Renginio biudžeto subalansavimas yra vienas iš pagrindinių iššūkių, su kuriuo susiduria planuotojai, o daugumos pinigų problemų šaknis galima atsekti pradiniuose diskusijų etapuose. Visada geriausia pradėti renginio planavimą atsižvelgiant į turimus finansinius išteklius, o ne atvirkščiai. Skirdami vos kelias minutes biudžetui, ne tik sutaupysite pinigų ar geriau juos paskirstysite, bet ir sutaupysite daug laiko, nes pašalinsite brangius kintamuosius.
Nurodykite renginių planavimo išlaidas
Išlaidos gali būti gaunamos iš daugybės šaltinių, kai pagalvoji apie visus komponentus, susijusius su funkcijos rengimu. Akivaizdžiausios yra maitinimo ir patalpų nuomos išlaidos, tačiau sąrašas nuo to tik auga. Reikalas tas, kad net vienos išlaidų kategorijos nepaisymas gali turėti pražūtingos įtakos jūsų išlaidoms vienam asmeniui.
Klauskite savo klientų
Kaip ir renginių planuotojas, jūsų vaidmuo – teikti ekspertinę pagalbą renginio koordinavimo ir finansų valdymo klausimais. Nepamirškite, kad jūsų klientai svajoja apie tobulumą, o tai gali lengvai aptemdyti jų nuomonę apie tai, kas yra fiskališkai įmanoma. Pats laikas užpildyti atotrūkį tarp jų biudžeto ir lūkesčių nuo pat pradžių. Dažnai tai taip paprasta, kaip paklausti teisės
Sukurkite pagrindinį renginio biudžetą
Kai jau turite renginio viziją ir įvertinsite, su kiek pinigų turėsite dirbti, pagaliau laikas susisteminti biudžetą. Svarbus žingsnis yra pasakyti savo klientams, kad renginių biudžetai yra „darbiniai juodraščiai“, kurie greičiausiai pasikeis, kai bus gauta daugiau informacijos. Atminkite, kad labai mažai klientų turi patirties, susijusios su išlaidomis ir mokesčiais, susijusiais su lankomumo svyravimais, todėl geriausia statyti 10% buferinę zoną, kad nepritrūktų lėšų.
Apskaičiuokite renginių planuotojo mokesčius
Žinoma, jūs turite įtraukti savo planavimo mokesčiai į biudžetą, o kai kuriems tai gali būti jautri tema. Renginių planuotojai turi keletą būdų, kaip apmokestinti savo paslaugas, pradedant tiesioginiais mokesčiais ir baigiant procentiniais komisiniais. Galų gale, svarbiausia rasti terpę, dėl kurios galėtų susitarti abi pusės. Įsitikinkite, kad jūsų mokesčių struktūra yra dokumentuota sutartyje ir įtraukite ją kaip išlaidas į visus biudžeto projektus.
Apkarpykite renginio išlaidas
Retai kada dirbsite renginyje, kurio biudžetas yra neribotas. Daugiau nei tikėtina, kad planavimo procese pasieksite tašką, kai reikės priimti sprendimus dėl išlaidų mažinimo. Čia patyręs renginių planuotojas tikrai gali padėti savo klientams. Tikslas – nustatyti, kurios pasirinkimo galimybės svečiams daro didžiausią įspūdį. Pavyzdžiui, ar turėtumėte išleisti mažiau papuošalams, kad išsaugotumėte gurmanišką desertą? Kai kuriais atvejais planuotojas gali padengti išlaidas ir iš naujo derėtis arba sumažinti vietas, kurių svečiai niekada nepastebės.
Valdykite garso ir vaizdo išlaidas
Apšvietimo ir garso aparatūra daro didelę įtaką jūsų renginio pristatymui, tačiau ji taip pat turi didelę įtaką biudžetui. Kai atsižvelgiama į kitas AV išlaidas, tokias kaip projektoriai, interneto prieiga ir vaizdo paslaugos, neilgai trukus ši kategorija taps viena didžiausių jūsų biudžeto skaičių.
Raskite pigių rinkodaros galimybių internete
Rinkodara yra kitos išlaidos, kurios gali išaugti eksponentiškai, jei iš karto nepasieksite rezultatų. Žinoma, svarbiausia yra ta, kad nebent efektyviai prekiausite, nebus pakankamai dalyvių, kad padengtų renginio išlaidas. Štai kodėl prasminga naudoti kuo daugiau nemokamų ar pigių variantų, kad išplatintumėte pradinį žodį apie būsimą progą.
