Maži renginiai turi daug daugiau lankstumo, kai kalbama apie galimybes su vietomis, veikla ir sąveika. Galų gale paprasčiau dirbti su mažesnės grupės poreikiais. Žinoma, planuotojai vis tiek turi būti kūrybingi, jei norite, kad diena būtų sėkminga. Svarbių detalių kontrolinis sąrašas palengvina įvykio eigą ir suteikia vertingos informacijos apie tai, kas kitą kartą gali veikti geriau.
Pradėkite nuo pagrindų
Geriausios idėjos prasideda nuo tvirto pagrindo, todėl prieš žiūrint per toli, svarbu susidėlioti renginio pagrindą. Tokie dalykai kaip datos, laikai ir maršrutai turėtų būti užbaigti prieš pereinant prie bet kokių sudėtingų detalių. Būtinai naudokite daugybę nemokamų programų ir programų, naudojamų datoms ir būtiniems skambučiams sekti.
Pasirinkite tinkamą vietą
Jums bus lengviau rasti kambarį mažesnei grupei, tačiau talpumo slenksčiai bus griežtesni. Jei jūsų renginys išplečiamas nuo 50 žmonių iki 100, jums gali tekti persikelti į didesnę patalpą, atsižvelgiant į jūsų vietos pajėgumus. Paprastai tariant, lengviau sumažėti, todėl įsigykite kambarį, kuriame tilptų didžiausias jūsų lankytojų skaičius, ir sumažinkite jo dydį, jei tai neturės įtakos biudžetui.
Sukurkite rinkodaros strategiją
Net jei rengiate „nemokamą renginį“, vis tiek turite jį pateikti taip vilioja registracijas. Žmonės nori žinoti, kaip jiems bus naudinga atvykti į šią progą ir kaip rašysite savo kvietimus ir rinkodaros medžiaga gali turėti didelės įtakos tam, ar jie pasirodys, ar ne. Nors jūsų renginys greičiausiai jums atrodo įdomus, tikras iššūkis yra sužavėti ir kitus.
Biudžetas vienam asmeniui
Mažų renginių trūkumas yra tas, kad jie paprastai kainuoja daugiau vienam asmeniui, nes viešbutis ir maitinimas kainos mažėja didėjant kiekiui. Kad reikalai būtų dar sudėtingesni, 20 procentų sumažėjęs nedidelio renginio skaičius gali turėti įtakos jūsų grupės kainodaros būsenai. Turint tai omenyje, jūs norite biudžeto išlaidas vienam asmeniui žemiau mažiausio numatomo lankomumo rodiklio. Jei tai padarysite tiksliai, jūsų pelno marža iš tikrųjų padidės kiekvienam asmeniui, kurį įtrauksite per prognozę.
Žaisk iš savo jėgų
Mažos grupės suteikia daugiau galimybių organizuotoms diskusijoms, todėl planuodami maršrutą išnaudokite tai savo pranašumui. Visą dieną būti „kalbamam“ nėra labai smagu, todėl daugelyje mažų renginių siūlomi grupiniai užsiėmimai ar išsiveržimo galimybės. Netgi grupiniai projektai gali būti integruoti tinkamomis aplinkybėmis. Pagalvokite apie būdus, kaip įtraukti dalyvius į dialogą, nes tai padidins kiekvieno pristatymo išlaikymo rodiklį.
Įtraukite klausimų ir atsakymų sesijas bei atsiliepimų formas
Geriausias būdas pradėti planuoti kitą renginį – išklausyti atsiliepimus iš dabartinio. Kiekvieno segmento pabaigoje palikite daug laiko klausimams. Taip pat galite pateikti savo darbuotojų klausimus, kad pradėtumėte pokalbį. Atsiliepimų formas pakankamai paprasta įtraukti į informacijos paketus, tačiau būtinai nurodykite dalyviams, kaip norite juos pateikti.
Pridėkite tinklo galimybes po įvykio
Gera tinklo funkcija gali suteikti didžiulę vertę visiems dalyviams. Jei sėkmingai skatinote dialogą tarp dalyvių, dienos pabaigoje visi turėtų ką nors žinoti vienas apie kitą. Visada padeda maisto tiekimas tokiai funkcijai, kaip ši, ir galbūt net norėsite įdarbinti įsipareigojimus prieš renginio dieną. Kaip sakoma, niekas taip netraukia minios, kaip minia, todėl būkite aktyvūs reklamuodami visas funkcijas po renginio.
Maži renginiai gali tapti turtinga ir naudinga patirtimi kiekvienam, tačiau kiekvieną minutę reikia planuoti atsižvelgiant į auditoriją. Geros naujienos yra tai, kad kiekvieną kartą bus lengviau, nes jūs tiksliai suprasite, ko tikisi jūsų svečiai.
