Ne pelno organizacijos buhalterinės apskaitos pareigos skiriasi nuo pelno siekiančių įmonių. Apskaita gali būti sudėtinga ne pelno siekiančiai organizacijai, o tuo labiau, jei negalite sau leisti samdyti profesionalaus buhalterio, kuris tvarkytų savo finansus. Šiame vadove pateikiami ne pelno organizacijų apskaitos pagrindai, kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti turimus išteklius.
Žinokite savo finansines sąlygas
Prieš pereinant prie apskaitos, pravartu kai ką žinoti pagrindinės apskaitos sąlygos kad tu susidursi. Atminkite, kad šie terminai gali įgyti šiek tiek kitokią reikšmę, kai jie taikomi ne pelno siekiančioms įmonėms, o ne pelno siekiančioms įmonėms. Susipažinę su šiomis pagrindinėmis sąlygomis, galėsite geriau suprasti savo ne pelno organizacijos apskaitos poreikius ir pradėti teikti pirmenybę savo veiklai.
- Turtas: daiktai, kurie priklauso jūsų ne pelno organizacijai, pvz., grynieji pinigai, patentai ar biuro įranga
- Įsipareigojimai: dalykai, kuriuos skolinga jūsų ne pelno organizacija, pvz., paskolos ar mokėtinos sumos
- Pajamų rūšys: visi pinigai, gaunami jūsų ne pelno siekiančiai organizacijai, pvz., aukos, dotacijos, nario mokesčiai, investicijos, bilietai, programos mokesčiai ar paslaugų mokesčiai
- Grynasis turtas: Turtas atėmus įsipareigojimus. Grynasis turtas gali būti klasifikuojamas vienu iš dviejų būdų: tie su donorų apribojimais ir be donorų apribojimų
Šiuos donorų apribojimus galima suskirstyti į tris kategorijas:
- Neribojama: Naudokite šias lėšas bet kokiam tikslui, net ir kasdienėms operacijoms. Pavyzdžiui, aukos į jūsų metinį fondą yra neribotos, o tai reiškia, kad aukotojai palieka organizacijai nuspręsti, kaip jas išleisti.
- Laikinai apribotas: šias lėšas galima išleisti tik konkrečiai programai arba tam tikru momentu. Pavyzdžiai: pinigai, paaukoti krizės ar kritinės padėties metu, kai aukotojai nori, kad pinigai būtų išleisti tam renginiui.
- Apribota visam laikui: šių lėšų niekada negali išleisti ne pelno organizacija, bet gali uždirbti palūkanų iš investavimo. Pavyzdžiui, organizacija negali naudoti korpuso paramos fondų, nors tų lėšų uždirbtos palūkanos gali būti panaudotos.
Paruoškite savo organizacijos finansines ataskaitas
Kaip ne pelno organizacijai, veiklos skaidrumas yra labai svarbus. Vienas iš būdų padidinti šį skaidrumą – tinkamai parengti finansines ataskaitas. Pagal visuotinai priimtus apskaitos principus (JAV GAAP),ne pelno organizacijos, teikdamos ataskaitas, turėtų pateikti šiuos pareiškimus:
Finansinės padėties ataskaita
Panašiai kaip pelno siekiančios korporacijos balanse, finansinės padėties ataskaitoje išskaidomas turtas, įsipareigojimai ir grynasis turtas. Tai bendras jūsų ne pelno organizacijos sveikatos momentinis vaizdas.
Veiklos ataskaita
Pagrindinis ne pelno tikslas yra teikti paslaugas ar programas, atitinkančias konkrečius poreikius. Veiklos ataskaitoje nurodomos pajamos ir išlaidos su donorų apribojimais ir be jų.
Funkcinių ir gamtinių išlaidų ataskaita
Išlaidų ataskaitų teikimas pagal pobūdį ir funkcijas skaičiuoklės formatu padeda sekti veiklą ir pasiekimus.
Pavyzdžiui, išlaidos būtų suskirstytos pagal funkcijas, pvz., programas, lėšų rinkimą ar administracines. Jos taip pat būtų suskirstytos pagal išlaidų pobūdį arba tipą, pvz., atlyginimus, reikmenis ar rinkodarą.
Pinigų srautų ataskaita
Panašiai kaip pelno siekiančios korporacijos pinigų srautų ataskaitoje, šiame dokumente nurodoma, kiek grynųjų pinigų ir pinigų ekvivalentų patenka į organizaciją ir iš jos išeina per tam tikrą laikotarpį. Pinigų srautas gali būti teigiamas arba neigiamas, atsižvelgiant į tai, ar įplaukos yra didesnės už išteklius (teigiamas), ar įplaukos mažesnės už išmokas (neigiamos). Pinigų srautai svyruoja ir neatspindi ilgalaikio pelno ar nuostolių.
Šis teiginys suskirstytas į tris dalis: investuoti, finansuoti ir veikti.
- Ataskaitos investavimo skiltyje nurodomos sumos, išleistos ilgalaikiam turtui, pavyzdžiui, investicijoms ar įrangai.
- Finansavimo skiltyje pateikiamos sumos, gautos iš skolintų ar grąžinimų.
- Ataskaitos veiklos skyriuje nurodoma, kas neįtraukta į investavimo ar finansavimo skyrius.
Finansinių ataskaitų pastabos
Svarbu į šį skyrių įtraukti bet kokią papildomą informaciją apie apribojimus, likvidumą ir kitas pastabas. Įprasta ne pelno organizacijoms skirta informacija apima apskaitos politikos santrauką, informaciją apie investicijas, būseną turtas ir nusidėvėjimas, negrąžintų paskolų ar lizingo statusas, taip pat ilgalaikių įkeitimų statusas nuo donorų.
