Naudojant apskaitos programinę įrangą, sutaupoma valandų valandų, palyginti su knygų tvarkymu rankiniu būdu arba naudojant skaičiuoklę. Apskaitos programinė įranga sumažina arba pašalina perteklinį duomenų įvedimą, pvz., kliento adreso įvedimą į citatą ir tada prideda darbo užsakymą bei sąskaitą faktūrą. Tai klesti pramonė, viename tyrime prognozuojama, kad pasaulinė apskaitos programinės įrangos rinka iki 2026 m. pasieks 11,8 mlrd.
Jei esate individualus savininkas su nedidelėmis pajamomis, jums gali prireikti ne apskaitos programinės įrangos, o smulkaus verslo savininkų, kurie nešioja inventorių ir žongliruoja su daugybe klientų ir darbuotojų, sutaupys laiko ir turės tikslesnius įrašus, jei naudos apskaitą programinė įranga.
Štai keli patarimai, kaip išsirinkti savo verslui tinkamą apskaitos programinę įrangą.
Ieškokite tam tikrų funkcijų
Susiaurinkite apskaitos programinės įrangos pasirinkimą sudarydami smulkaus verslo apskaitos funkcijų, kurių reikia jūsų verslui, sąrašą. Pirmiausia pasitarkite su savo komanda, kad įsitikintumėte, jog apimate viską, ko reikia jūsų verslui, nes galite pastebėti, kad jums reikia funkcijų, apie kurias anksčiau negalvojote. Pasirinkus ir įdiegus programinę įrangą, gali būti brangu įtraukti savo komandą į kitą programinės įrangos sprendimą, kai paaiškės, kad ankstesniame sprendime nebuvo reikiamų įrankių.
Dauguma smulkaus verslo apskaitos funkcijų apima:
- Atsargų valdymas
- Pardavimų stebėjimas
- Klientų kontaktų tvarkymas
- Prekybininko paskyros palaikymas
- Biudžeto sudarymas
- Apskaičiavimai
- Darbo užmokestis
- Verslo mokestis ataskaitų teikimas
Kai kurios apskaitos programinės įrangos yra specialiai sukurtos tokioms pramonės šakoms kaip statyba, gamyba ir didmeniniai platintojai. Jei jūsų smulkus verslas veikia pramonėje, kuriai taikomi specifiniai apskaitos reikalavimai, gali būti, kad yra apskaitos programinė įranga su funkcijomis, atitinkančiomis šiuos reikalavimus. Nepamirškite paklausti kitų savo darbo srities žmonių nuomonių apie jų apskaitos programinę įrangą, kuri padėtų jums pasirinkti.
Nustatykite, ar tai tinka jūsų verslui
Dabar, kai susiaurinote apskaitos programinės įrangos pasirinkimą, pirkdami smulkaus verslo apskaitos programinę įrangą užduokite keletą klausimų, kad nustatytumėte, ar ji tinka jūsų verslui.
Ar programinė įranga augs kartu su jumis?
Sužinokite, ar programinėje įrangoje yra modulių, kuriuos galėsite pridėti vėliau, jei reikia. Įprasto modulio, kurį galėsite pridėti vėliau, pavyzdys yra darbo užmokesčio apskaita.
Jei modulių pridėti nepavyksta, ar programinė įranga lengvai atnaujinama į pažangesnę tos pačios apskaitos programinės įrangos versiją? Arba programinė įranga eksportuoja į duomenų formatą, pvz., CSV, kad galėtumėte ją įkelti, jei vėliau perjungtumėte į kitą apskaitos programinės įrangos pavadinimą?
Ar jūsų bankas tai palaiko?
Galimybė atsisiųsti operacijas iš banko sutaupo daug laiko, todėl pirmiausia išsiaiškinkite, ar jūsų bankas palaikys programinę įrangą.
Ar jis turėtų būti prisijungęs ar įdiegtas?
Internetinė apskaitos programinė įranga yra žiniatinklio programinė įranga, kuri saugiai veikia per interneto naršyklę. Buhalterinės apskaitos programa internetu ypač patogi norint pasiekti apskaitos duomenis ir įrašus iš kelių kompiuterių.
Ar kai kuriems vartotojams prieiga gali būti apribota?
Jei apskaitos programine įranga naudojasi daugiau nei vienas asmuo, vienam asmeniui gali prireikti visiškos prieigos prie visų funkcijų, tačiau kitiems gali tekti tik prieiti prie duomenų įvedimo sričių, o ne prie ataskaitų.
Ar su apskaitos programine įranga yra nemokama bandomoji versija?
Visada geriausia, jei galite išbandyti programinę įrangą prieš ją perkant. Norėdami pamatyti, kokia naudinga programinės įrangos dokumentacija, atsisiųskite nemokamą bandomąją versiją ir keletą dienų išbandykite, ar ji tinka.
Palaikymo išlaidų veiksnys
Nepamirškite į apskaitos programinės įrangos biudžetą įtraukti palaikymo išlaidas. Kai kuri apskaitos programinė įranga teikia mokamą palaikymą el. paštu arba telefonu nuo to momento, kai pradedate naudoti programinę įrangą. Tačiau įprasta, kad smulkaus verslo apskaitos programinės įrangos kaina suteikia rinkinio palaikymą nemokamai tam tikrą laikotarpį, kad galėtumėte užduoti klausimus, kai pirmą kartą pradėsite naudoti programinę įrangą be papildomų išlaidų išlaidas. Pasibaigus šiam laikotarpiui, už paramą mokate kasmet, kas ketvirtį arba pagal naudojimą.
Apskaitos programinė įranga gali turėti nemokamą internetinį vartotojų forumą, kuriame taip pat galite užduoti klausimus. Tai gali būti gera alternatyva mokamam palaikymui, kai jūsų klausimas susijęs su paprastu, pvz., kaip naudotis funkcija.
Nemokėkite už nereikalingas funkcijas
Mažesnei, ne tokiai sudėtingai įmonei reikia mažiau funkcijų nei didesniam verslui. Kad ir kokie nenugalimai atrodytų papildomi „švilpukai ir varpeliai“, atsispirkite pagundai įsigyti daugiau apskaitos programinės įrangos nei jums reikia.
Paprastai už papildomas apskaitos programinės įrangos funkcijas mokate daugiau. Jei jūsų verslas auga pakankamai, kad prireiktų tvirtesnių finansinių savybių, išlaidos yra pateisinamos, tačiau iki tol turėtumėte laikytis pagrindinių dalykų. Mažesnėms įmonėms dabar yra pakankamai apskaitos programinės įrangos parinkčių, todėl per daug pirkti nereikia.
Pasitarkite su savo buhalteriu
Apskaitos programinė įranga nepakeičia buhalterio, užtikrinančio, kad jūsų įmonė laikytųsi teisėtos ir priimtos apskaitos ir mokesčių praktikos. Tačiau kai naudojate apskaitos programinę įrangą, jūsų buhalteris neturės gaišti laiko atliekant tam tikras užduotis, o tai sutaupo pinigų smulkiam verslui.
Bet kuri gera apskaitos programinė įranga turės ataskaitas, kurias turėsite pateikti savo buhalteriui kas mėnesį, kas ketvirtį ir kasmet. Paklauskite savo buhalterio, kokių ataskaitų reikia, ir įsitikinkite, kad galite jas sugeneruoti naudodami apskaitos programinę įrangą, kurią svarstote.
