Renginiai yra svarbi lėšų rinkimo ir informavimo dalis. Dauguma ne pelno organizacijų renginių yra „visų rankų darbo“ reikalas, dėl kurio visi ne pelno organizacijos nariai turi dirbti kartu. Kai kurios ne pelno organizacijos netgi turi bendrą renginių planavimo komitetą ir atsidavusius savanorius, kurie padeda planuoti ir organizuoti renginį.
Tačiau, nors renginio planavimas yra labai svarbus, jei norite, kad renginys vyktų sklandžiai, jūs taip pat norite, kad visos jūsų pastangos būtų sėkmingos. Štai kodėl jūsų organizacija turėtų įdarbinti „priimančiojo komiteto“.
Kas yra priimantis komitetas?
„Priimantis komitetas“ skiriasi nuo tradicinio renginių planavimo komiteto. Vietoj žmonių, kurie aktyviai planuoja, planuoja arba rengia dienos ar vakaro renginius, priimantysis komitetas naudojasi savo tinklais, kad įsitikintų, jog renginys yra sėkmingas. Priimančiojo komiteto nariai gali pasirinkti:
- Skatinkite savo draugus, šeimą ar kolegas pirkti bilietus
- Kolekcionavimo daiktai iš vietinių įmonių
- Užmegzkite ryšius su pardavėjais dėl durų prizų ar maitinimo renginių
Žinoma, yra daugybė būdų, kaip priimantysis komitetas gali padaryti jūsų labdaros renginius geresnius nei bet kada anksčiau. Pagalvokite apie priimantį komitetą kaip apie tikrąjį vakarėlio šeimininką; žmogus, kuris pakviečia geriausius svečius, žino, kam paskambinti dėl maisto ar dekoro, ir gali susisiekti su žmonėmis, dėl kurių renginys bus visiškai sėkmingas.
Kadangi priimantis komitetas gali padidinti renginio metu gautas lėšas arba sulaukti daugiau žiniasklaidos dėmesio, labai svarbu rasti ir įdarbinti tinkamus asmenis.
Ką pasirinkti priimančiojo komiteto nariu
Tikrai naudingame priėmimo komitete nebus apmokamų rinkodaros specialistų ar profesionalių renginių planuotojų. Vietoj to, jie turėtų būti labai įsitraukę jūsų esamos komandos nariai, donorų bazė arba savanoriai, turintys ryšių ir norintys susisiekti.
Jūsų priėmimo komitetas gali būti nuo kelių žmonių iki dešimčių. Kuo daugiau žmonių jūsų komitete, tuo didesnį poveikį jie kartu gali padaryti jūsų renginio sėkmei.
Priimančiojo komiteto narius galite rasti beveik visur, įskaitant:
- Jūsų organizacijos valdybos narys arba pirmininkas
- Savanoriai, labai įsitraukę į bendruomenę
- Aukotojas, turintis ryšių su vietos verslu
- Aukotojas arba valdybos narys, turintis daug kontaktų jūsų idealaus donoro demografinėje srityje
- Savanoriai, pažįstantys pardavėjus ar vietos savininkus
- Vietos ar nacionalinės įžymybės, kurios dažnai pasisako už jūsų reikalą
Suradę asmenis, kuriuos norėtumėte prisijungti prie priimančiojo komiteto, laikas juos įdarbinti.
Kaip įdarbinti priimantį komitetą
Ieškokite asmenų, kurie būtų puikūs priimančiojo komiteto nariai, ir susisiekite su jais. Tačiau ne tik paprašykite ko nors būti priimančiojo komiteto nariu. Oficialus kvietimas yra geriausias būdas įdarbinti komiteto narius.
Priimančiojo komiteto kvietime būtina įtraukti:
- Visa informacija apie renginį ir jūsų organizaciją (data ir vieta)
- Informacija apie renginio tikslą (lėšų rinkimas konkrečiam tikslui)
- Pavyzdžiai, kaip galėtų prisidėti priimančiojo komiteto narys
- Data, kada reikia atsakyti arba susisiekti su savo komanda
- „Išankstinis“ ačiū, kad pranešėte, kad nekantraujate juos pakviesti
- Jūsų vardas / kontaktinis asmuo ir kontaktinė informacija
Įsitikinkite, kad potencialūs nariai žinotų, kad jų dalyvavimas bus pripažintas ir įvertintas ir kad prisijungdami jie gali padaryti reikšmingą poveikį.
