Į projektų valdymas, suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra oficialus dokumentas, nurodantis, kaip suinteresuotosios šalys bus įtrauktos į projektą. Suinteresuotasis asmuo yra asmuo arba grupė, kurie yra suinteresuoti projektu. Pagalvojus, kada ir kaip bus įtrauktos suinteresuotosios šalys, projektas komanda gali maksimaliai padidinti suinteresuotųjų šalių teigiamą poveikį projektui.
Kas yra suinteresuotosios šalys?
Suinteresuotosios šalys gali būti organizacijos viduje ir išorėje. Vidinių suinteresuotųjų šalių pavyzdžiai yra vadovai ir verslo padaliniai, tokie kaip apskaita ir informacinės technologijos. Verslo padaliniai paprastai turi atstovus projekto komandoje. Išorės suinteresuotosios šalys gali būti interesų grupės, įmonės ir pilietinės organizacijos. Retai projekto komandoje dalyvauja išorės suinteresuotosios šalys. Agentūroms, turinčioms reguliavimo įgaliojimus, jų reguliuojamos pramonės šakos paprastai yra svarbiausia bet kurio projekto išorės suinteresuotųjų šalių grupė. Jei projekto komanda nustato suinteresuotąją šalį, ta suinteresuotoji šalis turėtų būti įtraukta į suinteresuotųjų šalių valdymo planą.
Nepraktiška projekto komandą sudaryti iš narių, atstovaujančių kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei. Daugeliu atvejų tai neįmanoma. Tačiau projekto komandai reikia suinteresuotųjų šalių indėlio ir dalyvavimo, kad projektas būtų sėkmingas. Pavyzdžiui, vyriausybinė organizacija nori visiškai atnaujinti ir modernizuoti savo plačiausiai naudojamą patentuotą programinę įrangą. Beveik visi organizacijos nariai tam tikru būdu naudojasi programa. Visų tipų naudotojai negali būti tiesiogiai atstovaujami projekto komandoje, todėl komanda sugalvoja būdus, kaip surinkti suinteresuotųjų šalių nuomonę ir nusprendžia, kaip informuoti suinteresuotąsias šalis apie projekto būseną. Šie informacijos rinkimo ir komunikacijos strategijų metodai yra dokumentuojami suinteresuotųjų šalių valdymo plane.
Suinteresuotųjų šalių ir komunikacijos planas
Gali būti daug nukrypimų tarp projekto suinteresuotųjų šalių valdymo plano ir komunikacijos plano. Jų funkcijos labai panašios. Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra platesnis, nes jis palengvina indėlį į projektą ir apibrėžia rezultatus. Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra siauresnis, nes jis skirtas tik tiems, kurie turi atitinkamų interesų, o komunikacijos planas galėtų apimti platesnę auditoriją.
Evoliucija
Suinteresuotųjų šalių valdymo planas paprastai laikomas projekte vadovas. Vykstant projektui, projekto vadovas peržiūri suinteresuotųjų šalių valdymo planą ir periodiškai grąžina jį projekto komandai, kad galėtų apsvarstyti atnaujinimus. Projektas savo laiko juostos viduryje gali atrodyti visiškai kitaip nei planavimo etapuose, todėl svarbu įsitikinti, kad esant aplinkybėms būtų pakeisti projekto vadovaujantys dokumentai reikalauti.
Pavyzdys
Štai pavyzdys, kaip projekto metu gali pasikeisti suinteresuotųjų šalių valdymo planas. Valstybinė agentūra pradeda taisyklių kūrimo projektą. Kaip jis prasideda, projektas rėmėjas ir projekto vadovas sudaro suinteresuotųjų šalių sąrašą, kurį reikia įtraukti į suinteresuotųjų šalių valdymo planą. Viena iš pirmųjų projekto komandos užduočių yra sukonkretinti planą. Po kelių mėnesių projekto komandos narys nustato suinteresuotąją šalį, apie kurią projekto pradžioje niekas negalvojo. Projekto vadovas įtraukia naują suinteresuotąją šalį į planą ir sušaukia projekto komandos posėdį aptarti, kaip įtraukti naują suinteresuotąją šalį. Kai komanda nuspręs, ką daryti, projekto vadovas informuos projekto rėmėją.
Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra gyvas dokumentas. Keičiantis projektui, kartu su juo gali keistis ir suinteresuotųjų šalių valdymo planas, kad jis geriau atitiktų projekto poreikius. Turėdama vikrų suinteresuotųjų šalių valdymo planą, projekto komanda gali tinkamai surinkti suinteresuotųjų šalių indėlį ir atsiliepimus, taip pat informuoti tas suinteresuotąsias šalis.
