Pagrindiniai valdymo įgūdžiai pradedantiesiems

1 lygis Valdymo įgūdžių piramidė parodo pagrindinius įgūdžius, kuriuos turi įvaldyti pradedantysis vadovas. Tai yra valdymo įgūdžių piramidės pagrindas, parodantis įgūdžius, kuriuos vadovas turi įvaldyti, kad būtų sėkmingas, ir parodo, kaip šie valdymo įgūdžiai remiasi vienas kitu siekiant sėkmės.

Pagrindiniai valdymo įgūdžiai

Yra keturi pagrindiniai valdymo įgūdžiai, kuriuos kiekvienas turi įvaldyti, kad sėkmingai dirbtų valdymo darbą. Šie keturi pagrindiniai įgūdžiai yra planuoti, organizuoti, vadovauti ir kontroliuoti, ir jie toliau išsamiai aptariami atskirai.

Planuoti

Planavimas yra pirmas ir svarbiausias žingsnis atliekant bet kokią valdymo užduotį. Tai taip pat dažniausiai nepastebimas arba sąmoningai praleistas žingsnis. Nors kiekis planavimas ir reikalingos detalės gali skirtis priklausomai nuo užduoties, praleisti šią užduotį reiškia pakviesti nelaimę, išskyrus aklą sėkmę.

Štai kas pateikia seną 6 planavimo posakį: išankstinis planavimas ir pasiruošimas apsaugo nuo prasto Našumas (arba 7 P: tinkamas, išankstinis, planavimas, prevencija, pyktis, prastas, našumas), atsižvelgiant į tai, kaip skaičiuoti.

Nors dauguma žmonių terminą planavimas sieja su bendruoju verslo planavimu, iš tikrųjų egzistuoja trys skirtingi planavimo lygiai:

• Strateginis planavimas
• Taktinis planavimas
• Operatyvinis planavimas

Be to, norint pasiekti pasirengimo lygius ir sritis, naudojami įvairūs planavimo būdai:

• Nelaimių planavimas
• Paveldėjimo planavimas
• Krizių planavimas
• Atlyginimo planavimas

Pagrindiniai valdymo įgūdžiai, reikalingi efektyviam planavimui

Tai yra keletas įgūdžių, kuriuos turite turėti, kad galėtumėte efektyviai planuoti, pavyzdžių.

• Įsivaizduokite būsimą būseną
• Psichiškai organizuoti esminė misija ir vizija, kuri jus sujaudins į pageidaujamą būsimą būseną
• Nustatykite bendrą strategiją, kuri padės pasiekti norimą būsimą būseną
• Pasirinkite trumpalaikiai tikslai ir veikla tai jus ten nuves

Organizuoti

Vadovas turi būti geba organizuoti komandas, užduotis ir projektus, kad komandos darbas būtų atliktas efektyviausiai ir efektyviausiai. Kaip pradedantysis vadovas galbūt organizuojate nedidelę darbo komandą arba projekto komandą. Tie patys įgūdžiai bus reikalingi vėliau jūsų karjeroje, kai turėsite organizuoti skyrių ar naują įmonės padalinį.

Akivaizdu, kad darbo planavimas ir jo organizavimas sutampa. Kai planuojant daugiausia dėmesio skiriama tam, ką reikia padaryti, organizavimas yra operatyvesnis ir labiau orientuotas į tai, kaip geriausiai atlikti darbą.

Pagrindiniai valdymo įgūdžiai, reikalingi efektyviam organizavimui

Organizuodami darbą turite:

• Nustatykite vaidmenis, kurių reikia planui įgyvendinti
• Paskirkite užduotis vaidmenims
• Nustatykite geriausius išteklius (žmones ar įrangą) vaidmeniui
• Gaukite išteklių ir paskirstyti juos vaidmenims
• Priskirkite išteklius vaidmenims ir deleguokite jiems įgaliojimus bei atsakomybę.

Nesvarbu, ar jums buvo pavesta valdyti nedidelę komandą ar projektą, pradedantieji vadovai taip pat turi mokėti organizuoti biurai ir duomenų sistemos.

Daugiau susijusių su organizavimu

Galbūt negalėsite fiziškai perkelti žmonių, kad suburtumėte savo komandą, bet turėtumėte apsvarstyti galimybę. Kita vertus, gali tekti perkelti kelis žmones į nedidelę erdvę ir sutvarkyti reikalus, kad komanda galėtų efektyviai dirbti toje erdvėje. Vėliau savo karjeroje gali tekti organizuoti biurą, kuriame tilptų kelių skirtingų skyrių komandos ir jų specifiniai poreikiai.

Taip pat turėsite mokėti organizuoti visas kompiuterines sistemas, kurios tvarkys duomenis, kuriuos jūsų komandai reikia rinkti ar platinti. Turite nuspręsti, ar, pavyzdžiui, turite nustatyti bendrinamus tinklalapius įmonės intranete, ar tiesiog bendrinamą aplanką failų serveryje. Nuspręskite, kaip tvarkysite sistemas, kad visi, kuriems reikia informacijos, galėtų ją pasiekti (ir kad ji nebūtų prieinama tiems, kurie neturėtų jos matyti, kaip jūsų konkurentai).