Jei jums įdomu, kaip parengti priimančiojo komiteto kvietimo laišką, nukopijuokite ir įklijuokite toliau pateiktą šabloną ir kiekviename skliausteliuose įrašykite savo informaciją.
[Data]
Gerb. [Įterpti vardą]:
Rašau norėdamas pranešti apie įdomų įvykį, kurį [Jūsų organizacijos pavadinimas] planuoja [Month] [Įterpti miestą].
[Mėnuo + metai (jei skiriasi nuo dabartinio)] [Organization] perkelia [Event Name] į [City], kad padidintų informuotumas apie [priežastį / socialinę problemą / problemą, kurią sprendžia jūsų organizacija] ir sukurti pagalbą [programos / iniciatyvos / pastangos]. [Pridėkite atitinkamos informacijos apie įvykį / tikslą / temą].
Renginys vyks [Mieste] [Renginio vieta (jei turite)] [data ir laikas].
[First Name], norėtume jūsų pagalbos, kad šis renginys ir kiti panašūs į jį būtų sėkmingi. Jei norėtumėte dalyvauti šiame renginyje, taip pat būsimuose renginiuose, būtume labai dėkingi, jei priimtumėte šį oficialų kvietimą tapti mūsų priimančiojo komiteto dalimi.
Yra keli paprasti būdai, kaip dalyvauti:
- Pasidalykite savo vardu arba savo organizacijos pavadinimu kaip mūsų priimančiojo komiteto nariu
- Pakvieskite savo kolegas, draugus ir kaimynus įsigyti [staliuką/bilietą] į mūsų renginį (-ius)
- Prisijunkite prie mūsų renginio
- [Įrašykite konkretų prašymą, pagrįstą asmens padėtimi, ryšiais.]
Mums taip pat patiktų, jei nuspręstumėte surengti savo stalą ir pakviesti draugus bei kolegas linksmam vakarui. Jūsų dosni parama padės mums skleisti žinią apie [priežastį] ir padaryti įtaką.
[Organizacijos] narys susisieks su jumis per [Insert timeframe], kad aptartų mūsų priimančiojo komiteto detales ir aptartų jūsų dalyvavimą, jei jus domina.
Tikimės bendradarbiauti su jumis, kad [Event Name] ir būsimi renginiai būtų sėkmingi! Dėkojame už jūsų dosnų dėmesį ir paramą.
Pagarbiai
[Tavo vardas]
[Pareigos organizacijoje]
[Organizacijos pavadinimas]
[Kontaktinis numeris]
Įdarbinus savo priimantį komitetą
Kai pakviesite savo atrinktus komiteto narius, gausite keletą priėmimo laiškų ar skambučių. Tačiau prieš gilindamiesi į įvykio detales ar tai, ką norėtumėte, kad jie darytų, suplanuokite trumpą susitikimą su komitetu. Neprašydami nieko iš jų, leiskite jiems:
- Susipažinkite vienas su kitu
- Aptarkite, kaip jie dalyvauja jūsų organizacijoje
- Peržiūrėkite medžiagą ar pristatymus apie jūsų priežastį / darbą
- Sugalvokite idėjų, kaip jie norėtų prisidėti
Iš ten galite jiems pranešti apie savo lėšų rinkimo tikslus ir tai, kaip norėtumėte, kad jie dirbtų kartu (kviesdami kontaktus ar siekdami aukcione parduodamų daiktų). Jie taip pat gali būti suskirstyti į „pakomitečius“, jei turite didelę grupę.
Žinoma, ne vien priimančiojo komiteto darbas yra planuoti ir įgyvendinti jūsų renginį. Priimančioji komisija turėtų dirbti su jūsų savanoriai arba renginių planavimo komitetas parduoda bilietus, pasirūpinkite, kad būtų pareikalauta naujiems renginio rėmėjams, kad aukcione būtų daug prekių ir kad naktis būtų sėkminga dalyviams.
Pripažindami jūsų priimančiojo komiteto pastangas
Pasibaigus renginiui, jūsų priimančiojo komiteto nariai turėtų būti vieni iš pirmųjų žmonių, kuriems padėkosite tiek renginyje, tiek kitą dieną po to, kai padėkos raštu. Kuo labiau įtrauksite savo priimančiojo komitetą, tuo labiau jie norės priimti svečius ateityje.
Raskite žmones iš savo organizacijos ar bendruomenės, kurie galėtų padėti surengti kitą renginį. Jie gali labai pakeisti jūsų surinktų pinigų sumą ir programas, kurias galite paremti.
