Verslo rašymo tikslas yra perduoti informaciją kam nors kitam arba paprašyti iš jų informacijos. Norėdami rašyti verslui efektyviai, turite būti išsamūs, glausti ir tikslūs. Jūsų tekstas turi būti parašytas taip, kad skaitytojas galėtų lengvai suprasti, ką jam sakote ar klausiate.
Daugelis raštų verslui yra netvarkingi, prastai parašyti, netvarkingi, nusėti žargonu ir neišsamūs. Dažnai jis būna per ilgas arba per trumpas. Visos šios savybės prisideda prie neveiksmingo verslo rašymo.
Nesvarbu, ar tu esi rašyti pardavimo pasiūlymą, el. laišką savo viršininkui arba programinės įrangos paketo instrukcijų vadovą, turite atlikti tam tikrus veiksmus, kad jie būtų veiksmingi. Atlikite šiuos penkis veiksmus:
- Sutvarkykite savo medžiagą
- Apsvarstykite savo auditoriją
- Užsirašykite savo mintis
- Perskaitykite savo medžiagą
- Redaguokite savo medžiagą
Organizacija yra raktas
Jei nesutvarkysite savo medžiagos, ji netekės gerai ir nebus prasmės. Rašymas gali būti paprastas arba sudėtingas. Rašant el. laišką apie darbuotojų susirinkimą, tai taip paprasta, kaip surinkti mintis. Kita vertus, jei rašysite novatoriško farmacinio tyrimo rezultatus, prieš baigdami medžiagą tikriausiai turėsite parengti sudėtingą planą. Kad ir kokia būtų užduotis, be tinkamo organizavimo lygio (net ir minčių sutvarkymo), galite neįtraukti visko, ko jums reikia, arba nesugebėsite išryškinti svarbiausių temų. Dėl praleidimų ar netinkamo dėmesio jūsų verslo rašymas bus ne toks aiškus.
Pažink savo auditoriją
Prieš pradėdami rašyti, pagalvokite apie numatomą auditoriją. Pavyzdžiui, pristatymas apie naują jūsų įmonės 401 (k) programą gali būti toks pat, kai jis pateikiamas jūsų finansų direktoriui ir darbuotojams, tačiau jūsų įtrauktos informacijos lygis skirsis. Taip pat reikia atsižvelgti į toną. Greitas el. laiškas jūsų komandai, primenantis apie metinį įmonės pasirinkimą, nebus toks pat, kaip jūsų pranešimas apie jūsų įmonės metinę ataskaitą.
Taip pat atminkite, kad tai padarysite efektyviau bendrauti savo auditorijai, jei sutelkiate dėmesį į tai, ką norite, kad jie išgirstų, o ne į tai, ką ketinate pasakyti.
Žodis apie gerą rašymą
Geri rašytojai turi skirtingus rašymo stilius. Kai kurie nori viską parašyti, o tada grįžti ir redaguoti. Kiti nori redaguoti eidami. Kartais jų pageidaujamas stilius skiriasi priklausomai nuo to, ką jie rašo.
Rašydami (arba redaguodami) atkreipkite dėmesį į ilgį. Turėtumėte vartoti pakankamai žodžių, kad suprastumėte savo prasmę, bet nevartokite nereikalingų žodžių tik tam, kad ji būtų gėlėta. Verslo rašymas turi būti aiškus ir glaustas, o ne žodinis ir gėlėtas. Atminkite, kad niekas verslo srityje neturi laiko skaityti daugiau nei būtina.
Kita vertus, nepadarykite savo kūrinio per trumpo. Turite parašyti pakankamai, kad jūsų prasmė būtų aiški ir nebūtų klaidingai suprasta. Įsivaizduokite, jei sandėlyje esanti įranga būtų pažymėta „naudota, bet gera“. Būtų neaišku, ar tai reikštų įranga buvo daug naudota arba ta įranga nebėra nauja, bet vis tiek funkcinis. Keletas papildomų žodžių būtų paaiškinę prasmę. Taip pat venkite naudoti žargoną ar santrumpas, nes skirtingiems skaitytojams jie gali reikšti skirtingus dalykus.
Perskaityti ir redaguoti
Nepriklausomai nuo jūsų rašymo stiliaus, visi rašytojai turi perskaityti ir redaguoti visą rašytinę medžiagą, net el. Baigę rašyti, perskaitykite savo darbą. Tada gali tekti jį redaguoti. Korektūra reiškia, kad perskaitote tai, ką parašėte, kad įsitikintumėte, jog visi jūsų galvoje esantys žodžiai teisingai įrašyti ant popieriaus. Kadangi mūsų smegenys veikia greičiau nei pirštai, galite praleisti žodžius, palikti galūnę arba naudoti neteisingą homonimą (pvz., „ten“ vietoj „jų“). Korektūra nustato šias klaidas. Akivaizdu, kad vienos eilutės el. laiško korektūros skaitymas yra paprastas ir gali pakakti tik jį žvilgtelėti rašant. Tačiau jei rašote naudojimo vadovą, jūsų korektūra bus sudėtingesnė ir užtruks ilgiau.
Perskaitę medžiagą, laikas ją redaguoti. Kartais korektūra ir redagavimas gali būti atliekami vienu metu, bet efektyviau, kai jie atliekami nuosekliai.
Priežastis, dėl kurios redaguojate, yra tai, ką parašėte, pataisyti arba pakeisti, kad medžiaga skambėtų (ir skaitytų) geriau. Rašant verslui, tai reiškia, kad reikia ištaisyti klaidas ir padaryti tekstą kuo aiškesnį ir glaustesnį.
Jūs nerašote romano
Kai rašote verslo reikalais, nerašote kito „puikaus amerikietiško romano“. Jūsų raštas turėtų būti kaip jei reikia, aprašomieji, bet nereikia piešti ryškių žodinių paveikslėlių naudojant daug didelių žodžių ir skaičių kalba. Jei turite galvoje „stikliniai namai“, nerašykite „stiklakūnio gyvenamosios vietos“, rašykite „stikliniai namai“.