Jei jūsų komandai reikia ar gamina ko nors kito nei informacija, turite organizuoti taip, kad jūsų komanda gauna tai, ko jiems reikia, tada, kai jiems to reikia, ir gali perduoti kitiems tai, ką jūsų komanda gamina teisingai laikas.

Galiausiai pamatysite, kad taip yra retai kada užtenka vieną kartą organizuoti projektus. Nuolat keičiantis ištekliams, tikslams ir išoriniams veiksniams paprastai teks persitvarkyti, kad prisitaikytumėte prie jų.

Tiesioginis

Režisūra yra veiksmo žingsnis. Suplanavote ir organizavote darbą. Dabar jūs turite nukreipti savo komandą atlikti darbą. Pradėkite įsitikinę tikslas yra aiškus visiems komandos nariams. Ar jie visi žino, koks yra tikslas? Ar jie visi žino, koks yra jų vaidmuo vedant komandą į tikslą? Ar jie turi viską, ko reikia (išteklius, autoritetą, laiką ir pan.), kad galėtų atlikti savo vaidmenį?

Trauk, nestumk

Būsite veiksmingesni nukreipdami komandą savo tikslo link jei traukiate (vadovaujate jiems) o ne stumti (atsisėskite ir duoti įsakymus). Tu nori motyvuoti savo komandos žmones ir padėti ir įkvėpti juos siekti komandos tikslų.

Pagrindiniai valdymo įgūdžiai, reikalingi režisūrai

Kai vadovaujate komandos darbui, turite:

• Nurodykite aiškią kryptį, kad komandai pavyktų
• Įsitikinkite, kad komandos nariai aiškiai žino, kokį vaidmenį jiems reikia atlikti kad komandai pasisektų
• Suteikite komandai kuo mažiau nurodymų, kad komanda būtų įgalinta sėkmingai
• Suteikite įkvėpimo ir tolesnių veiksmų, kad galėtumėte palaikyti komandą

Kontrolė

Kai kurie rašytojai bando „sušvelninti“ šį pagrindinį valdymo įgūdį, vadindami jį „koordinate“ ar panašiais terminais. Tačiau stipresnis terminas „kontrolė“ yra būtinas, kad vadovas geba kontroliuoti kolektyvo veiklą.

Atlikdami aukščiau nurodytus veiksmus, suplanavote darbą, organizavote išteklius, kad jie būtų kuo veiksmingesni, ir nurodėte komandai pradėti darbą. Kontrolės etape stebite atliekamą darbą. Jūs lyginate tikrąją pažangą su planu. Patvirtinate, kad organizacija veikia taip, kaip suplanavote.

Jei viskas gerai, nieko nereikia daryti, tik stebėti. Tačiau taip nutinka retai. Darbuotojas suserga, duomenų bazės rūšiavimas užtrunka ilgiau nei numatyta, o pagrindinis konkurentas atsisako kainomis, gaisras sunaikina šalia esantį pastatą ir tenka evakuotis kelioms dienoms ar veikia koks nors kitas veiksnys tavo planas.

Pagrindiniai valdymo įgūdžiai, reikalingi kontrolei

Kai kontroliuojate darbą, turite:

• Stebėkite komandos ir projektų eigą
• Įsitikinkite, kad kiekvieną vaidmenį atlieka darbuotojas
• Nustatykite našumo ir kokybės standartus
• Padėkite komandai išspręsti problemas ir pašalinti kliūtis jų sėkmei
• Pateikti atsiliepimai apie atliktus veiksmus ir komandos progresas
• Pateikti apdovanojimai ir pripažinimas už komandos sėkmę ir progresas
• Jei reikia, koreguokite sprendimus, priimtus planavimo, organizavimo ir vadovavimo etapuose

Vadovai taip pat valdymo įrankiai

Kontrolės etape nustatote našumo ir kokybės standartus, o tada stebite, ar jie atitinka. Yra tiek daug įrankių, kiek dalykų, kuriuos reikia stebėti.

• Planavimo įrankiai: daugybė programinės įrangos įrankių leidžia įvesti tvarkaraštį ir reguliariai atnaujinti eigą. Programa paryškins grafiko pakeitimus, kad galėtumėte nustatyti taisomuosius veiksmus, kurių reikia imtis.
• Finansų kontrolė: kaip vadovas paprastai turėsite biudžetą. Finansų departamento ataskaitos leis jums žinoti, kaip jūsų išlaidos (žmonėms ir kitiems ištekliams) atitinka planą.
• Žmonės kontroliuoja: turite įsitikinti, kad visi jūsų komandos žmonės dirba taip, kaip planuota. Jei jų nėra, turite rasti ir pašalinti priežastį. Ar jie nesupranta tikslo? Ar jie neturi tam reikalingų išteklių ar įgūdžių? Ar užduotis jiems per didelė ir ją reikia pakeisti arba priskirti kitam ištekliui? Jūsų, kaip vadovo, darbas reiškia, kad jūsų komandos nariai pateikia atsiliepimų apie tai, kaip jų veikla atitinka planą. Kai ne, turite imtis taisomųjų veiksmų.