Dauguma vietų yra pripratusios prie spaudimo, kuris kyla koordinuojant kelis renginius per trumpą laiką. Galų gale, jų verslas priklauso nuo to, ar jie teikia kokybiškas paslaugas, o kiekvienas renginys yra galimybė abiem parodyti savo įgūdžius renginių planuotojai ir dalyviai. Tačiau pats kritiškiausias metas ateina dar neprasidėjus pasirodymui, kai klientas įeina į pokylių salę rengtis. Būtent šiuo momentu bus nustatytas tonas likusiai dienos daliai.
Paruoškite savo vežimėlius
Pirmas dalykas, kurį jūsų klientas norės padaryti, tai iš savo transporto priemonės išpakuoti visus renginio reikmenis. Tai gali būti sudėtinga užduotis, ypač jei parkavimo situaciją sunku orientuotis. Įsivaizduokite, kad kažkas įeina į jūsų vietą su sunkių dėžių kroviniu – ko pirmiausia jie ieškos? Atsakymas, žinoma, yra vežimėlis ar bet kas kitas, kuris palengvins jų apkrovą ir žymiai palengvins grėsmingą iškrovimo darbą. Turėdami vežimėlius iš karto, kai jie vaikšto renginio vietoje, galite lengvai pasijusti „palengvėję“ vien pasirodę.
Paruoškite registracijos lenteles
Kitas daugelio klientų reikalų sąraše yra registracijos sąranka. Tai reiškia jūsų vieta geriau turėti visus registracijos komponentus prieš jiems atvykstant. Tai apima visus stalus, kėdes, elektrinius ir grindjuostes. Vardų žymų ir registracijos medžiagos tvarkymas atims daug laiko renginių planuotojams, todėl jiems nereikės laukti, kol sutvarkysite šiuos paprastus dalykus, kad jie galėtų pradėti.
Turėkite visų kambarių stalų ir patalynės komplektą
Akivaizdu, kad visų stalų ir kėdžių pastatymas renginio erdvėje gali užtrukti. Tikimės, kad jei išeinate iš ankstesnio įvykio, iš anksto pasakėte klientui, kada tikėtis, kad visi kambario komponentai bus nustatyti. Jei jūsų klientas įeina į kambarį, kuriame dešimtys darbuotojų bando išmontuoti stalus ir kėdes, jis greičiausiai ims panikuoti. Idealiu atveju jūsų operacijų komanda viską sudėlios su staltiesėmis, kad planuotojai galėtų pradėti dėti centrinius elementus, aukciono daiktus ir pan.
Gaukite visus ženklus anksčiau
Vien todėl, kad pagrindinė planuotoja žino, kaip naršyti pastate, dar nereiškia, kad tai žino jos pagalbinė komanda. Galite sutaupyti visus nuo daugybės nereikalingų rūpesčių ženklinimo atnaujinimas jūsų pastate, kai tik prasidės sąrankos laikotarpis. Atminkite, kad pardavėjai, tokie kaip floristai ir didžėjai, taip pat turi žinoti, kur kreiptis. Visa tai reikia peržiūrėti kartu su klientu prieš renginio dieną, tačiau į juos taip pat būtina atkreipti dėmesį didžiąją dieną.
Peržiūrėkite BEO ir sąskaitas faktūras
Vėlgi, tikriausiai kelis kartus išsiuntėte šiuos dokumentus el. paštu per kelias dienas iki įvykio, tačiau niekada nepakenks juos peržiūrėti paskutinį kartą. Nors sąrankos laikas yra įtemptas, jums reikia skirti 15 minučių, kad kartu peržiūrėtumėte šiuos dokumentus. Vietos koordinatoriai savo klientui turi turėti paruoštą paketą, kuriame būtų BEO, kambario schema ir būsima sąskaita faktūra. Labai mažai patyrusių planuotojų suteiks galimybę peržiūrėti šiuos svarbius dokumentus.
Įvadai
Būtinai atveskite pagrindinius savo komandos narius pas savo klientą oficialiam pristatymui. Šiame sąraše yra maitinimo vadybininkas, banketų kapitonas, operacijų vadovas ir garso / vaizdo koordinatorius. Pristatydami komandą pagalvokite savo kliento vardu – ar yra kokių nors detalių, kurias reikėtų aptarti akis į akį su vadovų komanda? Pradėti trumpą pokalbį yra veiksmingas būdas pabrėžti, kas yra atsakingas už kiekvieną sritį.
Šis trumpas renginio sąrankos elementų kontrolinis sąrašas padės užtikrinti, kad atvykęs klientas būtų patenkintas. Kadangi esate pagrindinis jūsų vietos atstovas, visada geriausia klientams suteikti savo mobiliojo telefono numerį, jei kas nors nutiktų jums dirbant biure. Atminkite, kad jie gali nusivilti, jei jiems ko nors prireiks, bet jie bus dar labiau nusivylę, jei neras, kas jiems padėtų.
