Vienas iš svarbiausių renginio pramogų elementų yra puikaus renginio pasirinkimas pagrindinis pranešėjas ir kiti pranešėjai į darbotvarkę. Kai samdo išorinį pranešėją šiam vaidmeniui, renginių planuotojai gali tiesiogiai sudaryti sutartį su profesionaliu pranešėju arba pasikliauti pranešėjų biuro žiniomis. Nesvarbu, ar tai būtų vidinis vadovas, pramonės lyderis ar profesionalus pranešėjas, sėkminga programa atpažins pranešėjus ankstyvame planavimo procese.
Eksperto patarimas
Diane Goodman, prezidentė Goodman Speakers Bureau, Inc. Windsor, CT yra pripažintas pramonės lyderis, teikiantis profesionalius ir nacionaliniu mastu pripažintus pranešėjus ir pramogų rengėjus įmonių ir organizacijų renginiams. Ji yra ekspertė autorė Išgyvenkite paiešką: kaip nusitaikyti ir pasirinkti geriausią profesionalų garsiakalbį, 12 puslapių pradžiamokslis susitikimų ir renginių planuotojams.
„Goodman“ vadovo struktūrą sudarė kaip naudingų patarimų ir klausimų kontrolinį sąrašą, į kuriuos pradedantieji ir patyrę susitikimų planuotojai turėtų atsakyti viduje, prieš pasisamdydami ar pasirinkdami pranešėją.
Ką daryti prieš pasirenkant pagrindinį garsiakalbį
Visų pirma, kaip ir bet kurio renginio atveju, išankstinis planavimas visada yra naudingas, o kartais ir labai svarbus, norint surasti geriausią jūsų renginio pranešėją. Daug lengviau užsitikrinti geriausius pranešėjus suplanavus bent šešis–dvylika mėnesių iki renginio. Profesionalaus ar žinomo kalbėtojo rezervavimo norma buvo metai. Žinoma, tai ne visada pagrįsta ar realu, ir šiandien žinoma, kad užsakymai atliekami tik prieš kelis mėnesius. Jei galite padėti, nepanikuokite krizės metu. Vėliau padėkosite sau.
Taigi, kad būtumėte pakankamai pasirengę pradėti pagrindinio pranešėjo paiešką, Goodman pataria atlikti šiuos veiksmus kiekvieno renginio ir susitikimo planuotojo pradiniame vidiniame kontroliiniame sąraše:
- Nustatykite susitikimo logistiką / planavimą
- Suprasti auditoriją
- Užfiksuokite susitikimo tikslą
- Apibrėžkite kalbėtojo lūkesčius
- Sėkmės etalonas
Tik tada, kai bus apgalvotos šios užduotys (ir galbūt kitos, susijusios su jūsų renginiu ar susitikimu), turėtumėte pradėti pagrindinio pranešėjo paiešką. Pagrindinis pranešėjas konferencijoje ar susitikime gali atlikti kelis skirtingus vaidmenis. Ar jūsų susitikimui reikalingas įmonės pranešėjas, ar jūsų auditoriją geriau aptarnaus įkvepiantis ar motyvuojantis pranešėjas? Peržiūrėję šį kontrolinį sąrašą suteiksite ne tik geresnę sistemą, iš kurios galėsite vadovautis kalbėtojui paieška, bet sutaupysite laiko, skirto užpakalinei sistemai gauti vidinį patvirtinimą dėl pirmojo pasirinkimo garsiakalbis.
Ką daryti per pagrindinio pranešėjo paiešką
Kai žinosite konceptualią susitikimo kryptį, turėsite geresnę patirtį ieškant tinkamo pagrindinio pranešėjo. Dauguma renginių planuotojų įstringa ne pačiame paieškos ir atrankos procese, o derybose dėl pagrindinių pranešėjų mokesčių.
Profesionalūs pagrindiniai pranešėjai su išleista knyga gali vadovauti įmonėms nuo 10 000 iki 20 000 USD, neįskaitant kelionės į renginį išlaidas. Kita vertus, „New York Times“ geriausiai parduodamas autorius gali surinkti net 40 000 USD už kalbėjimą. Nors šie skaičiai gali atrodyti nepaprastai dideli renginių planuotojams, kurie nėra naujokų pagrindinių pranešėjų, mokesčiai turi būti palyginti santykinai. Koks yra kalbėtojo honoraras, palyginti su rytinių pusryčių kaina arba žmonių, kurių tikimasi susitikime, skaičiumi?
Esmė
Kadangi renginių planuotojai tarnauja kaip vidinis ir išorinis veidas verslo susitikimas, tokio tipo struktūrizuotas požiūris į pranešėjų pasirinkimą padės gauti reikiamus vidinius biudžeto patvirtinimus ir perkelti programą į priekį.
Kada planuojant susitikimą, dažniausiai pasitaiko vienas iš dviejų scenarijų: verslo susitikimo data patvirtinama be turinio arba verslo susitikimo data nepatvirtinama be patvirtinto turinio.
Goodmano požiūris rekomenduoja, kad renginių planuotojai gerai suprastų susitikimą, kas tai padarys dalyvauti, kokios žinutės perduodamos, kokio tipo pranešėjas reikalingas ir kas veikė praeitis.
Šie veiksmai kartu su tam tikru lankstumu planuojant ir išankstiniu planavimu lems sėkmingą programą.
