Kaip ir daugelis verslo savininkų, galite bijoti minties apie fizinio darbuotojų atlyginimo auditą. Audito perspektyva gali atrodyti ne tokia bauginanti, jei žinote, kokių įrašų draudikui prireiks, ir sutvarkysite juos iš anksto. Pažangus jūsų pasiruošimas padės užtikrinti, kad auditas vyktų greitai ir sklandžiai.
Audito planavimas
Jei jūsų darbuotojo kompensacijų draudikas planuoja atlikti fizinį auditą, jis turėtų apie tai pranešti laišku arba telefonu netrukus po to, kai pasibaigs jūsų darbuotojo kompensavimo politika. Auditas turėtų būti suplanuotas jums patogią datą. Jums reikės pakankamai laiko, kad surinktumėte reikiamą informaciją. Paprašykite draudiko duomenų, kurių auditoriui reikės atlikti auditą, sąrašo.
Atminkite, kad jūsų paskirtas auditorius gali būti arba nebūti darbuotojas draudiko. Kai kurie draudikai turi vidinį audito skyrių, kuriame dirba jų darbuotojai. Kiti audito funkciją perduoda nepriklausomai audito įmonei. Procesas turi būti vienodas, nesvarbu, ar auditą atlieka draudiko darbuotojas, ar rangovas.
Įrašai, kurių jums prireiks
Auditoriui reikės finansinių duomenų už laikotarpį, kurį apima audituojama politika. Štai kokios rūšies informacija jūsų gali būti paprašyta pateikti:
- Buhalterinė knyga
- Mokesčių formos, ypač 941 ir 944 formos, darbdavių federalinė mokesčių deklaracija (atitinkamai kas ketvirtį ir kasmet)
- Grynųjų pinigų išmokėjimo įrašai
- Mokėjimai už nepriklausomų rangovų suteiktas paslaugas. Auditorius turės patikrinti, ar šie darbuotojai nėra jūsų darbuotojai.
- Mokėjimai už subrangovų suteiktas paslaugas
- Draudimo liudijimas kiekvienam jūsų pasamdytam subrangovui
- W-2 ir 1099 formos
- Kiekvieno darbuotojo pareigų aprašymas. Įsitikinkite, kad jame tiksliai aprašytos darbuotojo pareigos.
- Jūsų verslo operacijų aprašymas
- Darbo užmokesčio apskaitos įrašai draudimo galiojimo laikotarpiui. Auditorius turės patikrinti visus kiekvienam darbuotojui suteiktus atlyginimo šaltinius (atlyginimą, priedus ir kt.).
- Darbo užmokesčio apribojimai, taikomi vadovaujantiems pareigūnams, partneriams, individualiems savininkams ar kitiems vadovams, kuriems taikoma politika
- Jūsų patirties įvertinimo darbalapis
Surinkę reikiamus duomenis, turėsite juos sutvarkyti. Sudėkite visus savo darbo užmokesčio apskaitos dokumentus (pvz., W-2 formas, darbo užmokesčio išrašus ir viršvalandžių įrašus), kad informacija būtų lengvai pasiekiama. Taip pat vienoje vietoje sudėkite visą su subrangovais susijusią informaciją, įskaitant mokėjimų sumas ir draudimo liudijimus. Jūsų pastangos atsipirks, todėl auditas bus lengvesnis ir greitesnis.
Susitikimas su auditoriumi
Kai atvyks auditorius, nukreipkite jį į ramią vietą, kur asmuo gali dirbti netrukdomas. Stenkitės bendradarbiauti ir kuo geriau atsakykite į auditoriaus klausimus. Jei paprašysite patikimo darbuotojo susitikti su auditoriumi jūsų vardu, įsitikinkite, kad jis ar ji:
- gerai išmano jūsų verslą
- supranta visus jūsų įmonės veiklos etapus
- žino, kokias užduotis atlieka kiekvienas darbuotojas
- supranta jūsų įmonės darbuotojų atlyginimo politiką, įskaitant joje esančias klasifikacijas
- supranta jūsų įmonės finansinius įrašus, įskaitant darbo užmokesčio duomenis, kad galėtų atsakyti į auditoriaus klausimus
Jei jūsų įmonė naudoja ne vietinę buhalterinę įmonę, kuri tvarkytų jūsų apskaitos ir darbo užmokesčio apskaitos funkcijas, ar galite nusiųsti auditorių į savo buhalterio biurą? Ne! Jūsų buhalteris gali pateikti auditoriui reikalingus finansinius įrašus, tačiau fizinis auditas turi būti atliktas jūsų patalpose.
