Jūsų organizacijos struktūra turi įtakos tam, kaip valdote ir vykdote projektus. Tai taip pat gali turėti įtakos tam, kiek autoritetų ir pasiekiamumo turite atlikti savo, kaip projektų vadovo, darbą.
Yra trys bendros organizacinės struktūros, visose dirba projektų vadovai: funkcinė, projektinė ir matricinė. Pažvelkime į kiekvieno privalumus ir trūkumus, kad žinotumėte, su kuo susiduriate prisijungę prie naujos struktūros.
Funkcinė organizacinė struktūra
Funkcinėje organizacijos struktūroje projektų vadovas ir visi ištekliai dirba tame pačiame įmonės padalinyje, pavyzdžiui, pardavimo ir rinkodaros skyriuje. Paprastai funkcinis vadovas turi daugiau įgaliojimų nei projekto vadovas.
Privalumai
Funkcinė struktūra suteikia mažiausiai galios kaip projektų vadovui, tačiau suteikia daug kitų privalumų:
- Tai puikiai tinka mažoms komandoms ir mažiems projektams, nes funkcija visiškai kontroliuoja komandos narius ir kitus reikalingus išteklius.
- Galite lengvai pasiekti reikalingus ekspertus, nes jie yra toje pačioje funkcinėje srityje.
- Greitai visi susiburia, kad išspręstų su projektu susijusias problemas.
- Galite apriboti naudojamus projekto komunikacijos įrankius, nes komanda yra palyginti nedidelė ir paprasta.
- Dažnai sulaukiate entuziastingų komandos narių, kurie nori dirbti su projektu, nes tai suteikia jiems karjeros galimybių. Projektinis darbas gali būti puikus būdas motyvuoti jūsų komandą.
- Jei projektą perduodate funkcionaliai komandai, tai bus funkcionali komanda, kurioje dirbsite, o tai gali palengvinti projekto uždarymą.
Trūkumai
Nors ši struktūra turi daug privalumų, taip pat apsvarstykite keletą trūkumų:
- Darbas vyksta silose, o tai gali reikšti, kad jūs neturite prieigos prie žmonių, nepriklausančių jūsų funkciniam padaliniui.
- Projekto komandos nariai gali būti lojalesni savo skyriui ar komandos vadovui nei darbui su projektu, o tai gali sukelti konfliktų.
- Didelis projektas gali baigtis funkciniu projektų vadovu kiekvienai funkcijai. Jei visi projektų vadovai darniai nedirbs, darbas gali nutrūkti.
- Funkcinis darbas gali būti izoliuotas, nes jūs neturite galimybės plačiai bendradarbiauti su įmone. Išlaikyti strateginį dėmesį gali būti sunkiau.
Projekto organizacinė struktūra
Specialios komandos sudaromos dirbti su projektais projekto organizacinėje struktūroje. Tikriausiai projekto vadovas yra atsakingas už projekto komandos narius. To pavyzdžiai būtų didelės statybos pastatai, taip pat įmonių iniciatyvos, kurioms reikalinga speciali komanda. Projekto vadovas turi aukščiausią galią, atsiskaitydamas projekto rėmėjui ir projekto valdybai. Komandoje esantys asmenys dirba tiesiogiai projekto vadovui.
Privalumai
Akivaizdus projekto struktūros pranašumas yra tai, kad jūs galite labiau kontroliuoti komandą, tačiau yra ir kitų privalumų:
- Komandos gali turėti stiprų tapatybės jausmą. Tai lengviausia struktūra, kurioje galima sukurti stiprią komandos kultūrą.
- Visa komanda yra susitelkusi į komandos tikslus, todėl prie projekto dirbančių žmonių lojalumo konfliktas su dienos darbu yra. Jų kasdienis darbas yra projektas.
- Ištekliai yra skirti projektui, todėl daug lengviau planuoti darbus. Sužinosite, kai komandos nariai bus pasiekiami, ir nėra pavojaus, kad jie greitai bus išvesti į įprastinį darbą kitam vadovui.
- Šioje struktūroje vykdomi projektai yra puiki aplinka tobulinti projektų valdymo įgūdžius ir techninius vadovavimo įgūdžius.
Trūkumai
Su projekto struktūra yra lengviausia dirbti, tačiau ji vis tiek turi tam tikrų trūkumų:
- Turėti komandą, skirtą vienam projektui, yra brangus įsipareigojimas. Tai dažniausiai pasirenkama tik dideliuose projektuose.
- Jei pašalinsite žmones iš funkcinių darbų, jiems gali būti sunku grįžti atgal, ypač jei projektas ilgas. Darbas projekte jus ištempia, todėl grįžimas į ankstesnį vaidmenį po darbo daugiadalykėje aplinkoje su nauju, sudėtingu projektu daugeliui žmonių nėra patraukli perspektyva. Taigi komandos perėjimo valdymas uždarius projektą tampa dar svarbesnis.
