Kai apibrėžiamas sudėtingas verslo reikalavimas, įmonė yra pasirengusi rasti pardavėją, kuris atitiktų reikalavimus. Pirmas žingsnis rasti pardavėją yra sukurti ir išsiųsti užklausą dėl pasiūlymo (RFP). RFP dokumente turėtų būti išsamiai aprašyti visi verslo reikalavimo aspektai ir tai, ko įmonė reikalauja iš potencialo pardavėjas įvykdyti RFP nurodytus reikalavimus. Pardavėjas pateiks pasiūlymą, remdamasis jo supratimu apie RFP nurodytus reikalavimus, o konkuruojantys pasiūlymai bus įvertinama, kad būtų sudarytas laimėjusio pardavėjo pasirinkimas arba trumpas pardavėjų, kurie pristatys pristatymus bendrovė.
Prašymo pateikti pasiūlymą dokumento apibrėžimas
RFP dokumentas yra labai svarbus norint gauti pardavėją, kuris galėtų patenkinti kliento verslo reikalavimus. Jei dokumentas yra klaidingas dėl dviprasmiškų reikalavimų, trūkstamų reikalavimų arba nepagrįstas tiekėjui keliamus reikalavimus, RFP procesas sukels neišsamius pasiūlymus arba kai kuriais atvejais jų nebus. iš viso. Pardavėjai neprivalo teikti pasiūlymų kiekvienam gautam RFP, ir net jei jie galėtų įvykdyti RFP reikalavimus, jie gali neturėti galimybių laiku pateikti reikalavimų. Pastarasis dažnai pasitaiko, kai klientas siunčia RFP mažesniems pardavėjams, kurie gali būti savo srities lyderiai, bet neturi priemonių ar galimybių patenkinti kliento poreikius.
Kiekvienas RFP bus skirtingas, atsižvelgiant į nustatytus reikalavimus ir konkrečius kliento poreikius. Netgi toje pačioje įmonėje RFP dokumentas gali skirtis priklausomai nuo pirminių reikalavimų. Kai kurių pasiūlymų atveju dėmesys gali būti skiriamas kainai, o kitiems - pristatymo terminams arba reikalingų prekių kokybės reikalavimams.
Specifinės RFP dokumento ypatybės
Kai kurios būtinos RFP dokumento funkcijos. Pavyzdžiui, kiekvienas RFP turėtų turėti konkrečią datą ir laiką, kada klientas reikalauja, kad visi potencialūs tiekėjai būtų pateikę pasiūlymą. Jei pasiūlymai pateikiami po šios datos, jie turi būti atmesti. Jei pardavėjas negali laiku pateikti pasiūlymo, tai gali reikšti galimą problemą su organizacija ir galbūt pristatymo problemas.
Tačiau klientas turi suteikti pardavėjams pakankamai laiko pasiūlymui pateikti. Jei reikalavimai ypač sudėtingi, pardavėjams gali tekti suburti reagavimo komandą, kuri suskirstytų reikalavimus į jiems suprantamas sritis ir tada sudarytų pasiūlymą. Jei RFP nustatytas terminas yra per trumpas, atsakymai gali būti paskubėti ir pardavėjai gali spėlioti apie projekto sudėtingumą, o ne visiškai jį suprasti. Dėl to bus pateikti netikslūs pasiūlymai ir iššvaistytas RFP procesas.
RFP dokumente turėtų būti nurodytas procesas, jei tiekėjams kyla papildomų klausimų dėl RFP nurodytų reikalavimų. Pardavėjams neturėtų būti leista skambinti klientui, nes dėl to vienam pardavėjui gali būti suteikta papildomos informacijos, kuri suteikia jiems a Konkurencinis pranašumas. Geriausia organizuoti konferencinį pokalbį, kad kiekvieno pardavėjo atstovai galėtų užduoti ir išklausyti klientui skirtus klausimus. Tai užtikrina sąžiningumą konkurso procese.
RFP dokumente taip pat turi būti aiškiai nurodytas pardavėjo RFP atsakymo formatas. Jei tai nėra aiškiai apibrėžta, atsakymai bus siunčiami skirtingais formatais ir būtų neįmanoma palyginti tiekėjo pasiūlymų. Atsakymo formatas turėtų nurodyti, ko reikalaujama iš tiekėjo kiekviename skyriuje, pvz., nuorodos, gyvenimo aprašymai potencialių komandos narių, dokumentas su pardavėjų supratimu apie reikalavimus ir formatas kainodara. Jei kiekvienas pardavėjas laikosi teisingo atsakymo formato, bus lengviau palyginti pasiūlymus.