Kas įtraukta į darbo užmokestį?
Darbuotojo kompensavimo įmokų pagrindas yra atlyginimas (darbo užmokesčio fondas), jūsų darbuotojų jūsų organizacijai teikiamų paslaugų piniginė vertė. Jūsų draudikas apskaičiuoja jūsų įmoką, padaugindamas normą iš jūsų atlyginimo ir padalydamas rezultatą iš 100. NCCI ir kai kurios valstybinės kompensavimo darbuotojams institucijos pateikia raštišką apibrėžimą atlyginimas. Nors apibrėžimas įvairiose valstijose skiriasi, paprastai jis apima:
- Bruto darbo užmokestis ir darbo užmokestis, įskaitant atlyginimus ir darbo užmokestį atgaline data
- Iš viso darbuotojo gautų komisinių, įskaitant bet kokius išskaitymus
- Premijos, įskaitant akcijų premijų planus
- Atostogos, atostogos ir ligos pašalpa
- Užmokestis už viršvalandžius. Daugumoje valstijų užmokestis už viršvalandžius skaičiuojamas pagal tiesioginį darbo laiko tarifą. Pavyzdžiui, jei darbuotojo valandinis įkainis yra 20 USD, o jam mokama 600 USD už 20 valandų viršvalandžius, tik 400 USD iš viršvalandžių būtų įtraukta kaip atlyginimas.
- Jūsų atlikti mokėjimai, kurie kitu atveju būtų buvę išskaičiuoti iš darbuotojų darbo užmokesčio, kaip reikalaujama pagal įstatymus dėl socialinio draudimo, medicininės priežiūros ar pensijų plano
- Apmokėjimas darbuotojams ne pagal darbo laiką. Pavyzdžiai yra vienetinis darbas, pelno pasidalijimas arba skatinimo planai.
- Mokėjimas arba pašalpos už rankinius įrankius arba rankinius elektrinius įrankius, kuriuos darbuotojai naudoja savo darbui atlikti
- Darbuotojui suteikto buto ar namo nuomos vertė. Taip pat kito būsto ir maitinimo, kurį darbuotojas gavo kaip dalį savo darbo užmokesčio, vertė
- Mokėjimai, išskaičiuoti iš darbuotojų bruto atlyginimo už išėjimą į pensiją, valgyklą ar taupymo planus
- Darbo užmokestis neapdraustų subrangovų darbuotojams (žr. komentarus žemiau)
Kas neįtraukta į darbo užmokestį?
Prasmė atlyginimas paprastai neįtraukia tam tikrų išlaidų. Nors išimtys įvairiose valstybėse skiriasi, dauguma valstybių neįtraukia:
- Darbuotojų gaunamos arbatpinigių ir kitų arbatpinigių
- Darbdavio mokėjimai į grupinio draudimo ar pensijų planus
- Išeitinė išmoka (išskyrus už dirbtą laiką)
- Nuolaidos iš darbdavio pirktoms prekėms
- Kompensuotos verslo išlaidos
- Mokėti už aktyvią karinę tarnybą
- Vienodos pašalpos
Klasifikacijos
Viena iš pagrindinių auditoriaus užduočių yra užtikrinti, kad jūsų verslas būtų tinkamai klasifikuojamas. Norėdami atlikti šį įvertinimą, auditorius peržiūrės jūsų įmonės veiklą ir nustatys, ar jūsų politikos klasifikacijos yra tinkamos.
Auditorius paprastai pradeda vertindamas jūsų pagrindinė klasifikacija. Tai yra klasifikacija, kuri geriausiai apibūdina visą jūsų verslą. Tai dažnai yra tokia pati kaip reglamentuojančią klasifikaciją, kuriai klasifikacijai priskirta daugiausia darbo užmokesčio. Pavyzdžiui, tarkime, kad dirbate mašinų dirbtuvėje. Kai kurie jūsų darbuotojai dirba su tekinimo staklėmis, o kiti naudoja gręžimo presus arba štampavimo mašinas. Jūsų darbuotojų atliekama veikla skiriasi priklausomai nuo darbuotojo, tačiau visa tai atitinka jūsų pagrindinę klasifikaciją – mašinų dirbtuves. Kadangi didžioji jūsų darbo užmokesčio dalis tenka mašinų dirbtuvių darbuotojams, mašinų dirbtuvė yra jūsų pagrindinė klasifikacija.