- Kartais projekto uždarymas gali reikšti darbo praradimą, jei verslas pajudėjo ir kito vaidmens jums nėra.
- Pagal savo pobūdį atsidavusios komandos ima išteklius, kad galėtų dirbti tik prie vieno dalyko. Jie gali apriboti projektų, kuriuos įmonė gali atlikti vienu metu, skaičių, ypač kai skirtingiems projektams reikia tų pačių įgūdžių.
- Tokio tipo struktūrų projektų vadovai taip pat atlieka tiesioginį valdymą savo komandoms, o tai reiškia, kad skiria laiko ir pastangų žmogiškųjų išteklių užduotims, kurių nereikėtų atlikti kitose struktūrose. Jei jums patinka šis darbo su žmonėmis elementas, šis veiksnys gali būti privalumas.
Matricinė organizacinė struktūra
Trečias variantas yra matricinė struktūra. Ištekliai yra dalijami tiek įprastiniam verslui, tiek projektiniam darbui. Tai gali reikšti du vadovus arba „punktyrinę“ atsakomybę projekto vadovui ir komandos vadovui. Funkcinės valdymo linijos struktūra paprastai yra pirmiausia, o projekto vadovas pasirenka punktyrinę liniją.
Ši struktūra padalija valdžią ir valdžią tarp funkcinio ar padalinio komandos vadovo ir projekto vadovo. Turėsite išnaudoti visus savo derybinius įgūdžius.
Privalumai
Matricos struktūros yra labai paplitusios, nes jos leidžia vadovams lanksčiai pasirinkti, kaip žmonės leidžia laiką. Tikėtina, kad tam tikru savo karjeros momentu dirbsite matricinėje aplinkoje. Šios struktūros pranašumai yra šie:
- Ištekliai naudojami efektyviai ir prireikus gali judėti tarp projektų.
- Galite dirbti su daugybe skirtingų dalykų, kartais lygiagrečiai, nors šis aspektas taip pat gali būti įrodytas kaip trūkumas.
- Komandos ir asmenys gali būti labai jautrūs. Jei atsiranda naujas projektas, kuriam turi būti teikiama pirmenybė, jį pakankamai lengva pasukti ir staiga sutelkti dėmesį į ką nors kita. Negalite to lengvai padaryti projekto struktūroje, kuriai išskaidyti ir pergrupuoti užtrunka ilgiau.
- Struktūra reikalauja, kad visi naudotų tą patį projekto valdymo gyvavimo ciklą ir metodiką, todėl judėti tarp projektų yra paprasta. Žmonės gali prisijungti prie projekto komandos, kai reikia palyginti nedaug žinių, kai terminija ir procesai yra įprasti.
Trūkumai
Kaip ir visose sąrankose, šis taip pat turi savo spąstų. Nepaisant to, kad tai yra įprasta struktūra, nedaugelis šiuolaikinių darbo vietų išsprendė perkrovos problemas. Gali būti lengva suteikti žmonėms per daug darbų, jei neturite sistemų, leidžiančių valdyti ir stebėti visą jų darbo krūvį. Kiti trūkumai yra šie:
- Konfliktas tarp projektų yra įprastas, nes galite kovoti dėl tų pačių išteklių kaip ir kitas projektas.
- Kitas projektas galėjo skirti geriausius išteklius – tinkamiausius žmones, turinčius reikiamų įgūdžių, arba tiesioginis vadovas galėjo jų nepadaryti projekte.
- Gali kilti tam tikras konfliktas tarp įprastų užduočių ir projektinio darbo asmenims, ypač kai abu vadovai suteikia jiems skirtingus prioritetus.
- Ištekliai gali prieštarauti, kokiu vystymosi keliu jie pasirenka savo būsimą karjerą. Nors galbūt žinote, kad norite likti projektų valdymo srityje, galite pereiti į aukštesnį funkcinį vaidmenį arba į projektą labiau orientuotą vaidmenį. Tačiau turėti daug karjeros galimybių yra geras dalykas, net jei dėl to reikia priimti sunkius sprendimus.
Organizacinė struktūra, kuri puikiai tinka visiems įprastiems verslo darbams, ne visada tinka projektams, todėl jūs turite tvarkytis aplinkoje, kurioje dirbate. Gera idėja įgyti patirties kiekvienoje iš šių struktūrų, kad galėtumėte jas patirti iš pirmų lūpų. Tai padės jums nuspręsti, kuri aplinka jums labiausiai tinka ir atitinka jūsų įgūdžius bei pageidavimus. Tada galite priimti pagrįstą pasirinkimą, jei turite galimybę nuspręsti dėl būsimos darbo aplinkos.
Suprasdami kiekvieno projekto organizacinės struktūros privalumus ir trūkumus, turėsite galimybę išsiaiškinti, kur geriausia skirti savo laiką ir įtaką, kad išnaudotumėte visas savo komandos galimybes ir padėtumėte užbaigti projektą sėkmingai.
