primenantis, kad mokėjimas vėluoja, pavadinkite jį panašiai kaip „uždelstas_20180115“; o ne kažkas panašaus į „laišką“. Kaip sužinoti, kam laiškas skirtas jo neatplėšus?
Jei bendrinate failus per paštu ar nešiojamuose įrenginiuose, galbūt norėsite, kad failo pavadinime būtų konkretesnė informacija, nes aplanko informacija nebus įtraukta į bendrinamą failą.
Pavyzdžiui, jei jūsų dokumentas yra aplanke Mano dokumentai\Sąskaitos\2017\Klientai\Doe_John_20180416.doc ir failas bendrinamas arba siunčiamas el. viskas, ką gavėjas matys, yra Doe_John_20170416.doc ir neatidaręs negalės pasakyti, kad failas yra kliento sąskaita faktūra tai.
7. Failuokite eidami
Pats geriausias laikas failą dokumentas yra tada, kai pirmą kartą jį sukuriate. Taigi įpraskite naudoti dialogo langą „Išsaugoti kaip“, kad pateiktumėte dokumentą ir suteiktumėte jam pavadinimą, pirmiausia įdėdami jį į reikiamą vietą.
8. Užsisakykite failus savo patogumui
Jei yra aplankų ar failų, kuriuos dažnai naudojate, priverskite juos patekti į failų sąrašo viršų, pervardydami juos a! arba AA failo pavadinimo pradžioje.
9. Reguliariai iškirpkite failus
Kartais akivaizdu, kas sena, kaip anksčiau pateiktame aplanko „Sąskaitos faktūros“ pavyzdyje. Jei ne, išvalykite aplankus, kad jie nebūtų perkrauti seni failai.
Daryk ne ištrinkite su verslu susijusius failus, nebent esate visiškai tikri, kad failo jums daugiau niekada neprireiks. Vietoj to, pagrindinėje aplankų kolekcijoje, esančioje šakniniame aplanke, sukurkite aplanką pavadinimu „Senas“ arba „Neaktyvus“ ir perkelkite į jį senus failus, kai su jais susidursite.
10. Reguliariai kurkite atsargines failų kopijas
Nesvarbu, ar kopijuojate failus į kitą diską, ar į juostelę, svarbu nustatyti ir sekti reguliarus atsarginis režimas.
Geras failų valdymas leidžia lengvai rasti tai, ko norite
Elektroninių dokumentų tvarkymas turėtų būti bendros jūsų verslo dokumentų valdymo strategijos dalis. Tinkamas dokumentų valdymo planas turėtų apimti visus dokumentų tvarkymo aspektus, įskaitant saugojimą, gavimą, atsargines kopijas ir saugumą.
Paieškos funkcija yra nuostabus dalykas, tačiau ji niekada neprilygs galimybei pereiti tiesiai į aplanką ar failą. Jei nuosekliai laikotės šių failų tvarkymo patarimų, net jei nežinote, kur kažkas yra, žinosite, kur jis turėtų būti – tai didžiulis privalumas ieškant tai, ko ieškote. Gera failų tvarkymo praktika sutaupys jūsų verslo laiką ir pinigus.