Kai kurie darbuotojai gali atlikti užduotis, kurioms reikia atskiros klasifikacijos. Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų mašinų dirbtuvėje dirba biuro darbuotojas, kuris savo darbą atlieka uždarame biure, toliau nuo kitų darbuotojų. Šiam darbuotojui greičiausiai bus priskirta klasifikacija „Clerical Office Employee“, o ne „Machines Shop“.
Darbuotojų kompensacijų klasifikavimo sistemos yra pagrįstos sudėtingomis taisyklėmis, kurias draudėjams gali būti sunku suprasti. Jei auditorius perklasifikuoja jūsų verslą arba apskaičiuoja jūsų įmoką jums nesuprantamu būdu, paprašykite jo ar jos paprasto paaiškinimo. Jei vis dar esate sumišęs, paprašykite savo agento arba brokerio pagalbos.
Subrangovai
Daugelyje valstybių yra įstatymai, kurie nustato atsakomybę rangovams, kurie samdo neapdraustus subrangovus. Šie įstatymai bus taikomi jums, jei jūsų įmonė veikia kaip rangovas ir darbus atlieka subrangos sutartimi su kitais.
Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų įmonė „ABC Construction“ samdo subrangovą „P&J Plumbing“, kad šis atliktų vamzdynų darbus jūsų atnaujinamame pastate. P&J darbuotojas yra sužalotas darbe ir bando iš savo darbdavio atgauti darbuotojų kompensacijas. Darbuotojas nesėkmingas, nes P&J neįsigijo darbuotojų kompensacijos. Daugumoje valstybių sužeistas darbuotojas gali siekti išmokų pagal jūsų darbuotojo kompensavimo politiką.
Draudikai pagal įstatymus privalo teikti išmokas nukentėjusiems neapdraustų subrangovų, samdomų jų draudėjų, darbuotojams. Taigi jūsų auditorius peržiūrės jūsų mokesčių dokumentus, įskaitant visas 1099 formas, kurias išdavėte subrangovams. Jis arba ji patikrins, ar gavote draudimo pažymėjimą iš kiekvieno subrangovo, kurį pasamdėte. Jei kuris nors subrangovas nepateikė darbuotojų kompensacijos draudimo įrodymų, auditorius ims jums papildomą įmoką už to rangovo draudimo apsaugą.
Neapdraustam subrangovui taikomas tarifas priklauso nuo subrangovo atliktų darbų pobūdžio. Pavyzdžiui, jei subrangovas atliko stogo dengimo darbus, tuomet bus taikomas taikomas stogo dangų klasifikacijos įkainis. Įkainis bus taikomas visai subrangos darbų kainai arba jų daliai. Jei pinigai, kuriuos sumokėjote subrangovui, buvo skirti tik už darbą, tada visos išlaidos (padalintos iš 100) bus naudojamos kaip priemokos pagrindas.
Rangovas prieš subrangovą
Jei jūsų įmonė nėra rangovas, ar esate atsakingas už sužalojimus, kuriuos patyrė nepriklausomų samdomų rangovų darbuotojai? Atsakymas paprastai yra ne. Rangovas vykdo nepriklausomą verslą ir yra atsakingas už darbuotojų kompensacijų suteikimą nukentėjusiems darbuotojams.
Pavyzdžiui, tarkime, kad jums priklauso mažmeninė parduotuvė. Jūs pasamdote „Fabulous Flooring“, grindų dangų rangovą, kad išardytų jūsų parduotuvėje senas grindis ir pakeistų jas naujomis. Apibrėžiate norimą rezultatą (naujos grindys), o „Fabulous“ atlieka darbą. Nuostabus vadovas prižiūri darbą, nustato darbo grafikus ir diktuoja, kaip darbuotojai atlieka savo darbą. Jei „Fabulous“ darbuotojas susižeis įrengdamas jūsų naujas grindis, „Fabulous“ (ne jūsų įmonė) privalės mokėti išmokas.
Yra keletas situacijų, kai įmonė gali būti laikoma atsakinga už nepriklausomo rangovo darbuotojų sužalojimus. Taigi turėtumėte reikalauti, kad visi nepriklausomi rangovai pateiktų draudimo pažymėjimą, patvirtinantį, kad jie įsigijo darbuotojų kompensacijos draudimą.
