Be grynos patirties, geriausias būdas renginių planuotojui tapti dar geresniu renginių planuotoju yra dalyvauti kitoje šventėje kaip svečias. Dauguma renginių planuotojų renginio trukmę praleidžia derindami užkulisius, tačiau išgyventi įvykį svečio akimis gali atverti akis.
Buvimas svečiu, o ne renginio planuotoju, suteikia galimybę stebėti renginio operacijas dirbantys darbuotojai – perspektyva, iš kurios dažnai lengviau pastebėti, kas veikia gerai ir kas ne. Štai trys klaidos, kurias tikriausiai pastebėsite prastai valdomuose renginiuose, ir patarimai, kaip išvengti tokių klaidų savo renginiuose.
Netinkamai tvarkoma registracijos lentelė
Kai svečiai eina prie registracijos stalo, renginio darbuotojai turi būti sveikintini ir pasirengę padėti svečiams, nesvarbu, kokia situacija.
Tai nėra orientuota į paslaugas ar net nemandagu manyti, kad kažkas, priėjęs prie registracijos stalo, nepriklauso renginiui. Tačiau būtent taip gali nutikti, jei darbuotojai nėra tinkamai paruošti ar informuoti. Priminkite renginio personalui, kad registracijos lentelė atspindi renginio vedėjo ir organizacijos įvaizdį. Darbuotojai turėtų pasveikinti visus svečius prie registracijos stalo ir paklausti, ar jie yra ten, kad prisijungtų prie renginio renginio ar vedėjo vardu. Jei buvo padaryta klaida, dauguma svečių pasitaisys patys ir pasiteisins. Jei ne, darbuotojams turėtų būti duoti nurodymai, kaip geriausiai išspręsti situaciją. Gerumas labai svarbus renginių operacijose.
Netvarkinga renginio sąranka
Daugumoje vietų namų tvarkymas išvalo renginio erdvę, o banketų personalas užbaigia sąranką. Jei per banketą nukrenta taurė ir nepavyksta nuvalyti šukių, šukės lieka ant grindų – nebent renginio personalas išvalytų.
Stiklo šukės ir kitos šiukšlės ne tik palieka baisų vaizdą, bet ir gali kelti pavojų saugumui. Todėl geriausi renginių planuotojai visada atvyks likus 1–2 valandoms iki pradžios laiko stebėti sąranką ir 30 minučių ir dar kartą 15 minučių prieš įvykis. Jei kas nors būtų ne vietoje, renginių planuotojas gali atkreipti banketo personalo dėmesį.
Ne laiku atliktas valymas
Bet kuriame renginyje bus du grafikai: organizatorių darbotvarkė ir vietos operacijų personalo darbo grafikas. Renginių planuotojas yra atsakingas už tai, kad abu būtų tinkamai sinchronizuoti.
Programos pristatymas arba pagrindinis pranešimas paprastai įvyksta iškart po tam tikro atvykimo priėmimo, kuriame gali būti registracijos lentelės, maistas ir gėrimai. Todėl valymo ir griovimo veiklos laikas turi būti kruopščiai suplanuotas, kad nebūtų trukdoma ir nenutrūktų programos darbotvarkė. Kai valymas ir išardymas neaptariamas su renginių organizavimo darbuotojais iš anksto, renginių planuotojas gali tai pastebėti stalai ir kiti daiktai gali būti pašalinti tiesiai prieš šeimininkus ar kviestinius pranešėjus, atitraukiant visų lankytojų dėmesį kambarys.
Esmė
Nors gerai valdomos vietos su kruopščiais renginių operacijų vadovais ir darbuotojais turėtų palengvinti renginių planuotojo darbą, toks tobulas renginio vykdymas ne visada būna. Puikūs renginių planuotojai paverčia kiekvieną renginio vykdymo detalę savo verslu. Jie skiria laiko aptarti visus įrengimo, renginių aptarnavimo aspektus ir sugriauti su banketų vadovais prieš banketą. patį renginį ir prižiūrėti įvykio operacijas prieš, per ir po jo, kad būtų užtikrintas geriausias įmanomas renginys klientas.
