Technologijų pažanga turėjo didelės įtakos renginių planavimui ir renginių registracijai. Seniai praėjo popierinių kvietimų laikai, kurie atkeliauja voke su antspaudu. Registracija internetu tampa vis dažnesnė bet kokio tipo renginiams – nuo verslo seminarų ir metinių konferencijų iki svarbių gimtadienių vakarėlių ir įmonės švenčių. Nors šis internetinis procesas gali atrodyti paprastas, vis tiek reikia padirbėti.
Renginių planuotojų laimei, tokių yra daug prieinamų įrankių padėti renginio registracija. Pasirinkimai apima paprastas platformas, kuriose sprendžiami renginių registracijos pagrindai, ir pažangesnes platformas, siūlančias daugiafunkcines programas. Kai kurios renginių registracijos programos apdoroja renginių mokėjimus. Kai kurie taip pat automatiškai grąžina pinigus, jei registracija atšaukiama. Kiti paketai sukuria registruotojo vardo žymas. Renginių registracijos įrankiai taip pat gali įgalinti integraciją su konferencija ar įmonės svetaine, taip pat prisijungti prie jų socialinės žiniasklaidos platformos.
Deja, turint tiek daug galimybių, renginių registracijos įrankio pasirinkimas jūsų verslui gali būti didžiulis. Čia yra paprastas vadovas, kaip pasirinkti renginių registracijos įrankius, kurie geriausiai tinka jūsų renginių planavimo verslui.
Renginių registracijos programinės įrangos pasirinkimas: nuo ko pradėti?
Renkantis renginių registracijos įrankius, geriausia pradėti nuo savo poreikių ir norų nustatymo. Pagalvokite apie savo registracijos prioritetus ir renginių planavimo verslą. Užduokite sau šiuos klausimus:
- Ar jūsų poreikiai yra paprasti ir reikalauja tik registracijos ir mokėjimų apdorojimo?
- Ar pagrindinio renginio metu siūlote kelias sesijas, kurioms reikia papildomos registracijos?
- Ar jums reikia tvarkyti viešbučių užsakymus ar kelionių organizavimą?
- Ar palaikote konferencijos svetainę?
- Ar teiksite vardų žymas, derinsite garso ir vaizdo reikalavimus ar rengsite specialias ištraukiamąsias sesijas?
- Ar vedate daugiau nei vieną renginį vienu metu?
- Ar jūsų renginys yra kasmetinis ar vienkartinis?
Atsakymai į šiuos klausimus padės rasti renginių registracijos programinę įrangą, kuri geriausiai atitinka jūsų poreikius.
Įrankiai
Turint tiek daug renginių registravimo programinės įrangos pasirinkimų, lengva susipažinti su prašmatniomis funkcijomis ir naujausius įrankius, nepaisant to, ar jie tinka jūsų renginiui, ar apskritai bus naudojami. Nesiviliokite naujausiais ir geriausiais. Vietoj to, sudarykite sąrašą funkcijų, kurias šiuo metu naudojate renginio registracijos procese, ir pridėkite tas, kurias norėtumėte įtraukti, kad supaprastintumėte procesą. Kai kurios galimos funkcijos yra šios:
- Renginio registracija internetu
- Registracija į renginį vietoje
- Dalyvių grupės registracija
- Dalyvio savarankiška registracija
- Renginio mokėjimų apdorojimas
- Dalyvių valdymas ir ataskaitos
- Dalyvio ženklelio kūrimas ir valdymas
- Registracija į individualius užsiėmimus
- Formų kūrimas
- Viešbučio kambarių valdymas
- Rinkodaros valdymas
- Socialinė žiniasklaida
- Apklausos ir atsiliepimai apie įvykius
Kaina
Daugelis įvykių registravimo įrankių siūlo standartines funkcijas už priimtiną kainą, kurios puikiai tinka valdant paprastus įvykius. Šios programos apima pagrindines registracijos formas, kurias galima susieti su jūsų svetaine. Jie gali rinkti registracijos informaciją, įskaitant kredito kortelės informaciją, kad galėtų užsiregistruoti ir apdoroti mokėjimus kredito kortele. Taip pat galima sudaryti arba eksportuoti dalyvių registracijos sąrašus. Atsižvelgiant į planuojamų renginių tipą ir įvykių dažnumą, šie paprasti įrankiai gali būti tinkami suteikdami būtent tai, ko jums reikia, neapsunkindami visomis papildomomis funkcijomis, kurios nėra naudingos tu.
Papildomos galimybės
Jei tavo renginio planavimas darbas leidžia jums planuoti dideles konferencijas, tada renginių registravimo įrankiai, siūlantys papildomas funkcijas, ne tik pagrindinius, gali būti kaip tik tai, ko jums reikia. Sprendimai apima tuos, kurie apdoroja įvykių registraciją ir sujungia šią funkciją su galimybe stebėti ir pranešti įvairią didesnio, sudėtingesnio įvykio informaciją. Jei renginio dalyviai registruojasi į konferenciją ir tada užsiregistruoja į konkrečius seminarus tam tikros sesijos metu, yra įrankių, leidžiančių įjungti šią funkciją.
Kai kuri programinė įranga leis apdoroti kelis dalyvius iš vienos organizacijos su vienu šaltiniu mokėjimą, taip pat pasiūlyti skirtingas kainų struktūras, pagrįstas grupinėmis nuolaidomis arba išankstine registracija mokesčiai. Jei jums reikia tinkintų ataskaitų, ieškokite įvykių registracijos paketo, kuris bus automatiškai generuokite ataskaitas sudarydami lankomumo sąrašus pagal atskirus seminarus ar kitus jūsų nurodytus parametrus pasirinkite. Konferencijose paprastai reikia spausdinti vardų žymas todėl įtraukite tai į savo „privalomų turėti“ sąrašą, kad juos būtų galima sukurti automatiškai kaip renginio registracijos proceso dalį ir ieškokite tinkinimo, kad atspindėtų, ar dalyvis užsiregistravęs visai konferencijai, savaitės daliai ar tik konkrečiai dieną.
Integracija
Renginių planuotojams, organizuojantiems daugybę renginių, registracijos duomenų integravimas į esamą duomenų bazę gali būti labai svarbi jūsų organizacijos funkcija. Apsvarstykite dabartinius registruotojų įtraukimo į duomenų bazę metodus ir nustatykite tobulinimo sritis. Svarbu apgalvoti įvairius būdus, kaip ši informacija gali būti integruota su esama informacija, pvz., savanoriškais ar aukojusiais asmenimis. Dauguma įvykių registravimo programų suteikia galimybę rankiniu būdu eksportuoti duomenis. Tačiau šis metodas užima daug laiko, nes reikia iš naujo rankiniu būdu importuoti informaciją į duomenų bazę. Naršykite paketus, kurie gali patenkinti ne tik jūsų renginių registracijos poreikius, bet ir padėti jūsų sudedamųjų dalių valdymo poreikiams.
Išbandykite važiavimą prieš pirkdami
Kai susiaurinsite renginių registravimo programinės įrangos pasirinkimą, nustatykite, ar ji siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį. Tai suteiks jums galimybę ne tik išbandyti funkcijas, bet ir sužinoti, ar jis turi reikiamų funkcijų ir ar jis tinka jūsų renginiui. Tai taip pat yra galimybė patirti klientų aptarnavimo lygį atsakant į jūsų klausimus arba sprendžiant iškilusią problemą.
