Yra daug priežasčių, dėl kurių įmonės pradeda ieškoti naujos įmonės išteklių planavimo (ERP) programinės įrangos.
ERP vs. QuickBooks ir kita apskaitos programinė įranga
Daugelis įmonių peržengia pradinį lygį apskaitos programinė įranga paketus, tokius kaip „QuickBooks“ arba „Peachtree“. Kiti mano, kad jų esama programinė įranga nėra integruota su kitomis trečiųjų šalių programinės įrangos sistemomis ir sukuria poreikį atlikti daugiau darbo. Nepriklausomai nuo priežasties, pirmasis klausimas, kurį tikriausiai užduosite pirkdami naują ERP sistemą, yra „Kiek tai kainuos?
Paslėptos išlaidos programinės įrangos kainoje
Į visas nuosavybės išlaidas įeina įvairios išlaidos, ne tik programinės įrangos licencijavimo mokesčiai. ERP Panels baltojoje knygoje nurodoma, kad ERP diegimas turi keturias išlaidas:
- Programinės įrangos licencijos mokesčiai
- Priežiūros mokesčiai
- Aparatūra
- Diegimo paslaugos
Tačiau kiti diegimo specialistai teigia, kad šios išlaidos yra daug didesnės nei nurodytos ERP dokumente. IQMS, siūlanti ERP programinės įrangos sistemas nuo 1989 m., nurodė daugybę kitų paslėptų išlaidų, susijusių su ERP diegimu, į kurias verslo savininkai turėtų atsižvelgti. Pagal IQMS,
- Įgyvendinimas
- Treniruotės
- Tinkinimo kūrimas
- Proceso pertvarkymas
- Priežiūra
- Atnaujinimai
- Palaikymas
IQMS rekomenduoja įsitikinti, kad jūsų programinės įrangos pardavėjas įtraukė visas šias išlaidas į savo pasiūlymą turėsite pagrįstą visų išlaidų įvertinimą, jei jie noriai „padės jas ant stalo“ matyti.
Atitinkamai suplanuokite įgyvendinimo išlaidas
Bendros įgyvendinimo išlaidos niekada nebus žinomos, kol neužbaigsite savo projekto, nes pažvelgus atgal, yra 20/20. Tačiau tokia retrospektyvi analizė mažai padės įvertinti jūsų biudžetą, kuris yra parengtas prieš užbaigiant naujosios ERP sistemos diegimą. Nors niekada negalite tiksliai žinoti, kokios bus jūsų galutinės išlaidos, galite užtikrinti, kad jūsų biudžetas būtų bent jau pagrįstas.
Verslo pasaulyje nėra blogesnio jausmo nei viršyti biudžetą, o daugelis projektų viršija biudžetą tik dėl to, kad biudžetas yra per mažas. Taigi įsitikinkite, kad atlikite keletą paprastų patikrinimų, kad įsitikintumėte, jog visos išlaidos yra įtrauktos ir ar biudžete numatytos išlaidos atrodo pagrįstos.
Tai kelia klausimą: „Kokios yra pagrįstos išlaidos? Geriausias patarimas yra iš J. Carltonas Collinsas, CPA, kuris rašė, kad „tikrovė tokia, kad vidutinės rinkos diegimo kaina aukščiausios klasės apskaitos programinės įrangos sistema paprastai svyruoja nuo 1:1 iki 2:1, palyginti su kaina programinė įranga“.
Ši paprasta nykščio taisyklė gali padėti jums apskaičiuoti visas išlaidas. Bendras išlaidų viršijimas paprastai yra daug didesnis nei tinkamas planavimas, paruošimas ir bandymai.
Šiame planavimo ir pasirengimo etape turėtumėte išleisti 20–25 procentus savo išlaidų, o Collinsas nurodo, kad tik 10 procentų išlaidų išleidžiama realiai įdiegiant programinę įrangą, o didžioji dalis ERP diegimo išlaidų yra mokymai. išlaidas.
Ar ERP yra geriausias pasirinkimas jūsų įmonei?
Svarbu tai, kad turite atsižvelgti į tai, kad į visas jūsų ERP diegimo išlaidas įtraukiamos visos išlaidos šios sąnaudos yra pagrįstos, jei norite susidaryti tikslų vaizdą apie tai, kiek išleisite pirkdami naują sistema.
Taip pat turėtumėte skirti pakankamai išteklių planavimui, pasiruošimui, testavimui ir mokymui, nes jei to nepadarysite išleisti pinigus šiose srityse, greičiausiai už savo ERP sistemą sumokėsite daugiau, nei tikėjotės įgyvendinimas.