Žinoma, norint sudaryti šias ataskaitas, jūsų ne pelno organizacija turės sekti pajamas, išlaidas ir veiklą. Norint tiksliai sekti, reikia atkreipti dėmesį į detales, taip pat pasirinkti apskaitos programinę įrangą, atitinkančią organizacijos dydį ir sudėtingumą.
Stebėkite gaunamą finansavimą ir išeinančias išlaidas
Norint sudaryti tikslias finansines ataskaitas, labai svarbu sekti visas iš jūsų organizacijos gaunamas ir išeinančias lėšas, o tai geriausia padaryti naudojant organizuotą sistemą (pateikta toliau). Be to, kadangi mokesčių kodas gali keistis, turėsite žinoti, ką ir kodėl stebite. Svarbu, kad pajamos ir išlaidos būtų atskirtos, tačiau taip pat turėtumėte pasikalbėti su mokesčių ekspertu, kad įsitikintumėte, jog įrašote viską, ko reikia, kad apsaugotumėte neapmokestinamas statusas.
Ne pelno organizacijos gali naudoti du skirtingus stebėjimo metodus: apskaita kasos pagrindu arba apskaita kaupimo principu.
Apskaita kasos pagrindu
Naudodami grynųjų pinigų apskaitą, pajamas įrašote tada, kai gaunami fiziniai pinigai, o ne tada, kai atliekama operacija. Išlaidas įrašote, kai sumokate grynuosius pinigus. Pavyzdžiui, šios sistemos naudojimas ne pelno organizacijoje reiškia, kad mokėjimą įrašysite, kai gausite nario arba donoro mokėjimą.
Grynųjų pinigų pagrindu galima naudoti tik tuo atveju, jei turite ne daugiau kaip 25 mln. USD bendrųjų pajamų už 3 ankstesnius mokestinius metus, todėl tai yra populiari sistema mažesnėms ne pelno organizacijoms.
Apskaita kaupimo principu
Naudodami kaupimo principą apskaitoje registruojate pajamas arba išlaidas, kai atliekamos operacijos. Pavyzdžiui, siųsdami sąskaitą faktūrą mokesčiams arba įkeistą auką įrašysite operaciją. Ne tada, kai gaunate fizinį mokėjimą.
Tačiau ne pelno apskaita neapsiriboja aukomis ir išlaidomis. Nepamirškite apie kitas veiklas, kurias taip pat turėtumėte stebėti, pavyzdžiui, investicijų ir santaupų. Įvairių pelno nesiekianti apskaitos programinė įranga yra, kad būtų lengviau sekti, o daugelį jų lengva įdiegti ir prieinama paleisti.
Pateikite 990 formą
IRS duomenimis, yra daugiau nei 30 rūšių ne pelno organizacijų kurie yra atleisti nuo federalinių mokesčių ir daugelio valstijų mokesčių.Labiausiai paplitusi ne pelno organizacija yra a501(c)(3), kuri yra viešoji labdaros organizacija arba privatus fondas.
Nors ne pelno organizacijos yra atleidžiamos nuo federalinių mokesčių, jos vis tiek turi pateikti metinį informacinį dokumentą, žinomą kaip a 990 forma. 990 forma yra viešas dokumentas, leidžiantis IRS ir visuomenei ištirti ne pelno organizacijos misiją, finansus ir ankstesnių metų veiklą. Priklausomai nuo ne pelno organizacijos turto ar bendrųjų pajamų, turėsite pateikti 990, 990-PF, 990-EZ arba 990-N formą. Kai kurios bažnyčios ir tikėjimo organizacijos gali būti atleistas nuo šio reikalavimo, jei jie oficialiai nepateikė 501(c)(3) statuso.
Atminkite, kad atleidimas nuo federalinių pajamų mokesčių nereiškia, kad galite praleisti verslo mokesčių deklaracijos pateikimą. Taip pat gali tekti sumokėti nekilnojamojo turto mokestį arba pardavimo mokestį. Kai kuriose valstijose gali būti sudėtinga naršyti mokesčių kodus ir pareigas, tačiau prisijungti prie valstijos ne pelno asociacija gali padėti rasti informacijos apie vietinius ir valstijos įstatymus.
Padarykite vietos profesionaliai apskaitai savo biudžete
Nors šis vadovas skirtas jums supažindinti su ne pelno siekiančia apskaita, jis jokiu būdu nepakeičia profesinės patirties. Daugelis ne pelno organizacijų skiria apskaitos užduotis neapmokytam darbuotojui ar savanoriui – didelė klaida. Nepatyręs buhalterijos tvarkymas dažnai gali sukelti netyčinį sukčiavimą ir brangiai kainuojančias klaidas. Todėl profesionalas, turintis patirties ir išsilavinęs ne pelno siekiančios apskaitos srityje, yra būtinas jūsų organizacijai.
CPA taip pat gali padėti valdybos nariams ir darbuotojams perskaityti sąskaitas, užtikrinant, kad visi būtų informuoti ir atnaujinami. Išmanantys darbuotojai ir valdybos nariai gali padėti sukurti stabilesnę ir organizuotesnę ne pelno organizaciją. Be to, galbūt galėsite rasti savanorį, kuris taip pat būtų pasirengęs ir patyręs CPA arba apskaitos specialistas.
Šis straipsnis skirtas tik informaciniams tikslams. Tai nėra teisinė konsultacija. Patikrinkite kitus šaltinius, pvz., IRS, ir pasitarkite su teisininku arba buhalteriu.
