Kiekvienam projektui kartais gali būti naudingas auditas. Tačiau nesijaudinkite, tai nėra taip baisu, kaip atrodo. Projekto auditas yra tai, kai nešališkas asmuo peržiūri jūsų projektą ir pateikia gaires, ką būtų galima padaryti kitaip, kad padidėtų jo sėkmės tikimybė. Šiame straipsnyje viskas paaiškinama ir paaiškinama, kaip pasiruošti projekto auditui.
Koks formalus yra projekto auditas
Projekto auditas paprastai yra formali veikla. Neoficialus atitikmuo paprastai vadinamas tarpusavio peržiūra. Čia kolega peržiūri jūsų projektą ir susijusią dokumentaciją ir pateikia atsiliepimų apie tai, kur turėtumėte praleisti šiek tiek daugiau laiko.
Projektų auditas yra formalus, nes paprastai juose yra apibrėžtas klausimų rinkinys ir juos atlieka asmuo, kuris reguliariai tai atlieka.
Kas atlieka projektų auditą
Projekto auditą atliekantis asmuo gali būti kitas projekto vadovas (tikriausiai kažkas, turintis didelę projektų vykdymo patirtį), tačiau labiau tikėtina, kad tai bus kažkas iš Projektų biuro, kuris dažnai atlieka auditą.
Tai bus kažkas, kas gali laikyti save nešališku, todėl tai nebus jūsų tiesioginis vadovas ar projekto rėmėjas. Tai gali būti net žmonių komanda, priklausomai nuo projekto dydžio.
Kaip pasiruošti projekto auditui
Pirmas ir pagrindinis dalykas, kurį reikia organizuoti, yra turėti projekto dokumentų kopijas, kurias auditorius galėtų peržiūrėti. Jei turite a projekto koordinatorius, paprašykite surinkti dokumentų paketą (geriausia elektroninį). Visa informacija turėtų būti lengvai pasiekiama, tačiau net jei tai padarysite, šis veiksmas vis tiek gali užtrukti. Įsitikinkite, kad turite bent projekto planas, rizikos žurnalas, problemų žurnalas, biudžetas, ir auditoriui prieinamą tvarkaraštį.
Kas turi dalyvauti
Tai priklauso nuo to, į kokius dalykus auditorius nori pažvelgti. Jūs, kaip projekto vadovas, turėsite praleisti šiek tiek laiko su jais. Tikėtis, kad jūsų komandos nariai taip pat bus pakviesti pabendrauti su auditoriumi.
Turėkite omenyje, kad kuo ilgiau jie praleidžia dirbdami su auditu susijusias užduotis, tuo mažiau laiko jie turi projektinis darbas, todėl gali tekti kai kurias veiklas planuoti iš naujo ir audito metu dirbti lėčiau laikotarpį.
Kiek laiko trunka projekto auditas
Projekto auditui nėra fiksuoto laikotarpio. Dideliuose projektuose tai užtruks daug ilgiau. Mažų projektų atveju auditorius gali būti atliktas per kelias valandas. Kai tik sužinosite, kad jūsų projektas bus audituotas, paklauskite savo audito komandos, kiek laiko jie numato savo darbo trukmę.
Ko ieško auditas
Jei auditas buvo paskelbtas dėl konkretaus susirūpinimo, pavyzdžiui, nepasiekus kokybės tikslų, tikėkitės, kad jis ištirs tą sritį. Įprasto audito metu bus plačiai nagrinėjamos įvairios projekto valdymo sritys ir projekto rezultatai. Tai padengs jūsų projekto laiką, išlaidas ir kokybę bei suinteresuotųjų šalių dalyvavimą.
Audito tikslas – išsiaiškinti, ar projektas pasieks savo tikslus, ar ne. Jei auditorius mano, kad, remiantis dabartiniais rezultatais, projektas nepasieks šių tikslų, jis pateiks rekomendacijas dėl veiksmų.
Rekomendacijos priklauso nuo to, kas rasta
Auditoriaus išvadoje pateiktos rekomendacijos priklausys nuo to, ką jie rado. Tikėkitės, kad jie bus teigiami ir suformuluoti taip, kad galėtumėte lengvai juos priimti. Jie turėtų būti praktiški.
Vienu kraštutinumu auditorius gali rekomenduoti jūsų projektą uždaryti, nors tai atsitiktų tik tuo atveju, jei jis jaustų kad nebuvo jokios galimybės, kad bet koks projekto darbas nuo šio momento suteiktų kokią nors vertę organizacija.
Į savo projekto auditą žiūrėkite kaip į teigiamą patirtį. Tai turėtų iš anksto įspėti apie bet kokius požymius, kad jūsų projektas turi problemų, ir tai yra galimybė dirbti su patyrusiu projekto profesionalu. Jų rekomendacijų įgyvendinimas turėtų padėti jums, jūsų komandai ir jūsų projektui sėkmingiau, o tai gali būti tik gerai.
