Kiekvienas didelis darbo projektas pereina penkis etapus. Ilgis ir detalės gali skirtis priklausomai nuo projekto, tačiau vis tiek bus laikomasi tos pačios pagrindinės sistemos. Nors kai kurie projektų metodikos pavyzdžiui, judrūs metodai suspaudžia arba kartoja tolesnius etapus greitesniais, pasikartojančiais ciklais, kiekvienos fazės darbas yra matomas ir atskiras kiekviename projekte.
Penkios stadijos
Formalūs projekto etapai yra tokie:
- Iniciacija: projekto komandos formavimas, projekto frachtavimas ir pradžia
- Planavimas: užbaigti projekto apimtį, apibrėžti detalų darbų paskirstymą, įvertinti riziką, nustatyti išteklių poreikį, sudaryti galutinį grafiką ir pasirengti faktiniam darbui.
- Vykdymas: atlikti faktinius darbus, kurių reikalaujama pagal projekto apibrėžimą ir apimtį
- Stebėti ir valdyti: faktinis išteklių ir biudžetų valdymas, ataskaitų teikimas ir kontrolė vykdymo etape
- Projekto uždarymas: projekto pristatymas, išmoktų pamokų įvertinimas, projekto komandos atidėjimas
A projekto vadovas
Pažvelkime į šiuos etapus išsamiau.
Iniciacija
Tvirta projekto pradžia ne tik padės jūsų projektui sėkmingai, bet ir padės pagrindus visiems būsimiems etapams. Iniciacijos metu jums bus paskirti projekto komandos nariai, supažindinsite juos su bendraisiais projekto tikslais, ir užduokite klientui ar projekto savininkui kuo daugiau klausimų, kad galėtumėte efektyviai planuoti projektą. Tai taip pat puikus laikas sukurti komandos entuziazmą dėl projekto ir surinkti bet kokią paskutinės minutės informaciją, kuri gali turėti įtakos projekto planavimui. Papildomi veiksmai apima:
- Suinteresuotųjų šalių analizė
- Priskyrimas an vykdomasis rėmėjas
- Chartijos dokumentų rengimas ir komunikacija
- Oficialus pradinis susitikimas
Planavimas
Pradėję projektą ir surinkę visą reikiamą informaciją, pradėsite planuoti savo projektą. Planavimo etapas priklauso nuo jūsų projekto dydžio, kiek informacijos turite sutvarkyti ir nuo to, kokia didelė jūsų komanda. Planavimo rezultatas turi būti aiškus projekto planas arba tvarkaraštį, pagal kurį kiekvienas vykdys jiems skirtas užduotis.
Planuojant projektą labai naudinga naudoti projektų planavimo programas, tokias kaip „Microsoft Project“ ar „Basecamp“. Taip pat internete yra ir kitų nemokamų parinkčių. Vis dėlto, nors projekto planavimo programos naudojimas yra naudingas, tai ne visada būtina. Taip pat efektyvu naudoti „Excel“ ir „Word“ planui sukurti ir perduoti jį komandai.
Konkrečios užduotys planavimo etape apima:
- Komunikacijos plano kūrimas įvairioms suinteresuotosioms šalims
- Detalios darbų suskirstymo struktūros kūrimas
- Identifikuojant kritinis kelias
- Numatyti išteklius projekto plane ir patikslinti darbų seką, remiantis projekto priklausomybės ir išteklių apribojimai
- Išsamaus tvarkaraščio sudarymas
- Rizikos įvertinimas ir rizikos prioritetų nustatymo bei mažinimo plano kūrimas
Vykdymas
Dabar, kai turite tvirtą projekto planą, komanda gali pradėti vykdyti projektą pagal paskirtas užduotis. Tai etapas, kai visi pradeda dirbti. Norėsite oficialiai pradėti vykdymo etapą asmeniniais susitikimais, kad įsitikintumėte, jog kiekvienas turi tai, ko reikia norint pradėti vykdyti savo projekto dalį. Kad komanda pradėtų eiti teisingu keliu, yra neatsiejama projekto sėkmės dalis, todėl aiškiai suformuluokite tvarkaraštį ir komunikacijos planą.
Stebėti ir valdyti
Kol projektas vykdomas, pradėsite jį stebėti ir valdyti, kad užtikrintumėte, jog jis vyksta taip, kaip planuota. Yra įvairių būdų, kaip galite stebėti ir valdyti projektą. Atsitiktiniai patikrinimai su komandos vadovais, organizuojami kasdieniai „stand-up“ ar formalesni savaitiniai statuso susitikimai yra veiksmingi. Iš šių susitikimų ar komunikacijos kanalų gaunama informacija informuos grįžtamojo ryšio kilpą ir galiausiai apie bet kokį projekto perplanavimą ir koregavimus.
Papildoma svarbi veikla šiame etape:
- Laikykitės iš anksto nustatyto komunikacijos plano, kad suinteresuotosios šalys žinotų apie projekto būseną
- Darbo grupių ir darbo veiklos stebėjimas kritiniame kelyje
- Galimybių pagerinti tvarkaraščio našumą nustatant spartesnį ar lygiagrečiai atliekamą veiklą arba, jei reikia, tvarkaraščio gedimą pridedant išteklių
- Stebėti faktinį vs. planuojamos išlaidos
- Kai kuriais atvejais projekto plano uždirbtos vertės stebėjimas, skaičiavimas ir ataskaitų teikimas
- Rizikos stebėjimas ir mažinimas bei rizikos plano tobulinimas pagal poreikį
Uždaryti projektą
Kai visas projekto detales ir užduotis užbaigs ir patvirtins klientas arba projekto savininkas, pagaliau galėsite uždaryti projektą. Tai gali atrodyti kaip formalumas, tačiau projekto uždarymas yra toks pat svarbus kaip jo inicijavimas, planavimas ir vykdymas.
Geras projekto vadovas dokumentuos visą projekto informaciją ir tvarkingai ją sutvarkys, kad prireikus galėtų prie jos grįžti. Tai taip pat tinkamas laikas surengti projekto pomirtinį tyrimą, kad visi komandos nariai galėtų apmąstyti, kas projekto metu buvo gerai ar ne. Visos svarbios projekto pastabos taip pat turėtų būti dokumentuojamos, kad rezultatais būtų galima dalytis su kitais projekto nariais ir įrašyti į projekto istorijos aplanką. Galiausiai, svarbu oficialiai atidėti projekto komandos darbą ir pateikti atsiliepimus bei veiklos vertinimus, kaip nurodyta jūsų įmonės politikoje.
